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Schritt für Schritt zur eigenen Dashboard-Konfiguration

Wie öffne ich den Konfigurations-Assistenten?

Im oberen Bereich des Dashboards finden Sie die Möglichkeit über das Zahnrad-Symbol den Konfigurations-Assistenten zu öffnen. Mit dem Assistenten können Sie Ihr Dashboard individuell gestalten, indem Sie Bereiche und Kacheln hinzufügen bzw. entfernen, deren Einstellungen anpassen oder deren Anordnung ändern.

Bereich hinzufügen

Im Konfigurations-Assistenten erhalten Sie eine Übersicht über alle derzeit konfigurierten Bereiche inkl. aller im jeweiligen Bereich enthaltenen Kacheln. Mit einem Klick auf Bereich hinzufügen haben Sie die Möglichkeit weitere Bereiche zu ergänzen.

Layout auswählen

Zu Beginn eines jeden Bereichs, haben Sie die Möglichkeit neben der Bereichsüberschrift das Layout (einspaltig oder zweispaltig) festzulegen.

• Einspaltig: Die konfigurierten Kacheln werden über die gesamte Breite des Dashboards angezeigt.

• Zweispaltig: Die konfigurierten Kacheln belegen im Vollbildmodus die Hälfte der gesamten Dashboard-Breite. Bei kleineren Auflösung wird automatisch in die einspaltige Ansicht gewechselt.

Im folgenden Bild zeigen wir Ihnen ein Beispiel für einen zweispaltigen und einen einspaltigen Bereich.

Kacheln hinzufügen

Eine Kachel auf Ihrem Dashboard ist ein einzelnes, klar abgegrenztes Element, welches bestimmte Informationen aus Ihrer Prozessplattform kompakt darstellt. Nachdem Sie auf Kachel hinzufügen geklickt haben wird Ihnen ein Auswahldialog mit allen verfügbaren Kacheln angezeigt, aus dem Sie eine geeignete Kachel auswählen können. Sie können zum Beispiel Kacheln auswählen, welche Ihnen Informationen zu Inhalten wie Prozessregistereinträgen, Prozesskontexten, Aufgaben oder Aktivitäten anzeigen.

Inhalte anpassen

Sie haben beim Hinzufügen von neuen Kacheln je nach Kachel-Typ(*) die Möglichkeit deren Inhalt anzupassen. (Bei Statistiken z.B. über hinterlegte Filterbündel.) Sofern Sie den Inhalt bestehender Kacheln ändern möchten, können Sie auch dies über den Konfigurations-Assistenten tun. Klicken Sie hierzu im Assistenten auf das Stift-Symbol der jeweiligen Kachel.

* Nicht alle Kachel-Typen haben diese Konfigurationsoption. Im folgenden Artikel können Sie die jeweiligen Konfigurationsoptionen aller Kachel-Typen einsehen: Verfügbare Kachel-Typen.

Anordnung und Design

Um die Anordnung der Kacheln zu ändern, öffnen Sie den Konfigurations-Assistenten und wählen im Kopfbereich die Option „Anordnung ändern“. Sobald diese Option aktiviert ist, werden alle Bereiche und Kacheln mit Pfeilen versehen, die das Verschieben ermöglichen.

• Bei einspaltig konfigurierten Bereichen erscheinen Pfeile, um die Kacheln nach oben oder unten zu verschieben.

• Bei zweispaltig konfigurierten Bereichen stehen zusätzlich Pfeile zum Verschieben nach links, rechts, oben und unten zur Verfügung. Die Kacheln können je nach Spaltenzugehörigkeit verschoben werden.

Import

und Export der Dashboard-Konfiguration

Falls Sie ein individuelles Dashboard für Ihre Organisation konfigurieren und dieses an alle betroffenen Personen verteilen möchten, können Sie es über den Kopfbereich des Konfigurations-Assistenten exportieren. Dabei wird eine JSON-Datei zur Verfügung gestellt.

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Diese JSON-Datei enthält alle konfigurierten Bereiche und Kacheln. Diese kann anschließend entweder:

1. Von anderen Personen über den Konfigurations-Assistenten importiert werden oder

2. Vom Fachadministrator/-in über die Benutzerverwaltung für ausgewählte Benutzerkonten hinterlegt werden.

Enthält die Dashboard-Konfiguration eine Datengrundlage für eine Kachel, auf die nicht zugegriffen werden kann oder welche nicht mehr existiert, wird die Kachel als „defekt“ angezeigt. Im Abschnitt Fehlerbehebung finden Sie Hinweise um defekte Kacheln korrigieren können.

Im Dashboard konfigurieren Dialog haben Sie die Möglichkeit ihre aktuelle Konfiguration zu exportieren oder eine bereits vorhandene Konfiguration zu importieren.

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Exportieren

Zum Exportieren der aktuellen Dashboard-Konfiguration klicken Sie auf den Knopf “Konfiguration herunterladen”. Anschließend wird Ihnen ein Download-Dialog angezeigt. Die exportierte Konfiguration finden Sie anschließend in Ihrem Downloads-Ordner auf Ihrem Computer. Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut: Dashboard-Konfiguration_<Ihr Arbeitsbereich name>_<aktuelles Datum>.json. Die Datei beinhaltet Informationen über Ihren Mandanten, den Arbeitsbereich und Ihre Konfiguration des Dashboards.

Die heruntergeladen Datei können Sie anschließend verwenden um ein standard Dashboard für einen bestimmten Arbeitsbereich zu konfigurieren, für bestimmte Personen ein spezielles Dashboard zu hinterlegen oder Ihr Dashboard mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen.

Importieren

Um eine zuvor exportierte Konfiguration zu importieren, klicken Sie auf den Knopf “Konfiguration hochladen“ und wählen Sie im anschließend gezeigtem Dialog die hochzuladende Konfiguration aus. Falls Sie eine Ungültige Datei auswählen wird Ihnen ein Fehler angezeigt. Nach dem erfolgreichen Hochladen, können Sie Ihre importiere Konfiguration speichern und idealerweise überprüfen Sie im Anschluss ob alle Kacheln wie erwartet angezeigt werden. Falls Sie Fehlererhalten wird im folgenden Kapitel beschrieben wie Sie diese beheben können.

Fehlerbehebung

Wenn eine Kachel im Dashboard auf eine Datengrundlage (z.B. ein Attribut oder Filterbündel) verweist, die entweder nicht verfügbar ist oder nicht mehr existiert, wird sie auf dem Dashboard als „defekt“ angezeigt (siehe Abbildung). Die Kachel zeigt in einem solchem Fall anstatt der erwarteten Informationen einen Hinweise, warum die Kachel nicht angezeigt wird und die Möglichkeit direkt den Konfigurationsdialog zu öffnen um den Fehler zu beheben.

Üblicherweise muss einer der Folgenden Schritt durchgeführt werden um den Fehler zu beheben:

1. Anpassung der Kachel: Passen Sie die Kachel über den Konfigurations-Assistenten an, indem Sie eine neue oder gültige Datengrundlage zuweisen.

2. Berechtigungen prüfen: Falls der Zugriff auf die Datengrundlage (z.B.: Ein Filterbündel, die Prozessesskontexte, benötigte Attribute oder funktionale Rechte) fehlt, kann die/der Fachadministrator/-in die erforderlichen Berechtigungen anpassen.

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Tipps und Best Practices

Wir empfehlen Ihnen sich mit dem Dashboard und dessen Möglichkeiten vertraut zu machen. Überlegen Sie sich zunächst was Ihre Kernaufgaben in der Prozessplattform sind und welche Informationen Ihnen bei Ihrer Arbeit weiterhelfen. Anschließend können Sie sich diese Informationen gezielt aus der Prozessplattform mittels Dashboard-Kacheln konfigurieren. Zudem sollten Sie folgenden Punkte beachten:

• Exportieren Sie Ihr aktuelles Dashboard bevor Sie Veränderungen vornehmen. So können Sie es bei Bedarf wiederherstellen.

• Vermeiden Sie überladene Dashboards – weniger ist oft mehr.

• Gruppieren Sie ähnliche Inhalte für bessere Übersicht.

• Tauschen Sie sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen aus - vielleicht hat bereits jemand ein für Sie passendes Dashboard erstellt.

Fehlerbehebung

Wenn eine Kachel im Dashboard auf eine Datengrundlage (z.B. ein Attribut oder Filterbündel) verweist, die entweder nicht verfügbar ist oder nicht mehr existiert, wird sie als „defekt“ gekennzeichnet.

Um dieses Problem zu lösen, haben Sie folgende Optionen:

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Dashboard im Barrierefreiheitsmodus

Es kann vorkommen, dass ein konfiguriertes Dashboard Kachel-Typen enthält, die im Barrierefreiheitsmodus nicht angezeigt werden oder Verlinkungen deaktiviert sind. Einige Kacheln leiten in Bereiche der Prozessplattform weiter, die derzeit noch nicht barrierefrei gestaltet sind. Für Benutzer/-innen, die auf Assistenztechnologie angewiesen sind, besteht daher keine Möglichkeit, sich in diesen Bereichen zurechtzufinden. Welche Kachel-Typen im Barrierefreiheitsmodus deaktiviert sind bzw. welche Verlinkungen deaktiviert sind, finden Sie auf der Übersichtsseite aller Kachel-Typen.