In diesem Szenario wird die Erstellung einer Portalfreigabe auf Basis einer festen Modellmenge behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgende Vorhaben verfolgen:
- Freigaben zur Qualitätssicherung der Ergebnisse eines Screenings/Projektes erstellen
Inhaltsverzeichnis
Ziel
Ziel dieses Szenarios ist es, eine Portalfreigabe für eine statisch festgelegte Menge von Prozessen - ohne die Anpassung der Ordnerberechtigungen – zu erstellen. Im Folgenden wird anhand eines Beispiels erläutert, welche Schritte und Einstellungen in einem derartigen Szenario gewählt werden sollten.
Ausgangssituation
Im Rahmen eines Projektes wurden die Prozesse einer Abteilung erhoben und durch den Prozessmanager modelliert. Die nun vorliegende feste Anzahl an Prozessen soll dem Projektteam zugänglich gemachten werden, um die Qualitätssicherung durchzuführen.
Vorbereitung der Plattform
Die Freigabe der o.g. Prozesse kann bereits im Auslieferungszustand der Plattform erfolgen. Die erforderlichen Rechte, um die Prozesse zu betrachten und beispielsweise zu kommentieren, vergeben Sie mit Erstellung der Portalfreigabe. Alle in der Datengrundlage ausgewählten Prozesse sind nach der Freigabe über den Freigabe-Link zu erreichen.
Sind referenzierte Prozessregister-Einträge vorhanden, die nicht Teil der Freigabe sind, so werden diese in der unteren Auswahlliste angezeigt.
Hier werden alle direkt oder indirekt referenzierten Prozessregister-Einträge vom Typ:
- Prozesslandkarte
- Prozessteckbrief ohne Detail-Modell
- BPMN-Prozess
- Classic-Prozess
angezeigt.
Filterbündel
Einen Sonderfall stellen die in Modellelementen bzw. Attribut-Ausprägungen verknüpften Filterbündel dar. Nur die zum Bearbeitungszeitpunkt geladenen und in der Datengrundlage enthalten Prozessregister-Einträge werden in der „Trefferliste“ des Filterbündels im Nachschlagedialog angezeigt. Nachträglich hinzugefügte bzw. veränderte Einträge, die beim Laden eines Filterbündels im Prozessregister zur Trefferliste gehören, sind nicht automatisch Teil der Freigabe. Um diese Prozesse der Freigabe hinzuzufügen, muss die Datengrundlage der vorhandenen Freigabe mit diesen Einträgen ergänzt werden. Im Bearbeitungsdialog werden diese neuen bzw. veränderten Prozesse dann wieder unter "Referenzierte Registereinträge" angezeigt. Löschen Sie Prozessregister-Einträge, die ursprünglich Teil der Trefferliste waren, werden diese nicht mehr im Nachschlagedialog angezeigt.
Trefferliste des Filterbündels im Nachschlage-Dialog im Prozessregister bzw. bei dynamischen Freigaben
Trefferliste des Filterbündels im Nachschlage-Dialog bei Freigaben mit fester Modellmenge
Die richtigen Portal-Freigabe-Einstellungen
Nach dem konfigurieren der Datengrundlage sollten Sie die erweiterten Einstellungen der Portal-Freigabe überprüfen. Klappen Sie dazu das Menu erweiterte Einstellungen auf.
In unserem Beispiel möchten wir den Projektbeteiligten die Ergebnisse der Modellierung zur Qualitätssicherung zur Verfügung stellen.
Wählen Sie die Einstellung „Kommentare erlauben?“ aus, um den Betrachtern der Prozesse die Kommentarfunktion zur Verfügung zu stellen.
Ein Ablaufdatum der Freigabe ist sehr nützlich, um die Freigabe zeitlich zu begrenzen. Wählen sie hier ein Datum aus, an dem Sie die Freigabe nicht mehr benötigen. Die Portal-Freigabe wird damit automatisch nach dem Ablaufdatum gelöscht.
Es empfiehlt sich auch eine Kurz-URL zu erstellen, um den Betrachtern der Freigabe einen verständlichen Browser-Link zusenden zu können.
Zuletzt sollten Sie die IP-Zugriffsbeschränkungen konfigurieren, um die Erreichbarkeit der Freigabe einzuschränken. Informationen zur Konfiguration von IP-Zugriffsbeschränkungen finden Sie hier.
Resultat
Nach erfolgreicher Erstellung der Freigabe ist diese nun unter dem folgenden Link zu erreichen:
https://develop.prozessplattform.de/anha/s/organisation
