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Ordnerstrukturen exportieren

Um Ihre aktuelle Ordnerstruktur zu exportieren, rufen Sie zunächst das Prozessregister auf. Klicken Sie in der Werkzeugleiste anschließend auf den Drop-Down-Button “Modelle exportieren“ und wählen Sie wie im Bild gezeigt den Eintrag “Ordnerstruktur als Excel-Tabelle exportieren” aus. Nach dem Sie auf diesen Button geklickt haben beginnt der Download einer Excel-Datei. Diese Datei enthält nun Ihre Prozessregister-Ordnerstruktur. Der Wurzelordner wird dabei nicht exportiert, da dieser standardmäßig in jeder Prozessplattform vorkommt. Weitere Details zum Aufbau der Excel-Datei finden Sie im Abschnitt “Struktur der Excel-Datei“.

Hinweis: Wenn ein Nutzer keine Leserechte für einen Ordner hat, jedoch auf einem Unterordner dieses Ordners mindestens Leserechte besitzt, so wird dieser in der Prozessplattform auf Wurzelebene angezeigt und somit außerhalb der regulären hierarchischen Ordnerstruktur aufgeführt. Beim Export werden diese Ordner ebenfalls exportiert und sind unter dem Eintrag “Sonstige freigegebene Ordner” zu finden.

Ordnerstrukturen importieren

Mit der Funktion “Ordnerstrukturen aus Excel-Tabelle importieren” können Sie komfortabel große Ordnerstrukturen in Ihrer Prozessplattform erstellen. Bereiten Sie dazu zunächst eine Excel-Datei mit dem im Abschnitt “Struktur der Excel-Datei“ beschriebenem Inhalt vor. (Tipp: Sie können auch einen Export der Ordnerstruktur eines anderen Arbeitsbereichs bzw. aus einem anderen Prozessplattform-Mandanten vornehmen und die so erhaltene Excel-Datei als Vorlage verwenden!). Stellen Sie anschließend sicher, dass Sie sich im richtigen Arbeitsbereich befinden und öffnen Sie das Prozessregister. Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Prozessregisters auf den Drop-Down-Button “Modelle importieren“ und wählen Sie wie im Bild gezeigt den Eintrag “Ordnerstruktur aus Excel-Tabelle importieren“ aus. Im sich nun öffnendem Dialog werden Sie gebeten, eine Excel-Datei hochzuladen. Wählen Sie hier die zuvor erstellte Datei mit Ihrer zu erstellenden Ordnerstruktur aus. Nachdem die Datei verarbeitet wurde, wird Ihnen eine Vorschau der Änderungen angezeigt. Die grün hinterlegt Einträge entsprechen den neu anzulegenden Ordnern und die anderen Einträge zeigen bereits existierende Ordner. Mit einem Klick auf “Änderungen durchführen“ bestätigen Sie diese Änderungen und die zuvor angezeigten Ordner werden erstellt. Für die neu angelegte Ordner werden die Berechtigungen automatisch auf “von Eltern-Ordner übernehmen” eingestellt.

Hinweis: Beim Import werden der Ordner mit der Bezeichnung “Sonstige freigegebene Ordner” und alle seine Unterordner ignoriert. Der Grund dafür ist, das diese Ordnerbezeichnung beim Export für Ordner außerhalb der regulären hierarchischen Ordnerstruktur reserviert ist.

Struktur der Excel-Datei

Die für den Import benötigte bzw. die beim Export erhaltene Excel-Tabelle ist wie im Folgendem beschrieben aufgebaut. Das erste Tabellenblatt enthält eine oder mehrere Spaltenüberschriften mit durchnummerierten Ebenen (z.B. Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3 usw.). Jede Ebene entspricht der Tiefe Ihrer Ordnerstruktur. Die Angabe der “Ebene 1” ist zwingend erforderlich und markiert den Beginn der Importdaten. Unterhalb der Spaltenüberschriften stehen dann die Bezeichnungen der Ordner. Einträge in der Spalte Ebene 1 entsprechen den Ordnern, welche in der Prozessplattform im Wurzelordner liegen und Einträge der Ebene 2 liegen im Ordner der Ebene 1 der gleichen Spalte. Im unten gezeigten Beispiel befindet sich also der “Unterordner A.1” (siehe Excel-Tabellen-Zelle B4) im links davon aufgeführten Ordner “Ordner A” und der “Ordner A” befindet sich im Wurzelordner (vergleiche rechtes Bild).

Tipp: Beim Import werden automatisch auch die Unterordner von höheren Ebenen erstellt. Dadurch können Sie in der Excel-Tabelle Einträge weglassen, die lediglich zur Einführung von Zwischenebenen dienen würden. So könnten Sie in der unteren Tabelle die Zeilen 3, 5 und 6 weglassen und Sie erhalten trotzdem die rechts dargestellte Ordnerstruktur.

Beispiel: Organisationseinheiten als Import-Vorlage verwenden

Oft wollen Prozessplattform-Anwender Ihr Prozessregister analog zur Struktur Ihrer Aufbau-Organisation aufbauen. Wie Sie dies in zwei einfachen Schritten umsetzen, zeigen wir Ihnen in diesem Beispiel.

Schritt 1: Export der vorhandenen Organisationseinheiten (Modul “Prozesskontexte”)

Wechseln Sie in die Ansicht “Prozesskontexte” (Hauptmenü). Wählen Sie auf der linken Seite den Untermenü-Eintrag “Organisationseinheiten und Stellen” aus. Klicken Sie anschließend in der Werkzeugleiste unter “Prozesskontexte exportieren” auf “Gesamte Struktur als Excel-Datei exportieren“. Bestätigen Sie den nun angezeigten Dialog. Nun wird eine Excel-Datei heruntergeladen. Prüfen Sie den Inhalt der Excel-Datei. Die Datei sollte analog zur oben beschrieben Excel-Datei-Struktur Ihre Organisationseinheiten in Ebenen aufgegliedert anzeigen. (Alle anderen Attribute werden für den folgenden Schritt nicht benötigt. Daher können Sie sie an dieser Stelle ignorieren.)

Schritt 2: Import der Ordnerstruktur

Öffnen Sie den Import-Dialog wie im obigen Abschnitt zum Import beschrieben. Wählen Sie nun die zuvor exportiere Datei mit Ihren Organisationseinheiten aus und bestätigen Sie den Dialog. In der nun angezeigten Vorschau sehen Sie die zu erstellen Ordner basierend auf Ihren Organisationseinheiten. Sobald Sie diese Vorschau bestätigen werden die entsprechenden Ordner angelegt.

Nun haben Sie Ihre Organisationseinheiten aus den Prozesskontexten in Ihr Prozessregister übernommen.