Dieser Artikel richtet sich an Fachadministratoren der PICTURE-Prozessplattform, die ihren Prozessplattform-Mandanten (erstmals) für das Arbeiten mit Workflows einrichten möchten.
Hier erhalten Sie anhand einiger Praxis-Beispiele einen Überblick über das Grundprinzip der Workflow-Vorlagen und lernen die Vorgehensweise kennen, mit der Sie eigene Workflow-Vorlagen erstellen können.
Weiterhin erfahren Sie, welche Rechteeinstellungen Sie vornehmen sollten, damit die Anwenderinnen und Anwender Ihrer Prozessplattform als Beteiligte an Workflows mitwirken können.
Inhaltsverzeichnis
Grundkonzepte: Workflow-Vorlagen und Workflows
Mit Workflows können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung und Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind. Dazu können Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Diese Vorlagen können Sie dann verwenden, um konkrete Workflows zu starten.
Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Grundkonzepte Workflow-Vorlagen und Workflows.
Beispiele für mögliche Workflow-Vorlagen
Im folgenden finden Sie einige Beispiel für einige typische Arbeiten rund um die Prozessdokumentation, die Sie mittels Workflows unterstützen lassen könnten.
Erhebung von Prozesssteckbrief-Informationen mit anschließender Qualitätssicherung
Bei der Erhebung von aktuellen Steckbrief-Informationen (z.B. zur Vorbereitung einer bestimmten Nutzwertanalyse) sollen die in einer bestimmten Sicht (z.B. “Digitalisierungspotenziale”) zusammengefassten Attribute dezentrale durch Mitarbeitende aus den einzelnen Fachbereichen erfasst bzw. aktualisiert werden. Im Anschluss sollen diese Angaben nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine andere sachkundige Person gesichtet werden, bevor die aktualisierten Prozesse als “qualitätsgesicherte Informationen” im Prozessregister ausgewiesen werden.
Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen umsetzen:
Phase 1: Aufgabe vom Typ “Steckbriefattribute erfassen”; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen
Phase 2: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen“; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Formelle Inkraftsetzung eines Prozesses
Einer formellen Inkraftsetzung einer Prozessbeschreibung (z.B. im Sinne einer Dienstanweisung) durch die für den Prozess verantwortliche Führungskraft geht i.d.R. eine systematische Qualitätssicherungsphase voraus. Nach vollzogener Inkraftsetzung sind die betroffenen Mitarbeitenden zu informieren und ggf. ist eine Dokumentation der Kenntnisnahme gewünscht.
Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen abbilden:
Phase 1: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger: Mitglieder der Gruppe “Organisatoren”; Zusammenarbeits-Modus “Erster entscheidet”; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Phase 2: Aufgabe vom Typ “Zustimmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “freigegeben”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Phase 3: Aufgabe vom Typ “Kenntnis nehmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen
Turnusmäßige Aktualitätsprüfung
Freigegebene (im Sinne von “in Kraft gesetzte, derzeit verbindliche”) Prozessdokumentation wird i.d.R. in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal pro Jahr) auf Aktualität geprüft. Die Freigabe für nach wie vor aktuelle Steckbriefe/Modelle wird dann verlängert. Falls hingegen relevante Abweichungen festgestellt werden, wird ein “Überarbeitungslauf” gestartet.
Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen realisieren:
Erste (und einzige Phase): Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, Status bei Zustimmung nicht verändern, Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Auch wenn in diesem Szenario der Workflow nur aus einer Phase besteht und die Prozessplattform daher nicht bei der Koordination der Prozessbeteiligten unterstützen kann/muss, ist es aus folgenden Gründen sinnvoll, auch hier mit einem Workflow zu arbeiten und nicht mit einer Ad-Hoc-Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”:
Je nach Ergebnis der Prüfung kann die Prozessplattform den Status des Bezugsobjekts automatisch verändern.
Es besteht die Möglichkeit, einen aussagekräftigen Beschreibungstext (Handlungsanweisung für den Empfänger der Aufgabe) für die vom System generierten Aufgaben zentral in der Workflow-Vorlage zu hinterlegen, sodass dieser nicht bei jeder Aufgabenzuweisung einzeln (wie dies bei der Abbildung mittels Ad-Hoc-Aufgaben der Fall wäre) erfasst werden muss.
Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten
Ausführliche Informationen zum Anlegen von Workflow-Vorlagen sowie zu den Einstellungsmöglichkeiten in den Vorlagen finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-erstellen sowie im dem dort folgenden Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-bearbeiten .
Beachten Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlagen darüber hinaus folgenden Praxis-Tipps:
Hinterlegen Sie aussagekräftige Beschreibungen (sowohl für die ganze Workflow-Vorlage als auch für die einzelnen Phasen). Diese Texte werden an verschiedenen Stellen der Benutzeroberfläche sowie der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um die Anwenderinnen und Anwender anzuleiten. Verfassen Sie die Texte daher bewusst so, dass sie sich gezielt an die Initiatoren bzw. Beteiligten der Workflows richten. Formulieren Sie insbesondere klare und präzise Handlungsaufforderungen.
Prüfen Sie, ob einzelne Phasen (unabhängig von einem konkreten Prozess bzw. einer bestimmten Prozesslandkarte) immer von den selben konkreten Benutzern bzw. Gruppen von Benutzern wahrgenommen sollen (Bsp.: die Phase “Methodische Qualitätssicherung durchführen” soll immer durch die Mitglieder der Gruppe “Organisatoren” bearbeitet werden). In diesem Fall könnte es sinnvoll sein, diese Zuordnung direkt in der Workflow-Vorlage vorzunehmen. Ggf. könnte es sinnvoll sein, speziell zu diesem Zweck separate Gruppen zu bilden, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte Workflow-Aufgaben fungieren.
Nachdem Sie eine erste Fassung Ihrer Workflow-Vorlage erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu testen, bevor Sie sie dauerhaft aktivieren. Dies ist wichtig, da Workflow-Vorlagen nicht mehr geändert werden können, solange mindestens ein aus der Vorlage abgeleiteter Workflow existiert. Daher sollten Sie eine neue Workflow-Vorlage zunächst für einen kurzen Testlauf vorübergehend aktivieren. Falls Sie beim Test feststellen, dass eine Änderung nötig ist, gehen Sie wie folgt vor:
Deaktivieren Sie die Workflow-Vorlage wieder.
Löschen Sie die den beim Test erstellten Workflow.
Führen Sie die Nachbearbeitung der Workflow-Vorlage durch und wiederholen Sie den Test.
Nach erfolgreichem Test können Sie die Workflow-Vorlage dauerhaft aktiviert lassen.
Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten
Für die Arbeit mit Workflows müssen Sie ggf. die bestehenden Berechtigungseinstellungen für die Benutzerkonten und/oder Gruppen in Ihrem Prozessplattform-Mandanten anpassen:
Personen, die Workflow-Vorlagen verwalten sollen, benötigen eine Lizenz vom Typ “Administrator” und können entsprechende Arbeiten nur bei aktiviertem Administrator-Modus durchführen. Stellen Sie daher ggf. sicher, dass deren Benutzerkonten über die entsprechende Lizenz verfügen.
Wer einen Workflow starten darf, hängt davon ab, ob für die Workflow-Vorlage in allen Phasen eine vordefinierte Zuordnung der Akteure (Bearbeiter der durch den Workflow erstellten Aufgaben) eingestellt ist oder nicht:
Workflow-Vorlagen mit komplett vordefinierter Zuordnung können durch alle Nutzer gestartet werden, die über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben“ verfügen sowie zumindest Leserecht auf das Bezugsobjekt des Workflows (Prozess/Prozesslandkarte) haben.
Falls die Workflow-Vorlage für mindestens eine Phase eine manuelle Auswahl der Akteure beim Workflow-Start vorsieht, kann diese Vorlage nur durch diejenigen Nutzer zum Starten eines Workflows verwendet werden, die
über das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” verfügen und
für den Ordner, innerhalb dessen sich das Bezugsobjekt befindet, das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” verfügen.
Um als Beteiligter an einem Workflow mitwirken zu können, benötigt ein Nutzer das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben“.
Tipp: Prüfen Sie, ob Sie bestehende (Benutzer-)Gruppen um die o.g. Einstellungen erweitern können oder richten Sie ggf. neue Nutzergruppen ein. Dann ist es nicht erforderlich, diese Einstellungen für jedes Benutzerkonto einzeln vorzunehmen. Stattdessen reicht es aus, die gewünschten Nutzer als Mitglied in die o.g. Gruppen aufzunehmen.