Öffnen Sie das Modul “Prozesskontexte” und exportieren Sie die gesamte Struktur als Excel-Datei.

Führen Sie dies mit allen Prozesskontext-Typen aus, die Sie in den Ziel-Arbeitsbereich übernehmen wollen.

Öffnen Sie das Modul “Prozessregister” und exportieren Sie die Ordnerstruktur als Excel-Tabelle.

Hinweis: Die automatische Zuordnung der Prozesse und Prozesslandkarten in die richtigen Ordner ist im Ziel-Arbeitsbereich später nur dann möglich, wenn die Ordner (über alle Hierarchie-Ebenen hinweg) im ganzen Arbeitsbereich eindeutig benannt sind. Achten Sie daher ggf. bereits im Quell-Arbeitsbereich konsequent auf eine eindeutige Benennung, wenn Sie auf diesem Wege Inhalte zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen übertragen möchten.

Öffnen Sie das Modul “Prozessregister” und wählen Sie in der Leiste am linken Rand des Browse-Fensters den Menüpunkt “Filter” aus. Stellen Sie dann die Seitengröße für die Paginierung der Prozessregister-Tabelle auf die maximal mögliche Anzahl (500 Einträge) ein.

Wählen Sie anschließend alle Einträge aus (per Klick auf das Häkchen-Symbol links oben in der Tabellenüberschrift) und führen Sie einen Export als PicJSON-Datei durch.

Falls Ihr Prozessregister mehr als 500 Einträge enthält und somit nicht alle Einträge gleichzeitig angezeigt werden können, ist es erforderlich, diesen Schritt in 500-er-Blöcken zu wiederholen, bis alle gewünschten Prozesseregistereinträge exportiert sind. Blättern Sie dazu jeweils auf die nächste Seite des Prozessregisters weiter und wiederholen Sie den Export-Vorgang für die jeweils nächsten Einträge.

Hinweis: Die resultierenden ZIP-Archive mit den PicJSON-Dateien benötigen Sie später für den Import der Prozesse und Prozesslandkarten aus ihrem Prozessregister in den Ziel-Arbeitsbereich.

Führen Sie abschließend zusätzlich einen Excel-Export der Prozesssteckbriefe durch. Im Gegensatz zum PicJSON-Export können hierbei alle im Prozessregister enthaltenen Einträge auf einmal in eine einzige Excel-Datei exportiert werden und es ist nicht erforderlich, die Einträge zuvor in der Tabelle zu markieren. Achten Sie einfach darauf, dass Sie in der Leiste am linken Rand des Fensters weiterhin die Ansicht “Filter” eingestellt haben und führen Sie dann den Excel-Export durch.

Hinweis: Die Excel-Datei wird im weiteren Verlauf benötigt, um die Prozessregister-Einträge (aus dem PicJSON-Dateien) im Ziel-Arbeitsbereich in die aus dem Quell-Arbeitsbereich kopierte Ordner-Struktur einzusortieren.

Bearbeiten Sie die Excel-Dateien so, dass sie nur noch die Spalten “Bezeichnung”, “UUID” und “Ordner” enthält.

Hinweis: Falls Sie diesen Schritt überspringen sollten, könnten beim späteren Import ansonsten ggf. Schwierigkeiten bei der Interpretation der Angaben aus den weiteren Spalten auftreten, sofern die darin enthaltenen Angaben nicht eindeutig bestimmten Informationobjekten aus der Prozessplattform zugeordnet werden können. Da diese Zuordnung für unseren Zweck nicht erforderlich ist, löschen Sie einfach diese nicht relevanten Angaben aus der Excel-Datei.

Öffnen Sie das Modul “Verwaltung” und legen Sie einen neuen Arbeitsbereich mit der Funktion “Arbeitsbereich auf Basis von bestehender Konfiguration anlegen” an.

Füllen Sie die Felder Bezeichnung und Beschreibung aus und wählen Sie den Arbeitsbereich, den Sie kopieren möchten. Lassen Sie alle Checkboxen unter den zu kopierenden Einstellungen aktiviert.

Klicken Sie dann auf den Button “Anlegen”.

Hinweis: Über diese Kopierfunktion können die unter “Zu kopierende Einstellungen” aufgeführten Konfigurationsoptionen vom Vorlage-Arbeitsbereich übernommen werden. Es ist auf diesem Wege jedoch nicht möglich, auch Inhalte (Prozesse, Prozesslandkarten etc.) aus dem Arbeitsbereich automatisch zu kopieren.

Führen Sie für jeden exportierten Prozesskontext einen entsprechenden Excel-Import durch. Wählen Sie dazu im Import-Dialog die Datenquelle “Export aus anderem Arbeitsbereich/Plattform” aus.

Hinweis: Falls Sie in den Attributen der verschiedenen Prozesskontext-Kataloge Referenzen auf andere Prozesskontexte pflegen, so achten Sie darauf, dass Sie beim Import zunächst die Referenz-Ziele importieren und dann erst die Refqrenz-Quellen.

Beispiel-Szenario:

• Die Steckbriefe der Einträge im Prozesskontext-Katalog “Software” enthalten ein Attribut “Verfahrensverantwortliche Stelle” (Typ: Referenz auf “Stelle”).

• Die Steckbriefe der “Stellen” im Prozesskontext-Katalog “Organisationseinheiten & Stellen” enthalten ein Attribut “Stelleninhaber” (Typ: Referenz auf “Person”).

In diesem Fall sollten Sie die Importe der Prozesskontext-Kataloge in folgender Reihenfolge durchführen:

1. Personen

2. Organisationseinheiten & Stellen

3. Software

Öffnen Sie das Modul “Prozessregister” und führen Sie einen Excel-Import der Ordnerstruktur durch.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Ordnerberechtigungen aus dem Quell-Arbeitsbereich hiebei nicht automatisch übernommen werden können und daher im Anschluss manuell einzustellen sind.

Öffnen Sie das Modul “Prozessregister” und führen Sie für alle Prozesse und Prozesslandkarten die PicJSON-Importe durch. Wählen Sie hierbei als Ziel-Ordner eindach den Wurzel-Ordner des Arbeitsbereichs aus (für die korrekte Einordnung in die Ordner-Hierarchie sorgen wir in einem folgenden Schritt). Wiederholen Sie dies ggf. für jede Zip-Datei, die Sie beim Export aus dem Quell-Arbeitsbereich in 500-er-Schritten erzeugt hatten.

Führen Sie anschließend die Prozesssteckbrief-Excel-Importe durch. Stellen Sie sicher, dass im Import-Dialog bei der Einstellung bzgl. des Umgangs mit vorhandenen Prozessen die Option “Vorhandene Prozesse aktualisieren“ ausgewählt ist. Dadurch werden die (im vorherigen Schritt beim PicJSON-Import im Wurzel-Ordner anlegten) Prozesse und Prozesslandkarten in die richtigen Ordner verschoben.

Hinweise:

• Die automatische Zuordnung der Prozesse und Prozesslandkarten in die richtigen Ordner ist im Ziel-Arbeitsbereich später nur dann möglich, wenn die Ordner (über alle Hierarchie-Ebenen hinweg) im ganzen Arbeitsbereich eindeutig benannt sind.

• Bei dieser Vorgehensweise wird der Status aller importierten Prozesse und Prozesslandkarten vom System im Ziel-Arbeitsbereich automatisch auf “importiert” gesetzt. Bei Bedarf muss er daher im Anschluss manuell auf die gewünschten Werte gesetzt werden. Eine automatische Übernahme der Status-Ausprägungen aus dem Quell-Arbeitsbereich ist nicht möglich.

• Es ist grundsätzlich nicht möglich, die Versionshistorie der übertragenen Prozesse und Prozesslandkarten aus dem Quell-Arbeitsbereich zu übernehmen. Beim Export wird grundsätzlich (nur) die jeweils neueste Version exportiert. Somit kann nur diese beim Import im Ziel-Arbeitsbereich wiederhergestellt werden.

• Ebenso ist es nicht möglich, im Quell-Arbeitsbereich ggf. vorhandene Kommentare zu Prozessen und Prozesslandkarten in den Ziel-Arbeitsbereich zu übernehmen.