(Erst-)Einrichtung des Arbeitens mit Workflows

Inhaltsverzeichnis

Grundkonzepte: Workflow-Vorlagen und Workflows

Mit Workflows können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung und Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind.

Dazu können Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Diese Vorlagen können Sie dann verwenden, um konkrete Workflows zu starten.

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Grundkonzepte Workflow-Vorlagen und Workflows.

Beispiele für mögliche Workflow-Vorlagen

Im folgenden finden Sie einige Beispiel für einige typische Arbeiten rund um die Prozessdokumentation, die Sie mittels Workflows unterstützen lassen könnten.

Erhebung von Prozesssteckbrief-Informationen mit anschließender Qualitätssicherung

Bei der Erhebung von aktuellen Steckbrief-Informationen (z.B. zur Vorbereitung einer bestimmten Nutzwertanalyse) sollen die in einer bestimmten Sicht (z.B. “Digitalisierungspotenziale”) zusammengefassten Attribute dezentrale durch Mitarbeitende aus den einzelnen Fachbereichen erfasst bzw. aktualisiert werden. Im Anschluss sollen diese Angaben nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine andere sachkundige Person gesichtet werden, bevor die aktualisierten Prozesse als “qualitätsgesicherte Informationen” im Prozessregister ausgewiesen werden.

Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen umsetzen:

• Phase 1: Aufgabe vom Typ “Steckbriefattribute erfassen”; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen

• Phase 2: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen“; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

Formelle Inkraftsetzung eines Prozesses

Einer formellen Inkraftsetzung einer Prozessbeschreibung (z.B. im Sinne einer Dienstanweisung) durch die für den Prozess verantwortliche Führungskraft geht i.d.R. eine systematische Qualitätssicherungsphase voraus. Nach vollzogener Inkraftsetzung sind die betroffenen Mitarbeitenden zu informieren und ggf. ist eine Dokumentation der Kenntnisnahme gewünscht.

Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen abbilden:

• Phase 1: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger: Mitglieder der Gruppe “Organisatoren”; Zusammenarbeits-Modus “Erster entscheidet”; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

• Phase 2: Aufgabe vom Typ “Zustimmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “freigegeben”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

• Phase 3: Aufgabe vom Typ “Kenntnis nehmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen

Turnusmäßige Aktualitätsprüfung

Freigegebene (im Sinne von “in Kraft gesetzte, derzeit verbindliche”) Prozessdokumentation wird i.d.R. in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal pro Jahr) auf Aktualität geprüft. Die Freigabe für nach wie vor aktuelle Steckbriefe/Modelle wird dann verlängert. Falls hingegen relevante Abweichungen festgestellt werden, wird ein “Überarbeitungslauf” gestartet.

Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen realisieren:

• Erste (und einzige Phase): Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, Status bei Zustimmung nicht verändern, Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

Auch wenn in diesem Szenario der Workflow nur aus einer Phase besteht und die Prozessplattform daher nicht bei der Koordination der Prozessbeteiligten unterstützen kann/muss, ist es aus folgenden Gründen sinnvoll, auch hier mit einem Workflow zu arbeiten und nicht mit einer Ad-Hoc-Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”:

• Je nach Ergebnis der Prüfung kann die Prozessplattform den Status des Bezugsobjekts automatisch verändern.

• Es besteht die Möglichkeit, einen aussagekräftigen Beschreibungstext (Handlungsanweisung für den Empfänger der Aufgabe) für die vom System generierten Aufgaben zentral in der Workflow-Vorlage zu hinterlegen, sodass dieser nicht bei jeder Aufgabenzuweisung einzeln (wie dies bei der Abbildung mittels Ad-Hoc-Aufgaben der Fall wäre) erfasst werden muss.

Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten

• Workflow-Vorlage anlegen

  • Tipps:

  • aussagekräftige Beschreibung hinterlegen (für die ganze WF-Vorlage sowie für die einzelnen Phasen)

  • ggf. bestimmte WF-Phasen direkt einzelnen Benutzern oder Gruppen zuordnen. Hierbei ggf. sinnvoll: Bilden spezielle Gruppen, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte WF-Aufgaben fungieren

• Workflow-Vorlage testen

  • WF-Vorlage (für Testlauf) aktivieren

  • Hinweis: WF-Vorlagen können nicht mehr geändert werden, sobald mind. ein aus der Vorlage abgeleiteter WF existiert. Daher Test sinnvoll. Falls Änderung nötig, den Test-WF löschen, anschl. WF-Vorlage deaktivieren und Nachbearbeitung durchführen.

• Workflow-Vorlage (endgültig) aktivieren

Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten

• Einstellen, wer WFs starten darf

  • WFs mit komplett vordefinierter Benutzerzuordnung

  • WFs mit (teilweiser) Benutzerzuordnung beim WF-Start

• Einstellen, wer Aufgaben im Rahmen von WFs bearbeiten darf

• Tipps: Gruppen mit sinnvollen Voreinstellungen bilden und dann nur noch Benutzerkonten diesen Gruppen zuweisen