Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Ordnerstrukturen nach Excel exportiert werden können und wie Ordnerstrukturen aus Excel importiert werden.
Inhaltsverzeichnis
Ordnerstrukturen exportieren
Benötigte Berechtigungen
Um Ordnerstrukturen nach Excel exportieren zu können benötigen Sie mindestens Lesezugriff auf die Ordner, sowie das funktionale Recht “Prozessregisterinhalte exportieren (JSON, XML, Excel)“.
Um Ihre aktuelle Ordnerstruktur zu exportieren, müssen Sie zunächst das Prozessregister aufrufen. Anschließend klicken Sie in der Toolbar auf den Drop-Down-Button “Modelle exportieren“ und wählen Sie wie im Bild gezeigt “Ordnerstruktur als Excel-Tabelle exportieren”. Nach dem Sie auf diesen Button geklickt haben beginnt der Download einer Excel-Datei. Die Excel-Datei enthält nun Ihre Prozessregister-Ordnerstruktur. Der Wurzelordner wird dabei nicht exportiert, da dieser standardmäßig in jeder Prozessplattform vorkommt. Weitere Details zum Aufbau der Excel Datei finden Sie im Abschnitt “Struktur der Excel-Datei“.
Ordnerstrukturen importieren
Benötigte Berechtigungen
Um Ordnerstrukturen aus Excel importieren zu können benötigen Sie mindestens Lese- und Schreib-Rechte auf den jeweiligen Eltern-Ordner.
Mit der Funktion “Ordnerstrukturen aus Excel-Tabelle importieren” können Sie komfortabel große Ordnerstrukturen in Ihrer Prozessplattform erstellen. Zunächst müssen Sie eine Excel-Datei mit dem im Abschnitt “Struktur der Excel-Datei“ beschriebenem Inhalt vorbereiten (Tipp: Sie können auch einen Export der Ordnerstruktur vornehmen und die so erhaltene Excel-Datei als Vorlage verwenden!). Anschließend stellen Sie sicher, dass Sie sich im richtigen Arbeitsbereich befinden und gehen Sie in das Prozessregister. Klicken Sie in der Toolbar des Prozessregisters auf den Drop-Down-Button “Modelle importieren“ und wählen Sie wie im Bild gezeigt “Ordnerstruktur aus Excel-Tabelle importieren“. Im sich nun öffnendem Dialog werden Sie gebeten eine Excel-Datei hochzuladen. Wählen Sie hier die zuvor erstellte Datei mit Ihrer zu erstellenden Ordnerstruktur aus. Nachdem die Datei verarbeitet wurde, wird Ihnen eine Vorschau der Änderungen angezeigt. Die grün hinterlegt Einträge entsprechen den neu anzulegenden Ordnern und die anderen Einträge zeigen bereits existierende Ordner. Mit einem Klick auf “Änderungen durchführen“ bestätigen Sie diese Änderungen und die zuvor angezeigten Ordner werden erstellt.
Struktur der Excel-Datei
Die für den Import benötigte, bzw. die beim Export erhaltene Excel-Tabelle ist wie im Folgendem beschrieben aufgebaut. Das erste Tabellenblatt enthält eine oder mehrere Spaltenüberschriften mit durchnummerierten Ebenen (z.B. Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3 usw.). Jede Ebene entspricht der Tiefe Ihrer Ordnerstruktur. Die Angabe der “Ebene 1” ist zwingend erforderlich und markiert den Beginn der Importdaten. Unterhalb der Spaltenüberschriften stehen dann die Bezeichnungen der Ordner. Einträge in der Spalte Ebene 1 entsprechen den Ordnern, welche in der Prozessplattform im Wurzelordner liegen und Einträge der Ebene 2 liegen im Ordner der Ebene 1 der gleichen Spalte. Im unten gezeigten Beispiel befindet sich also der “Unterordner A.1” (siehe Excel-Tabellen-Eintrag B4) im links davon aufgeführten Ordner “Ordner A” und der “Ordner A” befindet sich im Wurzelordner (vergleiche rechtes Bild).
Beispiel: Organisationseinheiten als Import-Vorlage verwenden
Viele Organisationen wollen Ihr Prozessregister analog zur Struktur Ihrer Organisationseinheiten aufbauen. Wie Sie dies in zwei einfachen Schritten umsetzen können wollen wir Ihnen in diesem Beispiel erklären.
Schritt 1: Exportieren Sie Ihre Organisationseinheiten:
Gehen Sie dazu in die Ansicht der Prozesskontexte. Wählen Sie links “Organisationseinheiten und Stellen” aus. Klicken Sie Anschließend in der Toolbar unter “Prozesskontexte exportieren” auf “Gesamte Struktur als Excel-Datei exportieren“. Bestätigen Sie den nun angezeigten Dialog. Nun wird eine Excel-Datei heruntergeladen. Prüfen Sie den Inhalt der Excel-Datei. Die Datei sollte analog zur oben beschrieben Excel-Datei-Struktur Ihre Organisationseinheiten in Ebenen aufgegliedert anzeigen (Alle anderen Attribute können Sie an dieser Stelle ignorieren).
Schritt 2: Import der Ordnerstruktur
Öffnen Sie den Import-Dialog wie im obigen Abschnitt zum Import beschrieben. Wählen Sie nun die zuvor exportiere Datei mit Ihren Organisationseinheiten aus und bestätigen Sie den Dialog. In der nun angezeigten Vorschau sehen Sie die zu erstellen Ordner basierend auf Ihren Organisationseinheiten. Sobald Sie diese Vorschau bestätigen werden die entsprechenden Ordner angelegt.
Nun haben Sie Ihre Organisationseinheiten aus den Prozesskontexten in Ihr Prozessregister übernommen.