Struktur schaffen: Arbeitsbereiche definieren und Testdaten löschen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre in der Prozessplattform hinterlegten Inhalte effektiv strukturieren können. Lernen Sie, wie Sie:

mit Hilfe von Arbeitsbereichen Ihre Inhalte übersichtlich organisieren
notwendige Arbeitsbereiche für den regulären Betrieb bestimmen
eventuell obsolete Arbeitsbereiche, die noch Beispieldaten aus der Testphase enthalten, bereinigen und entfernen

Zweck

Die in der Prozessplattform verwalteten Daten (Prozess-Steckbriefe und -Modelle, Organigramm, Leistungskatalog etc.) werden in sogenannten “Arbeitsbereichen” organisiert.

Ein Arbeitsbereich ist ein in sich abgeschlossener "Datencontainer" innerhalb Ihrer PICTURE-Prozessplattform. Jeder Arbeitsbereich umfasst ein eigenes Prozessregister (d.h. eigene Prozesse und Prozesslandkarten), eigene Prozesskontexte (Organisationseinheiten und Stellen, Dokumente, Leistungen etc.) und eine eigene Methodenkonfiguration (d.h. eigene Attribut-Sichten, eigene Attribute und eigene Prozessbaustein-Typen).

Die Zugriffberechtigungen für Nutzer und Gruppen in Ihrer PICTURE-Prozessplattform werden für jeden Arbeitsbereich separat vergeben.

Außerdem können die Daten (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontext-Elemente etc.) in Ihrer PICTURE-Prozessplattform nur innerhalb eines Arbeitsbereiches verknüpft werden. Arbeitsbereiche übergreifende Verknüpfungen sind nicht möglich.

Zwischen den verschiedenen für Sie freigeschalteten Arbeitsbereichen können Sie über das Balken-Menü in der linken Ecke des Hauptmenüs umschalten:

Wenn Sie die Einführung der Prozessplattform in Ihrer Organisation vorbereiten, sollten Sie frühzeitig festlegen, mit welchen Arbeitsbereichen Sie arbeiten möchten.

Für den Einstieg empfehlen wir Ihnen, maximal zwei Arbeitsbereiche zu verwenden:

einen Arbeitsbereich für die inhaltliche Arbeit mit den echten Daten” (Produktiv-Arbeitsbereich)
einen separaten Arbeitsbereich für Test- und Schulungszwecke (optional bei Bedarf)

Auch im Dauerbetrieb reichen diese für die meisten Einsatzzwecke absolut aus. Da der Umgang mit vielen Arbeitsbereichen die Komplexität bei Anwendung und Administration deutlich erhöht, empfehlen wir Ihnen, weitere Arbeitsbereiche nur mit gutem Grund und nach entsprechender Abwägung der Auswirkungen einzurichten.

Im Auslieferungszustand enthält Ihre Prozessplattform einen leeren Arbeitsbereich mit der Bezeichnung “Basis-Arbeitsbereich”. Wir empfehlen Ihnen, diesen als Ihren Produktiv-Arbeitsbereich zu verwenden. (Gerne können Sie ihn entsprechend umbenennen und mit einer Beschreibung hinterlegen, um ihn für die Anwender-/innen gut nachvollziehbar zu kennzeichnen. Das entsprechende Vorgehen wird im folgenden erläutert.)

Sofern Sie in der Testphase eine Testversion mit Beispiel-Daten genutzt haben und diese durch den PICTURE-Support (unter Beibehaltung aller enthaltenen Daten) bei der Beschaffung Ihrer Lizenzen in eine reguläre Installation haben umwandeln lassen, so verfügen Sie i.d.R. über weitere Arbeitsbereiche mit Beispieldaten (vgl. Screenshot aus einer Testversion für öffentliche Einrichtungen aus dem kommunalen Bereich). Diese verschiedenen Arbeitsbereiche sind nach Abschluss der Testphase i.d.R. nicht mehr erforderlich und könnten ggf. für Anwender/-innen außerhalb des Kreises der Fachadministratoren verwirrend sein.

Daher empfehlen wir Ihnen, ggf. nicht mehr benötigte Arbeitsbereiche zu löschen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie wie folgt vor, um auf Basis der vorhandenen Beispiel-Daten aus der Testphase Ihre Arbeitsbereiche für den regulären Betrieb einzurichten.

Arbeitsbereichsübersicht öffnen

Öffnen Sie die Arbeitsbereichsverwaltung, indem Sie im Hauptmenü auf “Verwaltung” klicken. Die Ansicht “Arbeitsbereiche” ist dort standardmäßig vorausgewählt (vgl. Screenshot oben).

Relevante Arbeitsbereiche passend beschriften

Klicken Sie in der Zeile des “Basis-Arbeitsbereichs“ auf das Aktions-Menü am rechten Rand der Zeile und wählen Sie die Aktion “Stammdaten bearbeiten“ aus.

Nehmen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die passende Benennung des Arbeitsbereichs vor und bestätigen Sie den Dialog per Klick auf den Button “OK”.

Überflüssige Arbeitsbereiche löschen

Löschen Sie alle anderen von Ihnen nicht mehr benötigten Arbeitsbereiche. Klicken Sie dazu auf das Aktionsmenü am rechten Rand der entsprechenden Tabellenzeile und wählen Sie die Aktion “Arbeitsbereich löschen“ aus. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage per Klick auf den Button “Löschen”.

Ggf. leeren Arbeitsbereich für Test- und Schulungszwecke anlegen

Für Testzwecke sowie für den Einsatz in internen Schulungen für Ihre Anwenderinnen und Anwender kann es sinnvoll sein, einen separaten Arbeitsbereich anzulegen. Dort können die Funktionen der Prozessplattform uneingeschränkt ausprobiert werden, ohne dabei evtl. versehentlich “echte” Daten aus der Produktivumgebung zu überschreiben bzw. zu löschen.

Um einen solchen Arbeitsbereich anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in der Übersicht der Arbeitsbereiche auf das “+”Symbol zum Anlegen eines neuen Arbeitsbereichs und wählen Sie die Aktion “Arbeitsbereich auf Basis von bestehender Konfiguration anlegen” aus.

Füllen Sie dann im sich öffnenden Dialogfenster die im folgenden Screenshot markierten Felder aus. Achten Sie darauf, dass unter “Arbeitsbereichs-Vorlage” derjenige Arbeitsbereich ausgewählt ist, den Sie als Produktiv-Umgebung verwenden möchten. Klicken Sie abschließend auf “Anlegen”.

PICTURE Informationsportal 3.27