Bereinigung der Benutzerkonten: Testkonten entfernen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie beim Übergang vom Testbetrieb in den Regelbetrieb sicherstellen, dass nur die tatsächlich berechtigten Personen dauerhaft Zugriff auf Ihre Prozessplattform erhalten.

Zweck

Eine der wichtigsten Aufgaben der Fachadministratoren der PICTURE-Prozessplattform ist die Verwaltung der Benutzerkonten sowie der zugehörigen Zugriffsberechtigungen innerhalb des eigenen Prozessplattform-Mandanten. Daher sollten Sie zunächst sicherstellen, dass ausschließlich berechtigte Personen über ein aktives Benutzerkonto verfügen.

Falls Sie Ihre Prozessplattform als “leeres System” haben einrichten lassen, so ist an dieser Stelle für Sie i.d.R. noch nichts zu tun. Der PICTURE-Support hat dann bei der Ersteinrichtung ausschließlich die Benutzerkonten für die im Einrichtungsauftrag benannte(n) Person(en) angelegt. Üblicherweise handelt es sich hierbei um den/die zukünftigen Fachadministrator(en).

Haben Sie jedoch zuvor eine kostenlose Testversion genutzt und diese durch den PICTURE-Support (unter Beibehaltung aller enthaltenen Daten) in eine reguläre Installation umwandeln lassen, dann besteht für Sie Handlungsbedarf: Eine Testinstallation wird von uns i.d.R. mit Beispieldaten gefüllt bereitgestellt. Darin enthalten sind auch verschiedene Benutzerkonten (für fiktive Personen), die zum Ausprobieren komplexer Funktionen benötigt werden (z.B. zur Demonstration des Aussehens des Systems in Abhängigkeit von den eingestellten Berechtigungen oder zur Nutzung von Funktionen, die der Steuerung der Zusammenarbeit verschiedener Akteure dienen). Ggf. wurden in der Testphase auch weitere “echte” Benutzerkonten für Personen eingerichtet, die im Regelbetrieb jedoch (noch) keinen Zugriff auf die Prozessplattform erhalten sollen. Diese Benutzerkonten sollten Sie daher zunächst sperren oder ggf. endgültig löschen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie wie folgt vor, um nicht benötigte Benutzerkonten zu sperren bzw. zu löschen:

Nutzerverwaltung öffnen

Öffnen Sie die Nutzerverwaltung, indem Sie im Hauptmenü auf “Verwaltung” und dann im Untermenü am linken Bildschirmrand auf “Nutzer” klicken.

Nicht mehr benötigte Benutzerkonten identifizieren

Das System zeigt Ihnen dann eine Tabelle aller vorhandenen Benutzerkonten an.

Die Liste enthält sowohl aktive als auch inaktive Benutzerkonten. Nutzer/-innen können sich mit ihrem Benutzerkonto in die Prozessplattform einloggen, wenn es im Status “aktiv” ist und wenn in der Spalte “Nutzertyp” einer der folgenden Typen ausgewiesen ist: Administrator, Modellierer, Betrachter. Steht der Status auf “gesperrt” und/oder der Nutzertyp auf “keine Lizenz”, so ist kein Login möglich.

Identifizieren Sie in der Liste nun diejenigen Benutzerkonten, die Sie vorübergehend oder dauerhaft nicht benötigen.

Tipp: Sie können die Tabelle flexibel nach den verschiedenen Spalten sortieren. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Spaltenüberschrift. Um auf einfache Weise die Nutzerkonten aus den (von der PICTURE GmbH bereitgestellten) Beispieldaten aus der Testinstallation zu identifizieren, sortieren Sie die Tabelle nach der Spalte “Abteilung“. Die Beispiel-Benutzerkonten sind im Auslieferungszustand alle der Abteilung “Beispielverwaltung“ zugewiesen.

Beim Löschen von Benutzerkonten gehen keine erfassten Inhalte (z.B. Prozesse, Aufgaben, Kommentare) verloren. In den zugehörigen Meta-Daten (z.B. Autor eines Kommentars, Ersteller einer Version) wird anstelle des ursprünglichen Autors der Hinweis “gelöschter Benutzer” angezeigt. Haben Sie daher keine Angst und reduzieren Sie alle Zugriffsmöglichkeiten auf das minimal notwendige Maß. Erfahrungsgemäß ist die spätere Ausweitung von Zugriffen und Berechtigungen leichter kommunizierbar als eine notwendige Reduktion.

(Vorübergehend) nicht benötigte Benutzerkonten sperren

Benutzerkonten, welche Sie nur vorübergehend nicht benötigen, sollten Sie sperren und die zugewiesene Lizenz entziehen. Mit diesen Benutzerkonten ist dann kein Login möglich und sie “belasten” das von Ihnen gebuchte Lizenzkontingent nicht (d.h. freie Lizenzen können ggf. anderen Personen zugewiesen werden). Protokolldaten zu diesen Benutzerkonten bleiben jedoch erhalten (z.B. Einträge in der Versionshistorie von Prozessmodellen, Audit-Log für Administrator-Funktionen).

Die Sperrung und der Lizenzentzug erfolgen für jedes Benutzerkonto einzeln.

Klicken Sie dazu in der entsprechenden Tabellenzeile auf das Aktionsmenü (rechte Tabellenspalte) und wählen Sie zunächst die Aktion “Zugang sperren“ aus.

Öffnen Sie anschließend das Aktionsmenü erneut und wählen Sie die Aktion “Nutzertyp ändern“ aus. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster den Lizenztyp “keine Lizenz“.

(Dauerhaft) nicht benötigte Benutzerkonten löschen

Benutzerkonten, die Sie dauerhaft nicht benötigen, sollten Sie löschen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall auch die Verweise auf dieses Benutzerkonto in Protokolleinträgen gelöscht werden und die mit dem Konto durchgeführten Aktivitäten daher nicht mehr nachvollzogen werden können.

Die Löschung kann für mehrere Benutzerkonten gesammelt erfolgen. Markieren Sie die zu löschenden Benutzerkonten in der Tabellenansicht, indem Sie das Häkchen in der Checkbox links in der jeweiligen Tabellenzeile setzen.

Klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf das Bearbeiten-Symbol und wählen Sie die Aktion “Löschen“ aus.

Der eventuell erscheinende Warn-Hinweis hat den gleichen Hintergrund wie im vorigen Abschnitt zum Sperren von Benutzerkonten beschrieben. Sie können ihn daher hier i.d.R. ebenfalls ignorieren.

PICTURE Informationsportal 3.27