Auf dieser Seite erhalten Sie detaillierte Informationen über die Datenquelle “XIMA Formcycle-Katalog”, auf die Sie mittels des Import-Assistenten im Modul “Prozesskontexte → Dokumente” zugreifen können.
Diese Funktion steht nur für Kunden zur Verfügung, die am Pilotprogramm für das (perspektivisch kostenpflichtige) Erweiterungsmodul “Import-Schnittstelle XIMA Formcycle” teilnehmen. Sie haben Interesse an diesem Erweiterungsmodul und möchten sich auf die Warteliste setzen lassen? Dann wenden Sie sich gerne per E-Mail an support@picture-gmbh.de!
Was ist der XIMA Formcycle-Katalog?
Der XIMA Formcycle-Katalog ist ein Verzeichnis aller digitalen Formulare, welche für Ihre Organisation über die Lösung “Formcycle” der XIMA Media GmbH verfügbar sind. Er umfasst die in Ihrem Formcycle-Mandanten mit dem Formular- und Workflowdesigner erstellten und veröffentlichten digitalen Formulare. Darüber hinaus enthält er kuratierte Formular-Vorlagen aus den für Ihre Organisation einschlägigen von XIMA Media bereitgestellten Formular-Stores (z.B. zur Nachnutzung der Formulare aus dem FIM-Portal oder dem DigitalStore des Bayerischen Landkreistags).
Innerhalb Ihrer Prozessplattform können Sie den Form-Solutions-Katalog im Modul “Prozesskontexte → Dokumente” als sogenannte “Externe Datenquelle” einbinden. Auf diese Weise steht Ihnen das aktuelle “Inhaltsverzeichnis” des Katalogs zum automatischen Import in Ihre Prozessplattform zur Verfügung. Den Prozesskontext-Katalog können Sie dazu jederzeit selbständig “auf Knopfdruck” in Ihre Prozessplattform einspielen und fortan auf gleiche Weise aktualisieren.
Somit können Sie Ihre Prozess-Steckbriefe und Prozess-Bausteine direkt mit den relevanten Formularen bzw. Online-Antragsassistenten verknüpfen.
Die Leser/-innen der Prozessdokumentation können dann bei Bedarf direkt aus dem Prozessmodell auf die einschlägigen Formulare bzw. Assistenten zugreifen. Für jedes Formular steht hierbei ein Link zu einer Online-Vorschau des entsprechenden Formulars zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie für Formulare bzw. Assistenten, die in Ihrem Formcycle-Mandanten zur öffentlichen Verwendung freigegeben sind, auf Wunsch einen Link zur “Live-Version” des Formulars anzeigen lassen, mittels dessen “echte” Anträge per Mausklick direkt aus der Prozessplattform heraus gestellt werden können.
Woher stammen die Daten?
Die Daten stammen direkt aus Ihrem Mandanten von “XIMA Formcycle” bzw. aus den Formulare-Stores der “Form Exchange” von XIMA Media. Beim Starten eines Import-Vorgangs in die Prozessplattform (unter Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “XIMA Formcycle aktualisieren / importieren“) werden sie über die Webservice-Schnittstellen der o.g. Systeme ausgelesen.
Was muss ich tun, um die Daten aus dieser Quelle in meinem Arbeitsbereich nutzen zu können?
Registrierung der Schnittstelle zum Formcycle-Mandanten in Ihrer Prozessplattform
Die Einrichtung der Schnittstelle nimmt das PICTURE-Support-Team für Sie vor. Schreiben Sie dazu einfach eine E-Mail an support@picture-gmbh.de.
Neben der Adresse (URL) Ihres Prozessplattform-Mandanten benötigen wir folgende Informationen über Ihres Formcycle-Mandanten:
Basis-URL Ihres Formcycle-Mandanten
Name und (wenn vorhanden) Alias Ihres Formcycle-Mandanten
Sofern Ihnen diese Angaben nicht bereits selbst bekannt sind, wenden Sie sich ggf. an die für die Formcycle-Administration Ihrer Organisation verantwortliche Person. Falls Sie Fragen zur Bedeutung bzw. Ermittlung der o.g. Einstellungen haben, finden Sie ausführliche Informationen dazu im Formcycle-Onlinehelpdesk unter https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000038301-mandanten.
Die Einrichtung eines zusätzlichen Benutzerkontos o.ä. durch die Formcycle-Administration ist nicht erforderlich. Die Schnittstelle für den Import in die Prozessplattform greift ausschließlich auf Daten zu, die über die Programmier-Schnittstelle (REST-API) Ihres Formcycle-Mandanten öffentlich verfügbar sind (Liste der veröffentlichten Formulare).
Nach Erhalt der o.g. Daten werden wir den Abruf der von der Schnittstelle benötigten Daten aus Ihrem Formcycle-Mandanten testen, die Einrichtung der Schnittstelle in Ihrer Prozessplattform vornehmen. Sobald unsere Vorbereitungen abgeschlossen sind, informieren wir Sie per E-Mail.
Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs vorbereiten
Nach Abschluss der Registrierung kann der Erstimport über die neue Schnittstelle durch einen Fachadministrator Ihres Prozessplattform-Mandanten durchgeführt werden. Gehen Sie hierzu wie in https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3055419464/Prozesskontext+importieren+externe+Datenquellen#Import-durchf%C3%BChren beschrieben vor.
Benötigte Berechtigungen
Um die hier beschriebenen Schritte zur ggf. nötigen Anpassung der Methodenkonfiguration vorzunehmen, benötigen Sie das funktionale Recht “Arbeitsbereich konfigurieren”
Damit Sie alle über die Datenquelle bereitgestellten Attribute zu den einzelnen Dokumenten in Ihrer Prozessplattform nutzen können, muss zunächst die Methodenkonfiguration für den Arbeitsbereich, in dem Sie den Katalog nutzen wollen, erweitert werden. Sollte das der Fall sein, wird dies direkt im Import-Assistent als Hinweis angezeigt und Sie können die fehlenden Attribute direkt aus dem Assistenten heraus anlegen lassen.
Empfehlung
Stellen Sie in der Nutzer- und Gruppenverwaltung bzw. im Abschnitt “Sichten” der Methodenkonfiguration sicher, dass für alle Nutzer, welche den Import künftig ausführen sollen, die passenden Zugriffsrechte auf den Prozesskontext “Dokumente” sowie die per Änderungsliste hinzugefügten Attribute des Dokumenten-Steckbriefs freigeschaltet sind (d.h. Schreibzugriff auf den Prozesskontext “Dokumente”, Zugriff auf eine Attributsicht, die Schreibrechte auf die o.g. Attribute beinhaltet).
Wie oft und wann wird die Datenquelle aktualisiert?
Bei jedem Import-Vorgang in die Prozessplattform (Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “XIMA Formcycle aktualisieren / importieren“) wird der aktuelle (Live-)Datenbestand aus Ihrem Mandanten von “XIMA Formcycle” per Webservice-Schnittstelle abgefragt. Änderungen in diesem Mandanten stehen Ihnen somit unverzüglich zur Übernahme in die Prozessplattform zur Verfügung.