Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Workflow-Vorlagen erstellen und verwalten können.
Verwandte Informationen finden Sie in folgenden Kapiteln:
Details zum Zusammenspiel aus Workflows und Workflow-Vorlagen finden Sie unterGrundkonzepte Workflow-Vorlagen und Workflows.
Informationen zum Starten und Abarbeiten konkreter Workflows auf Basis einer Vorlage finden Sie im Artikel Workflows starten, abarbeiten und einsehen 3.18.
Inhaltsverzeichnis
Grundkonzepte: Workflow-Vorlagen und Workflows
Mit Workflows können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung und Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind. Dazu können Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Diese Vorlagen können Sie dann verwenden, um konkrete Workflows zu starten.
Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen
Workflow-Vorlagen gelten immer im Kontext eines Arbeitsbereichs. Den Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen finden Sie im Menü Verwaltung → Arbeitsbereiche.
Klicken Sie in der Übersichtstabelle in der Zeile des Arbeitsbereichs, dessen Workflow-Vorlagen Sie bearbeiten möchten, auf das Aktionsmenü. Wählen Sie dort per Klick die Aktion “Workflow-Vorlagen bearbeiten” aus.
Falls Ihr Arbeitsbereich schon Workflow-Vorlagen enthält, öffnet sich dann eine Übersicht über alle gespeicherten Workflow-Vorlagen. Andernfalls sehen Sie dort eine leere Tabelle, über deren Kopfzeile Sie die erste Workflow-Vorlage erstellen können.
Workflow-Vorlage erstellen
Um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den “Erstellen”-Button im Kopfbereich der Tabelle.
Legen Sie im folgenden Dialogfenster die Bezeichnung der neuen Vorlage sowie einen kurzen Beschreibungstext fest.
Beim Feld “Beschreibung” handelt es sich um eine optionale Angabe. Wir empfehlen Ihnen, dort einen knappen, aussagekräftigen Text zu hinterlegen. Dieser Text wird den Anwendern beim Starten eines Workflows angezeigt und kann daher helfen, unter mehreren verfügbaren Vorlagen die passende auszuwählen. Weiterhin kann eine passende Beschreibung bei der Administration des Mandanten nützlich sein, insbesondere bei der Zusammenarbeit verschiedener Personen mit Administratorrechten.
Nach dem Bestätigen des Dialogs öffnet sich der Workflow-Vorlagen-Editor.
Initial wird vom System die erste Workflow-Phase bereits automatisch angelegt und mit Platzhalter-Werten befüllt. Ersetzen Sie diese Einstellungen nun durch die von Ihnen gewünschten Werte und legen Sie im Anschluss je nach Ihren Bedürfnissen ggf. weitere Workflow-Phasen an. Ausführliche Informationen über die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im folgenden Abschnitt.
Eine neu erstellte Workflow-Vorlage ist zunächst deaktiviert, d.h. Anwender können (noch) keine Workflows auf Basis dieser Vorlage starten. Nehmen Sie zunächst in Ruhe alle gewünschten Einstellungen vor. Wenn Sie damit fertig sind, können Sie die Vorlage aktivieren. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-aktivieren-bzw.-deaktivieren .
Workflow-Vorlage bearbeiten
Die Bearbeitung einer Workflow-Vorlage besteht daraus, die Abfolge der Phasen eines Workflows festzulegen sowie die Einstellungen für die einzelnen Phasen vorzunehmen.
Nach der Neuerstellung einer Workflow-Vorlage enthält diese bereits eine Phase mit Platzhalter-Werten. Legen Sie ggf. weitere Phasen an, indem Sie auf den Button “Weitere Workflow-Phase hinzufügen” klicken. Neue Phasen werden am Ende der Vorlage hinzugefügt.
Um die Reihenfolge einer Phase zu verändern, klicken Sie auf die Buttons “Phase nach oben verschieben” bzw. “Phase nach unten verschieben” am linken Rand des Blocks mit den Einstellungen der Phase.
Für jede Phase können Sie jeweils die folgenden Einstellungen vornehmen:
Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
Name des Workflow-Schritts | Diese benutzerdefinierte Bezeichnung wird in der Benutzeroberfläche sowie in E-Mail-Benachrichtigungen gegenüber den Anwenderinnen und Anwendern ausgegeben. |
Aufgabentyp | Der Aufgabentyp bestimmt, welche Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt des Workflows für die Dauer der Aufgabenbearbeitung durch das System automatisch an die Akteure delegiert wird, die im Rahmen dieser Workflow-Phase eine Aufgabe erhalten. Eine Übersicht über die verfügbaren Aufgabentypen sowie die daran gekoppelten Berechtigungen finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3263823873/Rechtedelegation+mittels+Aufgaben+3.18#Welche-funktionalen-Berechtigungen-werden-in-Abh%C3%A4ngigkeit-vom-Typ-einer-Aufgabe-delegiert%3F . |
Attributsicht für Bezugsobjekte | Legt fest, auf welche Attribute des Bezugsobjekts des Workflows sich die in dieser Phase zu bearbeitende Aufgabe bezieht (z.B. Aufgabentyp “Steckbriefattribute ausfüllen”, Attributsicht “Wissensmanagement”). Im Rahmen der Rechtedelegation mittels Aufgaben (s. oben) erhalten die Akteure dieser Workflow-Phase für die Dauer der Aufgabenbearbeitung Zugriff auf die hier ausgewählte Attributsicht (ggf. zusätzlich zu den bereits regulär auf Grund der Einstellungen in der Nutzer- und Gruppenverwaltung für sie verfügbaren Sichten). Achtung: Die Erteilung des Zugriffs auf die Attribute dieser Sicht ist nicht auf das Bezugsobjekt des Workflows beschränkt. Die Akteure dieser Workflow-Phase können daher solange ihre Aufgabe in dieser Workflow-Phase offen ist, bei allen Informationsobjekten im ausgewählten Arbeitsbereich, auf die sie regulär dauerhaften oder auf Grund von Rechtedelegation mittels Aufgaben temporären Zugriff haben, die Attribute dieser Sicht (je nach Konfiguration der Sicht) einsehen und/oder bearbeiten. |
Aufgabe zuweisen an | Hier können Sie festlegen, ob
Hinweis: Falls Sie eine feste Zuordnung an bestimmte Benutzer bzw. Gruppen direkt in der Vorlage vornehmen möchten, klicken Sie nach Auswahl dieser Option auf den Bearbeiten-Knopf neben diesem Feld. In dem nun geöffneten Dialog können Sie die Nutzer bzw. Gruppen auswählen. Über das Eingabe-Feld können Sie nach den gewünschten Nutzern bzw. Gruppen suchen. Sobald Sie die ersten drei Zeichen des Namens des Nutzers bzw. der Gruppe eingegeben haben, schlägt Ihnen das System entsprechende Einträge zur Auswahl vor. Wählen Sie den gewünschten Akteur bzw. die Gruppe dann aus den Vorschlägen aus. |
Mehrere Bearbeiter erlauben | Legt fest, ob die Abarbeitung dieser Phase durch genau einen Akteur oder alternativ durch mehrere Akteure erfolgen soll. Falls die Bearbeitung durch mehrere Akteure erlaubt ist, wird beim Start dieser Phase gleichzeitig allen Nutzer, die für diese Phase vorgesehen sind, vom System eine Aufgabe zugewiesen. Hinweis: Die Option “mehrere Bearbeiter erlauben” muss aktiv sein, damit unter “Aufgabe zuweisen an” eine oder mehrere Benutzergruppen ausgewählt werden können. |
Zusammenarbeitsmodus | Wenn die Bearbeitung durch mehrere Bearbeiter erlaubt ist (s. oben), muss hier zusätzlich eine Einstellung vorgenommen werden. Hiermit legen Sie fest, nach welchen Regeln die Prozessplattform entscheidet, ob ggf. diese Workflow-Phase beendet werden kann, sobald eine der dieser Phase zugehörigen Aufgaben durch einen der Akteure erledigt worden ist. Die möglichen Einstellungen unterscheiden sich hierbei danach, ob Sie unter “Aufgabentyp” eine Erledigungs-Aufgabe oder eine Entscheidungs-Aufgabe ausgewählt haben. Für Erledigungs-Aufgaben stehen folgende Optionen zur Verfügung: Erster erledigt Alle müssen erledigen Für Entscheidungs-Aufgaben sind folgende Optionen verfügbar: Erster entscheidet Bei Erteilung einer Zustimmung endet die Phase mit dem Ergebnis “erfolgreich”. Bei einer Ablehnung endet die Phase (und somit auch der ganze Workflow) mit dem Ergebnis “fehlgeschlagen”. Einer muss zustimmen Die Phase schlägt erst dann fehl, wenn alle Akteure abgelehnt haben und somit für die Phase keine weiteren Akteure mehr vorgesehen sind, die noch eine Zustimmung erteilen könnten. Alle müssen zustimmen |
Maximale Bearbeitungszeit | Hier können Sie festlegen, welche maximale Bearbeitungszeit in Tagen das System bei der Berechnung der Fristen für die automatisch generierten Aufgaben dieser Phase zu Grunde legen soll. Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden. |
Erinnerung vor Ende der Bearbeitungszeit | Hier können Sie festlegen, wie viele Tage vor Fristende das System automatisch eine Erinnerung an einen Akteur aus dieser Phase per E-Mail versenden soll, falls dieser seine offene Aufgabe aus dieser Phase noch nicht erledigt hat. Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden. |
Neuer Status bei Erledigung | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach Abschluss dieser Phase dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie den Standardwert beibehalten, wird der Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Neuer Status bei Zustimmung | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase (d.h. alle notwendigen Zustimmungen wurden von den Akteuren erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie den Standardwert beibehalten, wird der Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Neuer Status bei Ablehnung (für Entscheidungs-Aufgaben) | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach fehlgeschlagenem Abschluss dieser Phase (d.h. der einzige Akteur in dieser Phase hat abgelehnt oder unter Berücksichtigung der Zusammenarbeitsregeln wurden nicht alle notwendigen Zustimmungen erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie den Standardwert beibehalten, wird der Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Beschreibungstext | Bei Klick auf diesen Button öffnet sich ein Dialogfenster. Hier können Sie einen Text erfassen, der vom System als Beschreibung der für diese Workflow-Phasen erzeugten Aufgaben verwendet werden soll. Dieser Text wird den Akteuren (d.h. den Bearbeitern dieser Aufgaben) sowohl in der grafischen Benutzeroberfläche (z.B. Aufgaben-Einzelansicht, Aufgaben-Panel im Prozesseditor) als auch in den an sie gerichteten E-Mail-Benachrichtigungen zu dieser Aufgabe angezeigt. Tipp: Formulieren Sie diesen Text knapp, konkret und präzise im Sinne einer “Arbeitsanweisung”. |
Workflow-Vorlage aktivieren bzw. deaktivieren
Eine Workflow-Vorlage kann sich im Zustand “aktiv” oder “inaktiv” befinden. Neue Workflows können nur auf Grundlage einer aktivierten Vorlage gestartet werden. Somit haben Sie als Administrator die Möglichkeit, in Bearbeitung befindliche Vorlagen vor den Anwenderinnen und Anwendern zu “verstecken” bzw. können veraltete Vorlagen “außer Kraft setzen”, ohne die gespeicherte Historie der konkreten Workflows, die auf Grundlage dieser Vorlage erstellt wurden, zu verlieren.
Neu erstellte bzw. importierte Vorlagen sind zunächst automatisch inaktiv. Um eine Vorlage zu aktivieren, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “aktivieren” aus.
An der gleichen Stelle können Sie eine aktive Workflow-Vorlage deaktivieren:
Nach dem Deaktivieren einer Workflow-Vorlage können offene Workflows, die auf dieser Vorlage basieren, noch regulär beendet werden. Es können lediglich keine neuen Workflows mehr gestartet werden.
Workflow-Vorlage löschen
Um eine Vorlage zu löschen, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “löschen” aus.
Eine Workflow -Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn es keine auf dieser Vorlage basierende Workflows in diesem Arbeitsbereich gibt (egal ob offen oder abgeschlossen). Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, für die es bereits zugehörige Workflows gibt, löschen Sie zunächst diese Workflows. Suchen Sie dazu zunächst mittels des entsprechenden Filters unter “Aufgaben → Workflows” die auf Basis dieser Vorlage gestarteten Workflows heraus und löschen Sie diese anschließend durch Auswahl der entsprechenden Aktion in der Werkzeugleiste.
Workflow-Vorlage kopieren
Um eine neue Workflow-Vorlage auf Basis einer vorhandenen zu erstellen, können Sie eine Workflow-Vorlage innerhalb eines Arbeitsbereichs kopieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Kopieren” aus.
Workflow-Vorlage exportieren
Um eine Sicherheitskopie einer Workflow-Vorlage zu erstellen oder um diese in einen anderen Arbeitsbereich bzw. sogar in eine andere Prozessplattform zu übertragen, können Sie eine Workflow-Vorlage in Form einer PicJSON-Datei exportieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Exportieren” aus.
Workflow-Vorlage importieren
Eine als PicJSON-Datei vorliegende Workflow-Vorlage können Sie in der Übersichtsseite aller Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs in den jeweiligen Arbeitsbereich importieren. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button in der Kopfzeile der Tabelle und folgen Sie den Anweisungen in dem sich dann öffnenden Dialog.