In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie bereits hinterlegte Workflow-Vorlagen starten, abarbeiten und einsehen können.
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” benötigen, um die unten aufgeführten Aktionen durchführen zu können.
Themen, die auf dieser Seite beschrieben werden sollen, aber vor der Veröffentlichung muss dieser Block gelöscht werden
Einstiegspunkte
“Kollaborationsmenü” im Viewer/Editor
Prozessregister
Starten eines Workflows (Personenzuordnung)
inkl. Hinweis auf benötigte Berechtigungen (Personenzuordnung komplett über WF-Vorlage vs. Workflow-Vorlagen mit Ad-hoc-Personenzuordnung)
Arbeit der WF-Schaltlogik
was macht das System unmittelbar nach dem Start eines WFs?
was macht das System nach dem Abschließen einer zu einem WF gehörigen Aufgabe?
WF-Einzelansicht
Ansicht der Metadaten
Ansicht des Phasenverlaufs
WF-Verantwortlichen ändern
Personenzuordnung der Phasen nachträglich ändern
inkl. Hinweise auf mögliche Warnungen
inkl. Hinweis auf Berechtigungen (Wer darf die Seite öffnen? Wer darf welche Änderungen vornehmen?)
Aufgaben-Seitenpanel
inkl. Hinweis auf konkurrierende Bearbeitung von Aufgaben durch mehrere Personen
Einstiegspunkte
Sie können einen Workflow entweder im Prozessregister oder im Viewer/Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte starten.
Wählen Sie im Prozessregister die Prozesse und Prozesslandkarten aus, zu dem Sie einen Workflow starten wollen. Klicken Sie auf den “Modelle verwalten / löschen”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
Klicken Sie im Viewer oder im Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte auf den “Kommunikation”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
Starten eines Workflows
Auswahl der Workflow-Vorlage
ZUSÄTZLICHES RECHT NOTWENDIG
Ein Workflow wird immer auf Basis einer Workflow-Vorlage erstellt. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Auswahl von bereits hinterlegten Workflow-Vorlagen und einer Beschreibung zu der ausgewählten Workflow-Vorlage.
Mehr Informationen zum Konfigurieren von Workflow-Vorlagen, damit diese hier zur Verfügung stehen, finden Sie auf der Seite Workflow-Vorlagen verwalten.
Für das Starten von Workflows wird neben dem Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zusätzlich das Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” benötigt.
Ausnahmen sind Workflow-Vorlagen bei denen keine Nutzerzuordnung erfolgen muss. Dort wird nur das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” für das Starten der Workflow-Vorlage benötigt.
Wenn Sie eine Workflow-Vorlage ausgewählt haben, die Sie mit Ihren Berechtigungen starten können, dann können Sie auf den “Weiter”-Button klicken.
Nutzerzuordnung
Wenn in der Workflow-Vorlage bereits Nutzerkonten oder Gruppen hinterlegt sind, dann werden diese in den entsprechenden Phasen angezeigt.
Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Phase mindestens ein Nutzer hinterlegt wurde. Bei Phasen, in denen keine automatische Nutzerzuordnung konfiguriert wurde, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Phase in dem Suchfeld nach dem entsprechenden Nutzer suchen.
Bearbeitungszeit und Erinnerungszeit
Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Phase eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde. Wenn in der Workflow-Vorlage eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde, dann wird diese in der jeweiligen Phase angezeigt. Diese kann jedoch in diesem Schritt überschrieben werden. Wenn Sie die Tage eingetragen haben, dann wird das Datum ausgerechnet und angezeigt.
Die Bearbeitungszeit sind die Tage, die die hinterlegten Nutzer haben, um die Aufgabe der Phase abzuarbeiten. Wenn die Aufgaben für die Phase angelegt werden, dann wird die eingegebene Zahl für die Tage genommen und das Fälligkeitsdatum ausgerechnet und als Fälligkeitsdatum in der Aufgabe hinterlegt.
Die Tage bei der Erinnerung vor Fälligkeitsdatum kann optional angegeben werden. Hierbei wird die eingegebene Zahl für die Tage von dem Fälligkeitsdatum abgezogen und als Erinnerungsdatum in der Aufgabe hinterlegt.
Arbeit der Workflow-Schaltlogik
Workflow gestartet
Nachdem ein Workflow erfolgreich gestartet wurde, wird für jeden hinterlegten Nutzer der ersten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Die Aufgabe wird automatisch mit den Daten aus der Workflow-Vorlage und aus den Eingaben beim Starten des Workflows gefüllt.
Aufgabe zu einer Workflow-Phase abgeschlossen
Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde, die zu einem Workflow gehört, dann prüft die Prozessplattform den Zusammenarbeitsmodus der Phase, zu der die Aufgabe gehört.
Je nachdem, welche Option eingestellt wurde und welcher Aufgabentyp für die Workflow-Phase hinterlegt ist, können verschiedene Szenarien eintreten.
Weitere Informationen zu den Aufgabentypen finden Sie auch auf der Seite Verfügbare Aufgabentypen
Handelt es sich um eine Aufgabe, die erledigt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Erster erledigt | Alle müssen erledigen | |
|---|---|---|
Einer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase erst abgeschlossen, wenn der letzte der hinterlegten Nutzer seine Aufgabe ebenfalls erledigt hat. |
Handelt es sich um eine Aufgabe, der zugestimmt oder abgelehnt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Erster entscheidet | Einer muss zustimmen | Alle müssen zustimmen | |
|---|---|---|---|
Einer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls ablehnt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls zustimmt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen” oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. |
Workflow-Phase abgeschlossen
Beim erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase prüft die Prozessplattform, ob nach der abgeschlossenen Workflow-Phase eine weitere folgt. Ist dies der Fall, dann wird automatisch für jeden hinterlegten Nutzer der nächsten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Das Fälligkeitsdatum und das Erinnerungsdatum werden dabei neu berechnet. Dazu wird das Datum beim Abschließen der letzten Workflow-Phase genommen und darauf die Tage der nächsten Phase aus den Eingaben beim Starten des Workflows angewendet. Folgt keine weitere Workflow-Phase, dann ist der Workflow erfolgreich abgeschlossen.
Beim nicht erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase wird der Workflow abgebrochen. Es werden keine weiteren Phasen gestartet und somit auch keine weiteren Aufgaben angelegt. Der Workflow ist dann fehlgeschlagen.
Workflow-Einzelansicht
Bitte beachten Sie, dass für die Workflow-Einzelansicht das Recht “Aufgaben verwalten” benötigt wird oder Sie müssen Verantwortliche/-r des Workflows sein.
Mehr Informationen zu Warnungen finden Sie auf der Seite Löschen und Sperren von Benutzerkonten mit offenen Workflow-Beteiligungen 3.18
Wenn Sie einen Workflow-Link öffnen, dann gelangen Sie zu der Workflow-Einzelansicht. Dort wird Ihnen oben die Workflow-Nummer und der Name der verwendeten Workflow-Vorlage angezeigt.
Stammdaten
Auf der linken Seite finden Sie die Stammdaten zu dem Workflow. Dort findet eine Auflistung folgender Informationen statt:
Workflow-Nummer
Workflow-Vorlage
Bezugsobjekt mit entsprechendem Link zu dem Bezugsobjekt
Nutzer, der den Workflow gestartet hat
Datum und Uhrzeit, an dem der Workflow gestartet wurde
Verantwortliche/-r des Workflows
Status des Workflows
Workflow-Verantwortlichen ändern
Bitte beachten Sie, dass Sie den Zugriff auf den Workflow verlieren, wenn Sie nicht das Recht “Aufgaben verwalten” besitzen. Dies bedeutet, dass Sie den Workflow nicht mehr einsehen können und der Workflow wird in der Workflow-Übersicht nicht mehr aufgeführt.
Bitte beachten Sie, dass Sie für das Ändern des Workflow-Verantwortlichen einmal Zugriff auf den Workflow benötigen. Zudem ist das Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” und den Ordnerzugriff “lesen & schreiben & verwalten” benötigt.
Bitte beachten Sie, dass Sie Nutzern, die nicht die nötigen Rechte besitzen, um den Workflow einzusehen, nicht als neuen Verantwortlichen eintragen können.
Beim Starten des Workflows wird immer zuerst der Nutzer als Verantwortliche/-r eingetragen, der den Workflow gestartet hat. Dies kann entweder in der Workflow-Übersicht oder in der Workflow-Einzelansicht in den Stammdaten geändert werden. Klicken Sie dazu in der Einzelansicht in den Stammdaten bei den Verantwortlichen auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach einen Nutzer suchen können, um diesen als neuen Verantwortlichen festzulegen.
Phasenverlauf
Auf der rechten Seite finden Sie den Phasenverlauf des Workflows.
Links im Phasenverlauf können Sie den aktuellen Status der Phase erkennen und mehr Informationen über den Status werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren.
Rechts im Phasenverlauf sehen Sie alle Phasen mit der hinterlegten Attributsicht und eine Auflistung der Aufgaben zu den jeweiligen Phasen. In der Liste der Aufgaben werden folgende Informationen angezeigt:
Bearbeiter/-in der Aufgabe
Zeitstempel beim Abschließen der Aufgabe
Prozessversion von dem Bezugsobjekt als die Aufgabe abgeschlossen wurde
Status oder Ergebnis der Aufgabe
Link zu der Aufgabe
Nutzerzuordnung der Phasen nachträglich ändern
Sie können bei noch nicht abgeschlossenen Workflow-Phasen die Nutzerzuordnung nachträglich bearbeiten. Klicken Sie dazu in der gewünschten Workflow-Phase oben rechts auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog zum Suchen und Hinzufügen von neuen Nutzern und zum Entfernen von bereits hinterlegten Nutzern.
Beim Hinzufügen eines neuen Nutzers wird eine neue Aufgabe für diesen erstellt und dieser wird in der Aufgabenliste der Workflow-Phase hinzugefügt.
Beim Entfernen eines bestehenden Nutzers wird die Aufgabe auf den Status “Zurückgezogen” gesetzt. Diese bleibt in der Aufgabenliste der Workflow-Phase erhalten.
Aufgaben-Seitenpanel
Die angelegten Workflow-Aufgaben werden wie die “normalen” Aufgaben im Viewer und im Editor im Aufgaben-Seitenpanel angezeigt.
Wenn es sich um eine Workflow-Aufgabe handelt, dann sehen Sie unten an der Aufgabe einen entsprechenden Hinweis, dass diese Aufgabe zu einem Workflow gehört.
Wenn mehrere Nutzer an einer Workflow-Phase hinterlegt wurden und somit mehrere Aufgaben erstellt wurden, dann sehen Sie unten an der Aufgabe einen entsprechenden Hinweis, dass weitere Nutzer an der Workflow-Phase beteiligt sind.
Sollte dann einer oder mehrere dieser Nutzer ihre Aufgabe auf “In Bearbeitung” setzen, dann erhalten Sie ebenfalls einen Hinweis, dass die Workflow-Phase gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird. Dieser Hinweis wird nur angezeigt, wenn durch das Abschließen der Aufgabe die Workflow-Phase ebenfalls abgeschlossen wird.