Neuerungen in Version 3.23

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Änderungen seit dem 18.07.2023 zur Verfügung. Das erste Release aus der Versionslinie 3.23.x für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premise”) haben wir am 31.08.2023 zum Download bereitgestellt.

Wichtigste Änderungen

Mit dem “Portalmodul” bieten wir eine bei unseren Kunden sehr beliebte optionale Produkterweiterung an, mittels derer Sie ausgewählte Inhalte aus Ihrer Prozessplattform auch für Personen verfügbar machen können, die nicht selbst innerhalb der Prozessplattform arbeiten und daher kein persönliches Benutzerkonto besitzen.

In Version 3.23 haben wir die Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Portal-Freigaben auf Basis der Wünsche und Verbesserungsvorschläge aus dem Kreis unserer Kunden erweitert. Folgende Verbesserungen stehen Ihnen ab sofort zur Verfügung:

• Wir haben die Ansicht zur Auflistung der im System vorhandenen Freigaben grundlegend überarbeitet. Sie ist nun übersichtlicher, lädt schneller (insbesondere bei vielen vorhandenen Portal-Freigaben) und lässt sich flüssiger bedienen.

  • Wichtige Informationen über eine Freigabe (Anzahl der enthaltenen Elemente, Autor und Zeitpunkt einer nachträglichen Änderung, ggf. bestehende Zugriffsbeschränkungen auf bestimmte IP-Adressbereiche) können Sie bequem direkt der tabellarischen Übersicht entnehmen.

  • Wenn Sie den Zugriff auf eine Ihrer Portal-Freigaben auf bestimmte IP-Adressbereiche beschränken wollen (z.B. Zugriff nur für Adressen aus dem internen Netzwerk Ihrer Organisation bzw. per VPN), so können Sie dies nun auch für mehrere bestehende Freigaben nachträglich bequem und zentral einstellen.

• Ein zusätzliches Beschreibungsfeld für Portal-Freigaben erlaubt es Ihnen, den Zweck einer Portal-Freigabe zu dokumentieren.

• Portal-Freigaben können Sie nun auch direkt aus dem Betrachtungs- oder Bearbeitungsmodus eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte erstellen.

• Im Verwaltungsmodul können Sie nun Standardwerte für bestimmte Sicherheitseinstellungen wie IP-Zugriffsbeschränkungen und Ablaufdatum hinterlegen, die automatisch voreingestellt sind, wenn eine neue Portal-Freigabe erstellt wird.

Ausführliche Hinweise zur Bedienung der neuen und geänderten Funktionen finden Sie in folgenden Kapiteln des Online-Informationsportals:

• Freigaben verwalten

• Freigabe erstellen

• Rechtliches und Datenschutz (Abschnitt „Sicherheitseinstellungen Portalmodul“)

• Adressbereiche für IP-Zugriffsbeschränkungen definieren

Beim Portalmodul handelt es sich um eine aufpreispflichtige Erweiterungsoption, die Sie bei Bedarf zu Ihrer Prozessplattform optional hinzubuchen können. Falls Sie das Portalmodul bisher noch nicht lizensiert haben und mehr darüber erfahren möchten, wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Kundenbetreuer oder per E-Mail an kundenbetreuung@picture-gmbh.de.

Weitere Verbesserungen & Fehlerbehebungen

• Modellierungsumgebung (Prozesse & Prozesslandkarten): In der Versionshistorienansicht eines Prozesses bzw. einer Prozesslandkarte können Sie nun auf Wunsch auch ältere Versionen des Prozesses bzw. der Prozesslandkarte als PicJSON-Datei exportieren.

• Rechtsnormenkatalog PICTURE / WALHALLA (Erweiterungsmodul): Bei Lizensierung dieses Erweiterungsmoduls stehen Ihnen im Prozesskontext “Rechtsgrundlagen” bereits mehrere Tausend vom WALHALLA-Fachverlag kuratierte Prozesskontext-Einträge zu Vorschriften und einzelnen darin enthaltenen Paragraphen zur Verfügung. Diese können Sie bei der Modellierung Ihrer Prozesse verwenden. An jedem Eintrag ist ein von WALHALLA bereitgestellter Hyperlink hinterlegt, unter dem die referenzierte Vorschrift im Volltext nachlesbar ist. Diese Links sind exklusiv für Nutzer/-innen Ihrer Prozessplattform abrufbar.
  Falls Sie Ihre Prozessmodelle auch mit anderen Personen teilen möchten, die keinen Zugriff auf Ihre Prozessplattform haben (z.B. bei der Modellierung von FIM-Stammprozesses und deren Weitergabe als XProzess-Datei), können Sie einzelne von WALHALLA bereitgestellte Rechtsgrundlagen-Einträge bei Bedarf nun auch mit einem benutzerdefinierten Hyperlink hinterlegen, der auf einen frei zugänglichen Gesetzestext verweist (z.B. gesetze-im-internet.de). Beim Export von Prozessen im Dateiformat “XProzess” verwendet die Prozessplattform dann die Hyperlinks zu den öffentlich einsehbaren Quellen anstelle der Hyperlinks zu den nicht-öffentlichen Inhalten im Online-Angebot des WALHALLA-Fachverlags.

• Prozesskontexte: Ein Excel-Import von Einträgen für den Prozesskontext “Organisationseinheiten und Stellen” konnte unter bestimmten Umständen fehlschlagen, falls ein Eintrag aus der Excel-Tabelle im Ziel-Arbeitsbereich unter der gleichen UUID bereits vorhanden war, dort jedoch einen anderen Typ (z.B. “Organisationseinheit”, “Stelle”) hatte. Diesen Fehler haben wir behoben.

• Modellierungsumgebung (PICTURE-)BPMN: Wir haben den Prüfmechanismus erweitert, mittels dessen wir Syntaxfehler bei der Modellierung von (PICTURE-)BPMN-Modellen verhindern: Gemäß BPMN-Spezifikation ist es nicht zulässig, die Symbole “Datenspeicher” und “Datenobjekt” mit “Pools” zu verbinden. Die automatische Syntaxprüfung erkennt nun auch den Versuch, diese Objekte mit einem horizontalen Pool zu verbinden und unterbindet diesen. (Für vertikale Pools war die Prüfung bereits zuvor korrekt umgesetzt.)

• Hilfe-Menü: Der Hyperlink zu den Release-Informationen wird nun (ebenso wie die anderen im Hilfe-Menü angebotenen Hyperlinks) standardmäßig in einem neuen Browser-Tab geöffnet.