In diesem Kapitel können Sie sich über das grundlegende Zusammenspiel von Workflow-Vorlagen und Workflows informieren. Weiterhin erfahren Sie, wie Sie Workflow-Vorlagen erstellen und verwalten können.
Grundkonzepte: Workflow-Vorlagen und Workflows
Mittels der Redaktionsworkflows in der Prozessplattform können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung von Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind anhand von Ihnen vordefinierter Ablauf-Regeln durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen.Dazu können Sie Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Auf Grundlage dieser Vorlagen können Sie dann konkrete Workflows starten.
Beim Start eines Workflows wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus und legen ein Bezugsobjekt (d.h. einen Prozess oder eine Prozesslandkarte) fest, welches im Rahmen dieses Workflows nach den Regeln aus der Workflow-Vorlage bearbeitet werden soll. Je nach den in der Vorlage vorgesehen Einstellungen müssen Sie beim Start zudem ggf. noch die in den verschiedenen Phasen des Workflows zu beteiligenden Akteure festlegen.
Anhand der Angaben aus der Workflow-Vorlage und den beim Start eines konkreten Workflows ergänzten Angaben ist die Prozessplattform dann in der Lage,
die verschiedenen Akteure zu informieren, wenn sie mit ihren jeweiligen Arbeitsschritten “an der Reihe sind” (durch einen Eintrag in der persönlichen Aufgabenliste innerhalb der Prozessplattform sowie auf Wunsch den Versand einer E-Mail-Benachrichtigung)
den Akteuren sofern nötig die zur Aufgabenbearbeitung erforderlichen Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt freizuschalten
zu erkennen, wann eine Phase eines Workflows und schlussendlich der ganze Workflow erfolgreich abgeschlossen bzw. fehlgeschlagen ist.
Bei den möglichen Arbeitsschritten in einem Workflow unterscheidet die Prozessplattform zwischen folgenden Arten von Aufgaben:
Aufgaben, die vom Akteur “zu erledigen” sind (d.h. ihr Zustand ist “nicht erledigt” oder “erledigt”, z.B. “Modell erstellen/überarbeiten”)
Aufgaben, bei denen der Akteur eine Entscheidung treffen muss (im Sinne einer Zustimmung oder Ablehnung, z.B. “Aktualität prüfen“)
Die Abarbeitung eines Workflows besteht aus einer Abfolge von einer oder mehreren sogenannten “Phasen”. Für jede Phase wird (entweder durch einen Administrator direkt in der Workflow-Vorlage oder spätestens beim Starten des Workflows durch den auslösenden Nutzer) festgelegt,
welcher Akteur innerhalb der Phase welche Aufgabe in Bezug auf das Bezugsobjekt des Workflows ausführen soll,
welche Berechtigungen er/sie dazu ggf. vorübergehend automatisch erhalten soll
welche Fristen hierfür vom System vorgegeben werden
und welche Änderungen am Status des Bezugsobjekts das System in Abhängigkeit vom Ergebnis der Aufgabenbearbeitung (z.B. Zustimmung / Ablehnung) ggf. automatisch vornehmen soll.
Phasen werden in linearer Reihenfolge, d.h. strikt nacheinander und grundsätzlich “vorwärts” durchlaufen.
Eine Phase kann entweder erfolgreich abgeschlossen werden oder fehlschlagen. Bei einem erfolgreichen Abschluss einer Phase wird die nächste in der Workflow-Vorlage definierte Phase automatisch von der Prozessplattform gestartet. Sofern die letzte Phase eines Workflows erfolgreich abgeschlossen wurde, wird an dieser Stelle die Abarbeitung des Workflows erfolgreich beendet. Ein Fehlschlag einer Phase führt hingegen zum sofortigen Abbruch (und damit zum Fehlschlag) des ganzen Workflows.
In jeder Phase kann es (je nach Einstellung in der Workflow-Vorlage) einen oder mehrere Akteure geben.
Falls für eine Workflow-Phase nur ein Akteur vorgesehen ist, erstellt die Prozessplattform bei Aktivierung dieser Phase genau eine Aufgabe für den für diese Phase eingeteilten Akteur. Die Erledigung dieser Aufgabe (für “normale” Aufgaben) bzw. die Erteilung einer Zustimmung (für Entscheidungs-Aufgaben) führt zum erfolgreichen Abschluss der Phase. Die Erteilung einer Ablehnung resultiert hingegen im Fehlschlag der Phase.
Für Phasen, in denen die Bearbeitung durch mehrere Akteure möglich ist, erstellt die Prozessplattform (gleichzeitig) jeweils eine separate Aufgabe für jeden einzelnen der Phase zugeordneten Akteur. In der Workflow-Vorlage muss für solche Phasen durch den Administrator ein sogenannter “Zusammenarbeitsmodus” definiert werden (“alle müssen erledigen” oder “erster erledigt” für normale Aufgaben; “erster entscheidet”, “einer muss zustimmen”, “alle müssen zustimmen” für Entscheidungs-Aufgaben). Anhand des Zustimmungsmodus kann die Prozessplattform automatisch entscheiden, ob nach Abschluss einer einzelnen Aufgabe ggf. die ganze Phase abgeschlossen werden kann und ob dies im Sinne der Workflow-Regeln als “Erfolg” oder “Fehlschlag” zu interpretieren ist.
Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten dieses Artikels, wie Sie Workflow-Vorlagen erstellen und verwalten können. Informationen zum Starten und Abarbeiten konkreter Workflows finden Sie im Artikel Workflows starten, abarbeiten und einsehen 3.18 .
Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen
Workflow-Vorlagen gelten immer im Kontext eines Arbeitsbereichs. Den Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen finden Sie daher im Menü Verwaltung → Arbeitsbereiche.
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Klicken Sie in der Übersichtstabelle in der Zeile des Arbeitsbereichs, dessen Workflow-Vorlagen Sie bearbeiten möchten, auf das Aktionsmenü. Wählen Sie dort per Klick die Aktion “Workflow-Vorlagen bearbeiten” aus.
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Falls Ihr Arbeitsbereich schon Workflow-Vorlagen enthält, öffnet sich dann eine Übersicht über alle gespeicherten Workflow-Vorlagen. Andernfalls sehen Sie dort eine leere Tabelle, über deren Kopfzeile Sie die erste Workflow-Vorlage erstellen können.
Workflow-Vorlage erstellen
Um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den “Erstellen”-Button im Kopfbereich der Tabelle.
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Legen Sie im folgenden Dialogfenster die Bezeichnung der neuen Vorlage sowie einen kurzen Beschreibungstext fest.
Beim Feld “Beschreibung” handelt es sich um eine optionale Angabe. Wir empfehlen Ihnen, dort einen knappen, aussagekräftigen Text zu hinterlegen. Dieser Text wird den Anwendern im Dialog zum Starten eines Workflows angezeigt und kann daher helfen, unter mehreren verfügbaren Vorlagen die passende auszuwählen. Weiterhin kann eine passende Beschreibung bei der Administration des Mandanten nützlich sein, insbesondere bei der Zusammenarbeit verschiedener Personen mit Administratorrechten.
Nach dem Bestätigen des Dialogs öffnet sich der Workflow-Vorlagen-Editor.
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Initial wird vom System die erste Workflow-Phase bereits automatisch angelegt und mit Platzhalter-Werten befüllt. Ersetzen Sie diese Einstellungen nun durch die von Ihnen gewünschten Werte und legen Sie im Anschluss je nach Ihren Bedürfnissen ggf. weitere Workflow-Phasen an. Ausführliche Informationen über die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im folgenden Abschnitt.
Eine neu erstellte Workflow-Vorlage ist zunächst deaktiviert, d.h. Anwender können (noch) keine Workflows auf Basis dieser Vorlage starten. Nehmen Sie zunächst in Ruhe alle gewünschten Einstellungen vor. Wenn Sie damit fertig sind, können Sie die Vorlage aktivieren. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-aktivieren-bzw.-deaktivieren .
Workflow-Vorlage bearbeiten
Die Bearbeitung einer Workflow-Vorlage besteht darin, die Abfolge der Phasen eines Workflows festzulegen sowie die Einstellungen für die einzelnen Phasen vorzunehmen.
Nach der Ersterstellung einer Workflow-Vorlage enthält diese bereits eine Phase mit Platzhalter-Werten. Legen Sie ggf. weitere Phasen an, indem Sie auf den Button “Weitere Workflow-Phase hinzufügen” klicken. Neue Phasen werden immer am Ende der Vorlage hinzugefügt.
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Um die Reihenfolge einer Phase zu verändern, klicken Sie auf die Buttons “Phase nach oben verschieben” bzw. “Phase nach unten verschieben” am linken Rand des Blocks mit den Einstellungen der Phase.
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Für eine Phase können Sie jeweils die folgenden Einstellungen vornehmen:
Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
Name des Workflow-Schritts | Diese benutzerdefinierte Bezeichnung wird in der Benutzeroberfläche sowie in E-Mail-Benachrichtigungen gegenüber den Anwenderinnen und Anwendern ausgegeben. |
Aufgabentyp | Der Aufgabentyp bestimmt, welche Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt des Workflows für die Dauer der Aufgabenbearbeitung durch das System automatisch an die Akteure delegiert wird, die im Rahmen dieser Workflow-Phase eine Aufgabe erhalten. Eine Übersicht über die verfügbaren Aufgabentypen sowie die daran gekoppelten Berechtigungen finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3263823873/Rechtedelegation+mittels+Aufgaben+3.18#Welche-funktionalen-Berechtigungen-werden-in-Abh%C3%A4ngigkeit-vom-Typ-einer-Aufgabe-delegiert%3F . |
Attributsicht für Bezugsobjekte | Legt fest, auf welche Attribute des Bezugsobjekts des Workflows sich die in dieser Phase zu bearbeitende Aufgabe bezieht (z.B. Aufgabentyp “Steckbriefattribute ausfüllen”, Attributsicht “Wissensmanagement”). Im Rahmen der Rechtedelegation mittels Aufgaben (s. oben) erhalten die Akteure dieser Workflow-Phase für die Dauer der Aufgabenbearbeitung Zugriff auf die hier ausgewählte Attributsicht (ggf. zusätzlich zu den bereits regulär auf Grund der Einstellungen in der Nutzer- und Gruppenverwaltung für sie verfügbaren Sichten). Achtung: Die Erteilung des Zugriffs auf die Attribute dieser Sicht ist nicht auf das Bezugsobjekt des Workflows beschränkt. Die Akteure dieser Workflow-Phase können daher solange ihre Aufgabe in dieser Workflow-Phase offen ist, bei allen Informationsobjekten im ausgewählten Arbeitsbereich, auf die sie regulär dauerhaften oder auf auf Grund von Rechtedelegation mittels Aufgaben temporären Zugriff haben, die Attribute dieser Sicht (je nach Konfiguration der Sicht) einsehen und/oder bearbeiten. |
Aufgabe zuweisen an | Hier können Sie festlegen, ob
Hinweis: Falls Sie eine feste Zuordnung an bestimmte Benutzer bzw. Gruppen direkt in der Vorlage vornehmen möchten, klicken Sie nach Auswahl dieser Option aus dem Dropdown-Menü auf den Button neben diesem Feld. In dem sich dann öffnenden Dialog können Sie die Nutzer bzw. Gruppen auswählen. Die Auswahl erfolgt über ein Eingabefeld mit Type-ahead-Suche. Sobald Sie die ersten drei Zeichen des Namens des Nutzers bzw. der Gruppe eingegeben haben, schlägt Ihnen das System entsprechende Einträge zur Auswahl vor. Wählen Sie den gewünschten Akteur bzw. die Gruppe dann aus den Vorschlägen aus. |
Mehrere Bearbeiter erlauben | Legt fest, ob die Abarbeitung dieser Phase durch genau einen Akteur oder alternativ durch mehrere Akteure erfolgen soll. Falls die Bearbeitung durch mehrere Akteure erlaubt ist, erhalten beim Start dieser Phase gleichzeitig alle Nutzer, die für diese Phase vorgesehen sind (entweder auf Grund der Einstellungen aus der Workflow-Vorlage bzw. wegen der Festlegung beim Start des Workflows) vom System automatisch eine Aufgabe zugewiesen. Hinweis: Die Bearbeitung durch mehrere Akteure muss erlaubt sein, damit unter “Aufgabe zuweisen an” eine oder mehrere Benutzergruppen ausgewählt werden können. |
Zusammenarbeitsmodus | Wenn die Bearbeitung durch mehrere Akteure erlaubt ist (s. oben), muss hier zusätzlich eine Einstellung vorgenommen werden. Hiermit legen Sie fest, nach welchen Regeln das System entscheidet, ob ggf. diese Workflow-Phase beendet werden kann, sobald eine der dieser Phase zugehörigen Aufgaben durch einen der Akteure erledigt worden ist. Die möglichen Einstellungen unterscheiden sich hierbei danach, ob Sie unter “Aufgabentyp” eine “normale”Aufgabe oder eine Entscheidungs-Aufgabe ausgewählt haben. Für “normale” Aufgaben stehen folgende Optionen zur Verfügung: Erster erledigt Die Phase wird abgeschlossen, sobald einer der Akteure die Aufgabe erledigt hat. Die zu diesem Zeitpunkt ggf. noch offenen Aufgaben anderer Akteure werden vom System automatisch zurückgezogen. Alle müssen erledigen Die Phase wird erst abgeschlossen, sobald alle Akteure ihre Aufgabe erledigt haben. Für Entscheidungsaufgaben sind folgende Optionen verfügbar: Erster entscheidet Der/die erste Akteur/-in, welche/-r seine/ihre Aufgabe erledigt, trifft die Entscheidung und beendet somit die Phase. Die Aufgaben aller anderen Akteure der Phase werden dann vom System automatisch zurückgezogen. Bei Erteilung einer Zustimmung endet die Phase mit dem Ergebnis “erfolgreich”. Bei einer Ablehnung endet die Phase (und somit auch der ganze Workflow) mit dem Ergebnis “fehlgeschlagen”. Einer muss zustimmen Die Phase endet mit dem Ergebnis “erfolgreich” sobald der erste Akteur seine Zustimmung erteilt hat. Die Aufgaben aller anderen Akteure der Phase werden dann vom System automatisch zurückgezogen. Die Phase schlägt nur dann fehl, wenn alle möglichen Akteure abgelehnt haben und somit für die Phase keine weiteren Akteure mehr vorgesehen sind, die noch eine Zustimmung erteilen könnten. Alle müssen zustimmen Die Phase endet nur dann mit dem Ergebnis “erfolgreich” wenn alle vorgesehenen Akteure ihre Zustimmung erteilt haben. Sobald nur ein einziger Akteur seine Ablehnung erfasst hat, kann dieser Zustand nicht mehr erreicht werden. Daher bricht das System in diesem Fall die Phase sofort mit dem Ergebnis “fehlgeschlagen” ab und zieht alle zu diesem Zeitpunkt ggf. noch offenen Aufgaben anderer Akteure automatisch zurück. |
Maximale Bearbeitungszeit | Hier können Sie festlegen, welche maximale Bearbeitungszeit in Tagen das System bei der Berechnung der Fristen für die automatisch generierten Aufgaben dieser Phase zu Grunde legen soll. Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden. |
Erinnerung vor Ende der Bearbeitungszeit | Hier können Sie festlegen, wie viele Tage vor Fristende das System automatisch eine Erinnerung an einen Akteur aus dieser Phase per E-Mail versenden soll, falls er/sie seine/ihre offene Aufgabe aus dieser Phase noch nicht erledigt hat. Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden. |
Neuer Status bei Erledigung (nur für “normale” Aufgaben) | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach Abschluss dieser Phase dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie hier keinen Status auswählen, wird der bestehende Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Neuer Status bei Zustimmung (nur für Entscheidungs-aufgaben) | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase (d.h. alle notwendigen Zustimmungen wurden von den Akteuren erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie hier keinen Status auswählen, wird der bestehende Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Neuer Status bei Ablehnung (nur für Entscheidungs-aufgaben) | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach fehlgeschlagenem Abschluss dieser Phase (d.h. der einzige Akteur in dieser Phase hat abgelehnt oder unter Berücksichtigung der Zusammenarbeitsregeln wurden nicht alle notwendigen Zustimmungen erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie hier keinen Status auswählen, wird der bestehende Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Beschreibungstext | Bei Klick auf diesen Button öffnet sich ein Dialogfenster. HIer können Sie einen Text erfassen, der vom System automatisch als Beschreibung der für diese Workflow-Phasen erzeugten Aufgaben verwendet wird. Dieser Text wird den Akteuren (d.h. den Bearbeitern dieser Aufgaben) sowohl in der grafischen Benutzeroberfläche (z.B. Aufgaben-Einzelansicht, Aufgaben-Panel im Prozesseditor) als auch in den an sie gerichteten E-Mail-Benachrichtigungen zu dieser Aufgabe angezeigt. Tipp: Formulieren Sie diesen Text knapp , konkret und präzise im Sinne einer “Arbeitsanweisung”. |
Workflow-Vorlage aktivieren bzw. deaktivieren
Eine Workflow-Vorlage kann sich im Zustand “aktiv” oder “inaktiv” befinden. Neue Workflows können nur auf Grundlage einer aktivierten Vorlage gestartet werden. Somit haben Sie als Administrator die Möglichkeit, in Bearbeitung befindliche Vorlagen vor den Anwenderinnen und Anwendern zu “verstecken” bzw. können veraltete Vorlagen “außer Kraft setzen”, ohne die gespeicherte Historie der konkreten Workflows, die auf Grundlage dieser Vorlage erstellt wurden, zu verlieren.
Neu erstellte bzw. importierte Vorlagen sind zunächst automatisch inaktiv. Um eine Vorlage zu aktivieren, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “aktivieren” aus.
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An gleicher Stelle können Sie eine aktive Workflow-Vorlage deaktivieren.
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Nach dem Deaktivieren einer Workflow-Vorlage können offene Workflows, die auf dieser Vorlage basieren, noch regulär beendet werden. Es können lediglich keine neuen Workflows mehr gestartet werden.
Workflow-Vorlage löschen
Um eine Vorlage zu aktivieren, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “löschen” aus.
Eine Workflow -Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn es keine auf dieser Vorlage basierende Workflows in diesem Arbeitsbereich gibt (egal ob offen oder abgeschlossen). Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, für die es bereits zugehörige Workflows gibt, löschen Sie zunächst diese Workflows. Suchen Sie dazu zunächst mittels des entsprechenden Filters unter “Aufgaben → Workflows” die auf Basis dieser Vorlage gestarteten Workflows heraus und löschen Sie diese anschließend durch Auswahl der entsprechenden Aktion in der Werkzeugleiste.
Workflow-Vorlage kopieren
Um eine neue Workflow-Vorlage auf Basis einer vorhandenen zu erstellen, können Sie eine Workflow-Vorlage innerhalb eines Arbeitsbereichs kopieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Kopieren” aus.
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Workflow-Vorlage exportieren
Um eine Sicherheitskopie einer Workflow-Vorlage zu erstellen oder um diese in einen anderen Arbeitsbereich bzw. sogar in einen anderen Mandanten zu übertragen, können Sie eine Workflow-Vorlage in Form einer PicJSON-Datei exportieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Exportieren” aus.
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Workflow-Vorlage importieren
Eine als PicJSON-Datei vorliegende Workflow-Vorlage können Sie in der Übersichtsseite aller Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs in den jeweiligen Arbeitsbereich importieren. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button in der Kopfzeile der Tabelle und folgen Sie den Anweisungen in dem sich dann öffnenden Dialog.
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