Freigaben verwalten
Auf dieser Informationsportalseite wird beschrieben, wie Sie den Überblick über bestehende Portal-Freigaben behalten und diese bearbeiten können.
Inhaltsverzeichnis
Übersicht über alle Freigaben
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens das funktionale Recht “Modelle veröffentlichen” benötigen, um die unten aufgeführten Aktionen durchführen zu können.
Die Übersicht über alle Freigaben können Sie über das Aktionsmenü “Modelle veröffentlichen“ in der Werkzeug-Leiste des Prozessregisters aufrufen (Modelle veröffentlichen → Übersicht über erteilte Freigaben).
Als Administrator werden Ihnen dort alle Freigaben des Arbeitsbereichs aufgelistet, ansonsten nur die von Ihnen erstellten. Sie können die Tabelle durch einen Klick auf den Spaltennamen sortieren.
In dieser Tabelle werden für die jeweiligen Freigaben folgende Informationen angezeigt:
Typ
In dieser Spalte wird Ihnen der Typ der Freigabe angezeigt. Mögliche Freigabetypen:
Portal-Browser: Zeigt ein Prozessregister-Eintrag (d.h. Prozess, Prozesslandkarte) im Vollbild an. Falls die Freigabe mehrere Prozessregister-Einträge enthält, kann per Navigationsleiste zwischen diesen gewechselt werden.
Prozessliste: Listet alle in der Freigabe enthaltenen Prozessregister-Einträge auf. Einzelne Einträge können per Klick in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden.
Portal-Suche: Bietet eine Suche (nach Namensbestandteil und/oder Schlagworten) an. Durchsucht werden die in der Freigabe enthaltenen Prozessregister-Einträge sowie Prozesskontext-Typen (z.B. Organisationseinheiten, Dokumente).
Bezeichnung
Bezeichnung der Freigabe
Sie können per Klick auf die Bezeichnung die jeweilige Freigabe bearbeiten. Um die Freigabe zu öffnen (d.h. die enthaltenen Inhalte aus Perspektive der Leser der Freigabe zu betrachten), klicken Sie auf das Aktionsmenü am rechten Rand der jeweiligen Tabellenzeile und wählen Sie dann die Aktion “Freigabe öffnen“ aus.
Anzahl Elemente
In dieser Spalte wird Ihnen die Anzahl aller in der Freigabe enthaltenen Prozessregister-Einträge angezeigt. Bei freigegebenen Filterbündeln kann sich die Anzahl der Prozessregister-Einträge aufgrund der dynamischen Gestaltung nach der Erstellung ändern. Daher wird hier anstelle der genauen Anzahl der Text “dynamisch” ausgewiesen.
Ersteller/-in
Bezeichnung des Benutzerkontos, welches die entsprechende Freigabe erstellt hat.
Erstelldatum
Zeitpunkt an dem die Freigabe erstellt worden ist.
Letzte/-r Bearbeiter/-in
Bezeichnung des Benutzerkontos, welches die entsprechende Freigabe zuletzt bearbeitet hat.
Aktualisiert
Zeitpunkt an dem die Freigabe zuletzt bearbeitet wurde.
Ablaufdatum
Zeitpunkt an dem die Freigabe abläuft und somit nicht mehr erreichbar ist.
Status
Status der Freigabe mit den möglichen Ausprägungen:
aktiv → Die Freigabe kann aufgerufen werden.
abgelaufen → Die Freigabe kann nicht mehr aufgerufen, da sie abgelaufen ist.
defekt → Die Freigabe kann nicht aufgerufen werden, da der eingestellte Wert für Sicht, Einstiegs-Modell oder IP-Zugriffsbeschränkung zwischenzeitlich aus der Plattform gelöscht worden ist. Durch nachträgliche Bearbeitung der Freigabe kann der Fehler behoben werden.
Zugriffsbeschränkung
In dieser Spalte wird Ihnen angezeigt, ob die jeweilige Freigabe eine hinterlegte IP-Zugriffsbeschränkung besitzt. Wurde eine IP-Zugriffsbeschränkung zugewiesen, so ist ein Zugriff auf die Freigabe nur von einer IP-Adresse aus möglich, die aus den konfigurierten IP-Adressbereichen stammt. Sofern keine IP-Zugriffsbeschränkung hinterlegt worden ist, wird die Freigabe als unbeschränkt ausgewiesen.
Für jede Freigabe werden zusätzlich folgende Aktionen angeboten:
Freigabe öffnen
Link in Zwischenablage kopieren
Bearbeiten
Löschen
Freigabe erstellen
Über die Werkzeugleiste können Sie, wie hier beschrieben, neue Freigabe erstellen.
Freigabe bearbeiten
Um eine Freigabe für die Bearbeitung zu öffnen, klicken Sie direkt auf die Bezeichnung der Freigabe oder klicken Sie über das Aktionsmenü auf “Bearbeiten”. Bei der Bearbeitung einer Freigabe können Sie folgende Einstellungen anpassen:
Feld | Erläuterung |
|---|---|
Bezeichnung | Eindeutige Bezeichnung der Freigabe anhand derer eine bestimmte Freigabe in der Übersicht der vorhandenen Freigaben identifiziert werden kann. |
Beschreibung | Hier können Sie den Zweck der Freigabe formulieren um die Zusammenarbeit mit mehreren Personen zu erleichtern. |
Der Aufrufer einer Freigabe kann alle in der gewählten Sicht enthaltenen Attribute und die Kurzinformationen zu allen dort referenzierten Prozesskontextelementen einsehen. | |
Datengrundlage | Fall “feste Modell-Menge”: Sie können hier auswählen, welche Prozesse und Prozesslandkarten Teil der Freigabe sein sollen. Alle bereits in der Freigabe enthaltenen Prozesse / Prozesslandkarten werden aufgelistet. Sie können bestehende Einträge aus der Liste entfernen und weitere Einträge mittels der Vorschlagsbox zur Liste hinzufügen. In einer separaten Liste sind alle Prozessregistereinträge aufgelistet, die zwar von Prozessen bzw. Prozesslandkarten aus der bisherigen Datengrundlage referenziert werden, aber nicht bereits Teil der Freigabe sind. Diese Einträge können mit der Schaltfläche "Alle Registereinträge zur Freigabe hinzufügen" komplett oder durch Auswahl einzelner Einträge in die Box "Ausgewählte Registereinträge" übernommen werden. Ein häufiges Einsatzszenario ist auf der verlinkten Unterseite beschrieben: Freigaben zur Qualitätssicherung der Ergebnisse eines Screenings/Projektes erstellen Fall “Filterbündel”: Sie können ein Filterbündel auswählen, dessen Treffer in der Freigabe angezeigt werden sollen. Die Trefferliste wird dynamisch mit allen Modellen befüllt, welche zum Zeitpunkt des Öffnens der Freigabe derzeit die Suchkriterien des Filterbündels erfüllen. Filterbündel als dynamische Datengrundlage werden im folgenden Anwendungsfall häufig eingesetzt: Freigaben zur Veröffentlichung qualitätsgesicherter Prozesse in Drittsystemen erstellen |
Kommentare erlauben? | Dürfen die Adressaten der Freigabe die Modelle kommentieren? |
Zugriff auf Steckbrief / Detailmodell pro Prozess steuern? | Soll der eingestellte Umfang der Portalfreigabe eines Prozesses berücksichtigt werden? |
Ablaufdatum | Die Freigabe wird beim Erreichen des Datums automatisch deaktiviert. Ein Standard-Ablaufdatum kann durch einen Administrator unter “Verwaltung → Rechtliches und Datenschutz” hinterlegt werden (x Tage nach Erstellung). Alle Freigaben werden mit diesem berechneten Ablaufdatum vorbelegt. Dieses kann bei Bedarf überschrieben werden. |
Kurz-URL | Ermöglicht die Erzeugung eines kürzeren, besser lesbaren Links. |
IP-Zugriffsbeschränkung | Beschränkt den Zugriff auf die Freigabe auf hinterlegte IP-Adressen aus dem ausgewählten Adressbereich (z.B. das Intranet Ihrer Organisation). Die verfügbaren Adress-Pools können Sie im Verwaltungsmodul in den Systemgrundeinstellungen einstellen. Falls Sie hier keine Beschränkung einrichten, dann ist der Zugriff auf die Freigabe nicht beschränkt und jeder, der Kenntnis über den Freigabe-Link hat, kann auf die freigegebenen Inhalte zugreifen. Sofern durch einen Administrator unter “Verwaltung -> Rechtliches und Datenschutz” eine Standard-IP-Zugriffsbeschränkung hinterlegt worden ist, wird dies bei der Erstellung von Freigaben berücksichtigt und automatisch hinterlegt. Diese Einstellung kann nur von Administratoren übersteuert werden. |
Freigaben nach Excel exportieren
Über die Werkzeugleiste können Sie alle sichtbaren Freigaben nach Excel exportieren. Im Excel-Export sind alle Zeilen und Spalten der Online-Darstellung enthalten. Zusätzlich werden folgende Informationen ausgegeben: Sicht, Datengrundlage, URL, Kurz-URL, Kommentierbarkeit und ob “Zugriff auf Steckbrief / Detailmodell pro Prozess steuern” aktiviert wurde.
IP-Zugriffsbeschränkung für Freigaben setzen
Ebenfalls können Sie über die Werkzeugleiste für alle ausgewählten Freigaben eine konfigurierte IP-Zugriffsbeschränkung setzen.
Wenn ein Administrator in der Verwaltung unter Rechtliches und Datenschutz eine Standard IP-Zugriffsbeschränkung angegeben hat, dann wird dies bei der Erstellung der Freigabe vorausgefüllt. Dieses kann nur von Administratoren überschrieben werden.
Freigaben löschen
Alle ausgewählten Freigaben können über die Werkzeugleiste unwiderruflich gelöscht werden.