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Im folgenden finden Sie einige Beispiel für einige typische Arbeiten rund um die Prozessdokumentation, die Sie bei denen Sie sich in der Prozessplattform mittels Workflows unterstützen lassen könntenkönnen.

Erhebung von Prozesssteckbrief-Informationen mit anschließender Qualitätssicherung

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Ausführliche Informationen zum Anlegen von Workflow-Vorlagen sowie zu den Einstellungsmöglichkeiten in den Vorlagen und deren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-erstellen sowie im dem dort folgenden Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-bearbeiten.

Beachten Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlagen darüber hinaus folgenden folgende Praxis-Tipps:

• Hinterlegen Sie aussagekräftige Beschreibungen (sowohl für die ganze Workflow-Vorlage Vorlagen als auch für die einzelnen Phasen). Diese Texte werden an verschiedenen Stellen der Benutzeroberfläche sowie der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um die Anwenderinnen und Anwender anzuleiten. Verfassen Sie die Texte daher bewusst so, dass sie sich gezielt an die Initiatoren bzw. Beteiligten der Workflows richten. Formulieren Sie insbesondere klare und präzise Handlungsaufforderungen.

• Prüfen Sie, ob einzelne Phasen eines Workflows in jedem Fall (d.h. unabhängig von einem konkreten Prozess bzw. einer bestimmten Prozesslandkarte) immer von den selben konkreten Benutzern bzw. Gruppen von Benutzern wahrgenommen werden sollen. (Bsp.: die Die Phase “Methodische Qualitätssicherung durchführen” soll immer durch die Mitglieder der Gruppe “Organisatoren” bearbeitet werden.) . In diesem Fall könnte kann es sinnvoll sein, diese Zuordnung direkt in der Workflow-Vorlage vorzunehmen. Ggf. Hierfür könnte es zudem sinnvoll sein, speziell zu diesem Zweck separate Gruppen in der Prozessplattform zu bildenerstellen, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte Workflow-Aufgaben fungieren.

• Nachdem Sie eine erste Fassung Ihrer Workflow-Vorlage erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu testen, bevor Sie sie dauerhaft aktivieren. Dies ist wichtig, da Workflow-Vorlagen nicht mehr geändert werden können, solange mindestens ein aus der Vorlage abgeleiteter Workflow existiert. Daher sollten Sie eine neue Workflow-Vorlage zunächst für einen kurzen Testlauf vorübergehend aktivieren. Falls Sie beim Test feststellen, dass eine Änderung nötig ist, gehen Sie wie folgt vor:

  • Deaktivieren Sie die Workflow-Vorlage wieder.

  • Löschen Sie die den beim Test erstellten Workflow.

  • Führen Sie die Nachbearbeitung der Workflow-Vorlage durch und wiederholen Sie den Test.

  • Nach erfolgreichem Test können Sie die Workflow-Vorlage dauerhaft aktiviert lassen.

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Personen, die Workflow-Vorlagen verwalten sollen, benötigen eine Lizenz vom Typ “Administrator” und können entsprechende Arbeiten nur bei aktiviertem im Administrator-Modus durchführen. Stellen Sie daher ggf. sicher, dass deren Benutzerkonten über die entsprechende Lizenz verfügen.

Wer einen Workflow starten darf, hängt davon ab, ob für die Workflow-Vorlage in allen Phasen eine vordefinierte Zuordnung der Akteure (Bearbeiter der durch den Workflow erstellten Aufgaben) eingestellt ist oder nicht:

• Workflow-Vorlagen mit komplett vollständig vordefinierter Zuordnung können durch alle Nutzer gestartet werden, die über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben“ verfügen sowie zumindest Leserecht auf das Bezugsobjekt des Workflows (Prozess/Prozesslandkarte) haben.

• Falls die Workflow-Vorlage für mindestens eine Phase eine manuelle Auswahl der Akteure beim Workflow-Start vorsieht, kann diese Vorlage nur durch diejenigen Nutzer zum Starten eines Workflows verwendet werden, die

  • über das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” verfügen
    und die

  • für den Ordner, innerhalb dessen sich das Bezugsobjekt befindet, das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” verfügen.

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