Lerninhalt

• Wie vermeide ich, dass meine Prozessbilder unübersichtlich werden?
• Was ist eine "Prozessebene"?
• Wie können Teilprozesse mir meine Arbeit als Prozessmanager(in) erleichtern?

Beispiel-Sachverhalt

• Ein Unternehmen besucht regelmäßig Messen / Ausstellungen.
• Der Messebesuch wird von der jeweiligen Fachabteilung geplant. Die Planung kann durchaus umfangreich und komplex sein, die genauen Arbeitsschritte sind hier noch nicht bekannt.
• Nach der Planung muss die zentrale Marketing-Abteilung des Unternehmens das Budget überprüfen, planen und genehmigen.
• Die Budgetprüfung prüft zunächst, ob die Fachabteilung selbst noch genug Budget für den geplanten Messebesuch hat. Sollte dies der Fall sein, wird das Budget eingeplant und genehmigt. Sollte dies nicht der Fall sein, so wird geprüft, ob im Zentralbudget noch genug Mittel zur Verfügung stehen. Sollte dies auch nicht der Fall sein, steht kein Budget zur Verfügung und die Messe kann nicht besucht werden und der Prozess ist beendet.
• Falls genug Budget zur Verfügung steht, beginnen die Marketing-Abteilung und der Abteilung für Messebau parallel mit den Vorbereitungen. Die Marketing-Abteilung bereitet das Messe-Material vor und der Messebau bereitet den Messestand vor und baut diesen auch auf.
• Wenn alle Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen worden sind kann die Messe von der Fachabteilung besucht werden und der Prozess ist beendet.

Umsetzung

Neue Elemente

Symbol

Element

Teilprozess Mit einem Teilprozess können Sie inhaltlich zusammengehörige Details eines Prozesses zusammenfassen und vereinfacht mit nur einem Symbol in einem Diagramm darstellen. An einem Teilprozess können Sie das Detaildiagramm des Teilprozesses hinterlegen. In dem Detaildiagramm stellen Sie dann dar, welche Aktivitäten innerhalb des Teilprozesses ausgeführt werden. Das erste Diagramm in einem Prozess ist das Hauptdiagramm, dies ist die erste Prozessebene. Wenn Sie nun Teilprozesse nutzen und dort Teilprozessdiagramme hinterlegen, so legen Sie damit die nächste Prozessebene - die Verfeinerung - fest. Innerhalb von Teilprozessdiagrammen können Sie wiederrum Teilprozesse anlegen und wieder Diagramme hinterlegen. Damit legen Sie dann weitere Prozessebenen fest. Ein Teilprozessdiagramm beginnt grundsätzlich mit genau einem einfachen Startereignis. Ein Teilprozess kann, wie jeder Prozess auch, mit verschiedenen Endereignissen enden. Wenn Sie einen Teilprozess nutzen, so achten Sie darauf, dass sich die verschiedenen Endereignisse des Teilprozessdiagramms auf konsistente Weise im Diagramm, in dem Sie den Teilprozess einbetten, wiederspiegeln. Teilprozesse, Prozessbausteine, Ereignisse, Verzweigungen und andere Elemente können innerhalb desselben Diagramms verwendet werden. Verwenden Sie grundsätzlich nicht mehr als ca. 20 Elemente innerhalb eines Diagramms. Sofern Sie mehr Elemente zeichnen, wird das Diagramm schnell unübersichtlich. Nutzen Sie dann lieber Teilprozesse und verfeinern Sie ihren Prozess über mehrere Prozessebenen hinweg. Teilprozesse helfen Ihnen auch in frühen Phasen der Prozesserhebung bzw. der Prozessgestaltung. Wenn Sie noch nicht genau wissen, "was dort wie passiert oder passieren soll", so nutzen Sie einen Teilprozess. Hinterlegen Sie im Beschreibungsfeld des Teilprozesses ein paar Notizen und arbeiten Sie dann erstmal einmal an anderen Stellen weiter. Auf diese Weise können Sie "Top-Down" die Prozessstruktur konsistent erfassen und sich dann Schritt für Schritt tiefer in die Details der weiteren Prozessebenen vorarbeiten. Sie müssen auch nicht hinter jeden Teilprozess ein Diagramm hinterlegen. Es gibt durchaus Situationen, wo die Details des Teilprozesses nicht wichtig sind.