Lerninhalt
- Wie vermeide ich, dass meine Prozessbilder unübersichtlich werden?
- Was ist eine "Prozessebene"?
- Wie können Teilprozesse mir meine Arbeit als Prozessmanager(in) erleichtern?
Beispiel-Sachverhalt
- Ein Unternehmen besucht regelmäßig Messen / Ausstellungen.
- Der Messebesuch wird von der jeweiligen Fachabteilung geplant. Die Planung kann durchaus umfangreich und komplex sein, die genauen Arbeitsschritte sind hier noch nicht bekannt.
- Nach der Planung muss die zentrale Marketing-Abteilung des Unternehmens das Budget überprüfen, planen und genehmigen.
- Die Budgetprüfung prüft zunächst, ob die Fachabteilung selbst noch genug Budget für den geplanten Messebesuch hat. Sollte dies der Fall sein, wird das Budget eingeplant und genehmigt. Sollte dies nicht der Fall sein, so wird geprüft, ob im Zentralbudget noch genug Mittel zur Verfügung stehen. Sollte dies auch nicht der Fall sein, steht kein Budget zur Verfügung und die Messe kann nicht besucht werden und der Prozess ist beendet.
- Falls genug Budget zur Verfügung steht, beginnen die Marketing-Abteilung und der Abteilung für Messebau parallel mit den Vorbereitungen. Die Marketing-Abteilung bereitet das Messe-Material vor und der Messebau bereitet den Messestand vor und baut diesen auch auf.
- Wenn alle Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen worden sind kann die Messe von der Fachabteilung besucht werden und der Prozess ist beendet.
Umsetzung
Prozess: Messe besuchen
- Um das Prozessdiagramm übersichtlich zu halten, nutzen wir auf dem Hauptdiagramm des Prozesses lediglich Ereignisse, Verzweigungen und Teilprozesse.
- Das Hauptdiagram ist die oberste Ebene des Prozesses.
- Auf diese Ebene erkennt der Betrachter nun sehr übersichtlich, wer alles beteiligt ist, wie der Prozess im groben verlaufen kann und wie er beendet werden kann.
- Von den einzelnen Details bleibt der Betrachter weitgehend unbehelligt.
- Weitere einzelne Aktivitäten oder sogar weitere Teilprozesse verbergen sich "hinter" den dargestellten Teilprozessen.
- Auf einem Diagramm sollten möglichst nicht mehr als ca. 20 Elemente zu sehen sein, da es sonst zu unübersichtlich wird.
- Bei Interesse kann der Betrachter "in einen Teilprozess" hineinwechseln und sich das dort hinterlegte Diagramm anschauen. Dies ist dann die nächste Prozessebene.
- Ein Teilprozess muss inhaltlich in sich abgeschlossen sein und ein eindeutigen Anfang und klar definierte Enden haben.
- Auf einem Diagramm können Sie selbstverständlich auch Teilprozesse und die bekannten Prozessbausteine nutzen, eine strikte Trennung ist nicht erforderlich.
- Weiterhin sind die anderen Teilprozesse bisher noch nicht mit Diagrammen hinterlegt worden. Dies ist sehr nützlich, da man so, ohne das konkrete Informationen über die Teilprozesse vorliegen, das Prozessmodell aufzeichnen kann und Schritt für Schritt weiterarbeiten kann. Selbst wenn keine weiteren Informationen vorliegen, versteht man den Prozess und kann mit dem Modell arbeiten.
- Mit Teilprozessen halten Sie ihre DIagramme übersichtlich und können den Betrachter Ebene für Ebene mehr in die Details des Prozesses einführen.
Teilprozess: Budget planen und genehmigen (Marketing)
- Hier sehen Sie das Diagramm, das dem Teilprozess "Budget planen und genehmigen" hinterlegt worden ist.
- Ein Teilprozess beginnt immer mit genau einem einfachen Startereignis.
- Der Teilprozess kann mit zwei verschiedenen Ergebnissen enden. Diese beiden Ergebnisse werden als Endereignisse hinterlegt und benannt.
- Im Hauptdiagram, dort wo dieser Teilprozess "eingebettet" worden ist, werden diese Ergebnisse im Rahmen einer Verzweigung aufgegriffen und verarbeitet. Der Teilprozess ist damit "konsistent" eingebettet worden.
- Auf diese konsistente Einbettung ist in jedem Fall zu achten.
- Innerhalb dieses Teilprozesses könnten durchaus noch weitere Teilprozesse benutzt werden, die dann wiederrum mit konkreten Aktivitäten hinterlegt werden können. Jeder weitere Teilprozess spannt dann eine neue "Prozessebene" auf.
Neue Elemente
| Symbol | Element |
|---|---|
 | Teilprozess Mit einem Teilprozess können Sie inhaltlich zusammengehörige Details eines Prozesses zusammenfassen und vereinfacht mit nur einem Symbol in einem Diagramm darstellen. An einem Teilprozess können Sie das Detaildiagramm des Teilprozesses hinterlegen. In dem Detaildiagramm stellen Sie dann dar, welche Aktivitäten innerhalb des Teilprozesses ausgeführt werden. Das erste Diagramm in einem Prozess ist das Hauptdiagramm, dies ist die erste Prozessebene. Wenn Sie nun Teilprozesse nutzen und dort Teilprozessdiagramme hinterlegen, so legen Sie damit die nächste Prozessebene - die Verfeinerung - fest. Innerhalb von Teilprozessdiagrammen können Sie wiederrum Teilprozesse anlegen und wieder Diagramme hinterlegen, damit legen Sie dann weitere Prozessebenen fest. Ein Teilprozessdiagramm beginnt grundsätzlich mit genau einem einfachen Startereignis. Ein Teilprozess kann, wie jeder Prozess auch, mit verschiedenen Endereignissen enden. Wenn Sie einen Teilprozess nutzen, so achten Sie darauf, dass sich die verschiedenen Endereignisse des Teilprozessdiagramms auf konsistente Weise im Diagramm, in dem Sie den Teilprozess einbetten, wiederspiegeln. Teilprozesse, Prozessbausteine, Ereignisse, Verzweigungen und andere Elemente können innerhalb desselben Diagramms verwendet werden. Verwenden Sie grundsätzlich nicht mehr als ca. 20 Elemente innerhalb eines Diagramms. Sofern Sie mehr Elemente zeichnen, wird das Diagramm schnell unübersichtlich. Nutzen Sie dann lieber Teilprozesse und verfeinern Sie ihren Prozess über mehrere Prozessebenen hinweg. Teilprozesse helfen Ihnen auch in frühen Phasen der Prozesserhebung bzw. der Prozessgestaltung. Wenn Sie noch nicht genau wissen, "was dort wie passiert oder passieren soll", so nutzen Sie einen Teilprozess. Hinterlegen Sie im Beschreibungsfeld des Teilprozesses ein paar Notizen und arbeiten Sie dann erstmal einmal an anderen Stellen weiter. Auf diese Weise können Sie "Top-Down" die Prozessstruktur konsistenz erfassen und sich dann Schritt für Schritt tiefer in die Details der weiteren Prozessebenen vorarbeiten. Sie müssen auch nicht hinter jeden Teilprozess ein Diagramm hinterlegen. Es gibt durchaus Situationen, wo die Details des Teilprozesses nicht wichtig sind. |