Gemeinsam stark - Wer macht was

Owned by Thorsten Falk
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Lerninhalt

  • Wie kann ich darstellen, dass unterschiedliche Beteiltigte meinen Prozess ausführen?
  • Wie stelle ich den Übergang zwischen den Beteiligten dar?
  • Wie zeige ich auf, wer hauptverantwortlich für den Gesamtprozess ist?

Beispiel-Sachverhalt

  • In einem Unternehmen werden den Mitarbeitern der Fachabteilungen die Reisekosten für Dienstreisen erstattet.
  • Die Mitarbeiter füllen dazu ein Reisekostenformular aus und senden dies an die Reisekostenstelle.
  • In der Reisekostenstelle entscheidet grundsätzlich die Sachbearbeitung über die Höhe der Erstattung.
  • Sollte die Sachbearbeitung dies im Einzelfall nicht entscheiden können, übernimmt diese Entscheidung die Leitung der Reisekostenstelle.
  • Nach der Entscheidung wird die Erstattung dem Mitarbeiter ausgezahlt.
  • Danach ist der Prozess beendet.

Umsetzung

Prozessmodell: Reisekosten erstatten

  • Verschiedene Beteiligte werden über sogenannte "Schwimmbahnen" dargestellt.
  • Für die Schwimmbahnen wird zunächst ein "Pool" ("Schwimmbecken") angelegt, in dem dann die Schwimmbahnen dargestellt werden können.
  • Der Pool bekommt immer den Namen des Prozesses, den Sie darstellen möchten.
  • Die einzelnen Schwimmbahnen bekommen die Namen der Beteiligten. Dies können z.B. Organisationseinheiten, Stellen, Personen oder sogar EDV-Systeme sein.
  • Die einzelnen Aktivitäten werden dann den Schwimmbahnen zugeordnet und beantworten somit die Frage nach dem "wer macht was?"
  • Schwimmbahnen können ineinander geschachtelt werden, so sieht man hier z.B. auf einen Blick, dass die Sachbearbeitung und Leitung innerhalb der Organisationseinheit der Reisekostenverwaltung arbeiten.
  • Beim Übergang zwischen den Schwimmbahnen können einfach die bekannten Sequenzflüsse genutzt werden.
  • Im vorliegenden Fall wurde beim ersten Übergang der Prozessbaustein "Dokument/Information weiterleiten" genutzt. Ein Weiterleitungs- oder Versendungsbaustein muss nicht zwingend eingesetzt werden. Sie sollten diese nur einsetzen, wenn Ihnen der Aspekt der Weiterleitung an dieser Stelle besonders wichtig ist, weil dieser Arbeitsschritt z.B. viel Zeit in Anspruch nimmt.
  • Im rechten Teil, bei der Weiterleitung von der Sachbearbeitung zur Leitung der Reisekostenstelle, wurde keine extra "Weiterleitungsaktitivät" dargestellt.
  • Anfangs- und Endereignisse sollten in der Schwimmbahn dargestellt werden, die wir als hauptverantwortlich für den Prozessteil erachten, da hier der Prozess beginnt und das Prozessende "beschlossen wird".

Neue Elemente

SymbolElement

Pool

Wenn Beteiligte in Form von Schwimmbahnen dargestellt werden sollen, muss zunächst ein "Pool" angelegt werden.

Der Prozess spielt sich damit im Pool ab und der Pool bekommt den Namen des Prozesses, der gerade dargestellt wird.

Da es noch weitere Pools geben wird, bezeichnet man diesen Pool auch als "Hauptpool" oder "Prozesspool".

Schwimmbahn

Eine Schwimmbahn nimmt die Aktivitäten auf, die von einem bestimmten Beteiligten ausgeführt werden und bekommt daher den Namen des Beteiligten. Dies können z.B. Organisationseinheiten, Stellen, Personen oder sogar beteiligte EDV-Systeme sein.

Schwimmbahnen können ineinander geschachtelt werden, so dass z.B. erkennbar ist, dass die Beteiligten in einer Beziehung zueinander stehen.

Wenn der Prozess von einer Schwimmbahn in die andere wechselt, so zieht man einfach einen Pfeil in Form des bekannten Sequenzflusses.

Die Darstellung von "Weiterleitungs-" oder "Zusendungs"-Aktivitäten ist hier nicht notwendig.

Sollte es Ihnen wichtig sein, weil die Zustellung z.B. viel Zeit in Anspruch nimmt oder aufwändig ist, so können Sie natürlich eine solche Aktivität einsetzen, wie z.B. den Prozessbaustein von der Art "Dokument / Information weiterleiten".

Zum nächsten Artikel der Einführungsreihe: Wir sind nicht allein - die Welt da draußen