In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre in der Prozessplattform hinterlegten Inhalte effektiv strukturieren können. Lernen Sie, wie Sie:
Mithilfe von Arbeitsbereichen Ihre Inhalte übersichtlich organisieren
Notwendige Arbeitsbereiche für den regulären Betrieb bestimmen
Eventuell obsolet Arbeitsbereiche, die noch Beispieldaten aus der Testphase enthalten, bereinigen und entfernen
🎯 Zweck
Die in der Prozessplattform verwalteten Daten (Prozess-Steckbriefe und -Modelle, Organigramm, Leistungskatalog etc.) werden in Form von sogenannten “Arbeitsbereichen” organisiert.
Ein Arbeitsbereich ist ein in sich abgeschlossener "Datencontainer" innerhalb Ihrer PICTURE-Prozessplattform. Jeder Arbeitsbereich umfasst ein eigenes Prozessregister (d.h. eigene Prozesse und Prozesslandkarten), eigene Prozesskontexte (Organisationseinheiten und Stellen, Dokumente, Leistungen etc.) und eine eigene Methodenkonfiguration (d.h. eigene Attribut-Sichten, eigene Attribute und eigene Prozessbaustein-Typen).
Die Zugriffberechtigungen für Nutzer und Gruppen in Ihrer PICTURE-Prozessplattform werden für jeden Arbeitsbereich separat vergeben.
Außerdem können die Daten (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontext-Elemente etc.) in Ihrer PICTURE-Prozessplattform nur innerhalb eines Arbeitsbereiches verknüpft werden. Arbeitsbereiche übergreifende Verknüpfungen sind nicht möglich.
Zwischen den verschiedenen für Sie freigeschalteten Arbeitsbereichen können Sie über das Balken-Menü in der linken Ecke des Hauptmenüs umschalten:
Wenn Sie die Einführung der Prozessplattform in Ihrer Organisation vorbereiten, sollten Sie frühzeitig festlegen, mit welchen Arbeitsbereichen Sie arbeiten möchten.
Für den Einstieg empfehlen wir Ihnen, maximal zwei Arbeitsbereiche zu verwenden:
einen Arbeitsbereich für die inhaltliche Arbeit mit den “echten” Daten” (Produktiv-Arbeitsbereich)
einen separaten Arbeitsbereich für Test- und Schulungszwecke (optional bei Bedarf)
Auch im Dauerbetrieb reichen diese für die meisten Einsatzzwecke absolut aus. Da der Umgang mit vielen Arbeitsbereichen die Komplexität bei Anwendung und Administration deutlich erhöht, empfehlen wir Ihnen, weitere Arbeitsbereiche nur mit gutem Grund und nach entsprechender Abwägung der Auswirkungen einzurichten.
Im Auslieferungszustand enthält Ihre Prozessplattform einen leeren Arbeitsbereich mit der Bezeichnung “Basis-Arbeitsbereich”. Wir empfehlen Ihnen, diesen als Ihren Produktiv-Arbeitsbereich zu verwenden. (Gerne können Sie ihn entsprechend umbenennen und mit einer Beschreibung hinterlegen, um ihn für die Anwender-/innen gut nachvollziehbar zu kennzeichnen.)
Sofern Sie in der Testphase eine Testversion mit Beispiel-Daten genutzt haben und diese durch den PICTURE-Support (unter Beibehaltung aller enthaltenen Daten) bei der Beschaffung Ihrer Lizenzen in eine reguläre Installation haben umwandeln lassen, so verfügen Sie i.d.R. über weitere Arbeitsbereiche mit Beispieldaten (vgl. Screenshot aus einer Testversion für öffentliche Einrichtungen aus dem kommunalen Bereich). Diese verschiedenen Arbeitsbereiche sind nach Abschluss der Testphase i.d.R. nicht mehr erforderlich und könnten ggf. für Anwender/-innen außerhalb dem Kreis der Fachadministratoren verwirrend sein.
Daher empfehlen wir Ihnen, den Arbeitsbereich mit den für Ihre Zwecke am Besten passenden Beispieldaten zum Arbeitsbereich für “Test- und Schulungszwecke” umzufunktionieren (z.B. den Arbeitsbereich “Querschnittsprozesse”) und die übrigen Arbeitsbereiche zu löschen.
\uD83D\uDCD8 Schritt-für-Schritt-Anleitung
Gehen Sie wie folgt vor, um auf Basis der vorhandenen Beispiel-Daten aus der Testphase Ihre Arbeitsbereiche für den regulären Betrieb einzurichten.
Arbeitsbereichsübersicht öffnen
Öffnen Sie die Arbeitsbereichsverwaltung, indem Sie im Hauptmenü auf “Verwaltung” klicken. Die Ansicht “Arbeitsbereiche” ist dort standardmäßig vorausgewählt (vgl. Screenshot oben).
Relevante Arbeitsbereiche passend beschriften
Klicken Sie in der Zeile des “Basis-Arbeitsbereichs“ auf das Aktions-Menü am rechten Rand der Zeile und wählen Sie die Aktion “Stammdaten bearbeiten“ aus.
Nehmen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die passende Benennung des Arbeitsbereichs vor und bestätigen Sie den Dialog per Klick auf den Button “OK”.
Wiederholen Sie dies ggf. für den Arbeitsbereich, den Sie als Test- und Schulungsbereich verwenden möchten.
Überflüssige Arbeitsbereiche löschen
Löschen Sie alle anderen von Ihnen nicht mehr benötigten Arbeitsbereiche. Klicken Sie dazu auf das Aktionsmenü am rechten Rand der entsprechenden Tabellenzeile und wählen Sie die Aktion “Arbeitsbereich löschen“ aus. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage per Klick auf den Button “Löschen”.
\uD83D\uDCCB Verwandte Artikel
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