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Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten

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Einstellen, wer WFs starten darf

• WFs mit komplett vordefinierter Benutzerzuordnung

• WFs mit (teilweiser) Benutzerzuordnung beim WF-Start

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Einstellen, wer Aufgaben im Rahmen von WFs bearbeiten darf

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Für die Arbeit mit Workflows müssen Sie ggf. die bestehenden Berechtigungseinstellungen für die Benutzerkonten und/oder Gruppen in Ihrem Prozessplattform-Mandanten anpassen:

Personen, die Workflow-Vorlagen verwalten sollen, benötigen eine Lizenz vom Typ “Administrator” und können entsprechende Arbeiten nur bei aktiviertem Administrator-Modus durchführen. Stellen Sie daher ggf. sicher, dass deren Benutzerkonten über die entsprechende Lizenz verfügen.

Wer einen Workflow starten darf, hängt davon ab, ob für die Workflow-Vorlage in allen Phasen eine vordefinierte Zuordnung der Akteure (Bearbeiter der durch den Workflow erstellten Aufgaben) eingestellt ist oder nicht:

• Workflow-Vorlagen mit komplett vordefinierter Zuordnung können durch alle Nutzer gestartet werden, die über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben“ verfügen sowie zumindest Leserecht auf das Bezugsobjekt des Workflows (Prozess/Prozesslandkarte) haben.

• Falls die Workflow-Vorlage für mindestens eine Phase eine manuelle Auswahl der Akteure beim Workflow-Start vorsieht, kann diese Vorlage nur durch diejenigen Nutzer zum Starten eines Workflows verwendet werden, die

  • über das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” verfügen und

  • für den Ordner, innerhalb dessen sich das Bezugsobjekt befindet, das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” verfügen.

Um als Beteiligter an einem Workflow mitwirken zu können, benötigt ein Nutzer das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben“.