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Zielgruppe des Artikels: Fachadministratoren, die Dashboards für andere Personen einrichten.

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Inhaltsverzeichnis

Erstellung einer Dashboard-Konfigurationen

Um einen neue Dashboard-Konfiguration zu erstellen müssen Sie auf Ihrem Dashboard Ihre aktuelle Konfiguration mit der gewünschten überschreiben und anschließend exportieren. Im Folgenden werden wir Ihnen die dazu empfohlen Schritte beschreiben und Sie auf einige wichtige Punkte hinweisen.

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Grundlegende Vorgehensweise zur Konfiguration von Dashboards für andere Nutzer

Um Dashboards für andere Benutzerinnen und Benutzer zu konfigurieren, arbeiten Fachadministratoren mit Dashboard-Konfigurationsdateien. Die grundlegenden Schritte sind wie folgt:

1. Zusammenstellung des Wunsch-Dashboards
   Nutzen Sie den Dashboard-Editor in Ihrem eigenen Benutzerkonto, um das gewünschte Dashboard für den jeweiligen Arbeitsbereich und die Zielgruppe zu erstellen. Passen Sie die Inhalte und Layouts entsprechend den Anforderungen an.

   Tipp: Falls Sie bereits ein eigenes Dashboard für Ihre persönliche Nutzung eingerichtet haben, empfehlen wir, dieses zunächst als Datei zu exportieren und zu sichern. So können Sie es nach Abschluss der Dashboard-Erstellung für andere wieder für Ihr eigenes Benutzerkonto einspielen.

2. Export der Konfiguration
   Sobald das Dashboard fertiggestellt ist, exportieren Sie es als JSON-Datei. Dieser Export enthält alle Einstellungen und Inhalte des Dashboards.

3. Verteilung der Konfigurationsdatei
   Die exportierte JSON-Datei wird anschließend in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung verteilt:

   • Zuweisung an bestimmte Benutzerkonten:
     Um das Dashboard für bestimmte, namentlich benannte Benutzerkonten verfügbar zu machen, verwenden Sie in der Nutzerverwaltung die Aktion „Dashboard-Konfiguration anpassen“. Dabei können Sie das Dashboard auch mehreren Benutzerkonten gleichzeitig zuweisen.

   • Festlegen eines Standard-Dashboards:
     Möchten Sie ein Dashboard als Standard für alle Nutzenden ohne individuelle Konfiguration verwenden (insbesondere für neue Benutzerinnen und Benutzer), stellen Sie dieses Dashboard im jeweiligen Arbeitsbereich als „Standard-Dashboard“ ein.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie die Dashboards zielgerichtet und effizient verwalten, ohne dabei Ihre eigene Arbeitsumgebung zu beeinträchtigen.

Dashboard (Vorlage) konfigurieren

Im folgenden Abschnitt finden Sie ausführliche Hinweise, wie Sie das die Dashboard-Vorlage, die Sie für andere Nutzer/-innen und Nutzer bereitstellen möchten, vorbereiten können.

Öffnen Sie zunächst den Dashboard-Konfigurations-Assistenten. Dazu Klicken Sie auf Ihrem Dashboard oben in Ihrer Dashboard-Ansicht auf das Zahnrad-Symbol.

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In diesem Dialog wird immer Ihre aktuell aktive Konfiguration gezeigt.

Jeder Nutzer kann (pro Arbeitsbereich) nur eine Konfiguration besitzen. Daher empfehlen wir zunächst, Ihre aktuelle Konfiguration zu sichern.

Eine Sicherung können Sie in diesem Assistenten erstellen indem Sie auf die Schaltfläche “Konfiguration herunterladen” klicken.

Speichern Sie diese Datei und bewahren Sie diese an einer Stelle auf, an der Sie diese gut wiederfinden können um Sie später wieder herzustellen.

Image Modified

Als nächstes empfehlen wir die Konfiguration zu leeren. Dazu klicken Sie bei jedem Bereich Weicht das zu erstellende Wunsch-Dashboard stark von Ihrem bisherigen Dashboard ab, so kann es sinnvoll sein, zunächst die vorhandene Konfiguration zu leeren und das neue Dashboard im Anschluss von Grund auf neu aufzubauen. Klicken Sie dazu für jeden Bereich des Dashboards auf “Bereich löschen” (Tonnen-Symbol). Selbstverständlich können Sie auch von einer bestehenden Konfiguration ausgehen, idem indem Sie eine solche importieren (siehe … TODO Link).

Einen neuen Bereich können Sie nun per Klick auf “Bereich hinzufügen” anlegen. Wir empfehlen diesen , diesem Bereich einen aussagekräftige Überschrift zu geben. Optional können Sie diese aber auch leer lassen, wodurch für den Bereich keine Überschrift angezeigt wird. Dadurch können Sie zwar ein etwas minimalistischeres Layout erzielen, Sie reduzieren aber auch die Barrierefreiheit, da Screenreader weniger Informationen ausgeben und weniger Sprungmarken zur Navigation anbieten können. Auch beim Layout können Sie zwischen einspaltiger oder zweispaltiger Darstellung entscheiden. In den meisten Fällen empfiehlt sich die zweispaltige Variante, da Sie kompakter ist und auf . Auf kleinen Bildschirmen zu wird sie zur Verbesserung der Lesbarkeit automatisch einzeilig wird.

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Sind Sie mit dem konfiguriertem Dashboard zufrieden, dann können Sie diese mit der Funktion <Link <TODO Link + Verweis auf Bild> exportieren. Die Exportierte exportierte Datei finden Sie in Ihrem im Download-Ordner im Windows-Explorer Ihres Webbrowsers und hat einen Dateinamen nach folgendem Schema TODO Beispiel. Es ist sinnvoll die Datei umzubenennen, damit die Datei leicht wiederverwendet werden kann. Zum Beispiel könnten Sie die Zielgruppe, den Arbeitsbereich und das Erstellungsdatum im Dateinamen verwenden. Speichern Sie diese Datei an einem Ort ab, um Sie zu einem späterem Zeitpunkt wiederverwenden zu können. Einen Tipp zur Ablage der Dateien finden Sie unter <Referenz auf unteren Abschnitt>Ein Beispiel wie Sie ein konkretes Dashboard erstellen können haben wir für Sie auf der Seite

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• Link zu Beispiel

Fallstrick Rechte

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Funktionale Rechte

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Zugriff auf Filterbündel

Zugriff auf Attribute und Prozesskontexte

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Verteilen der erstellten Dashboards

• Standard

• Einzelner und mehrere Nutzer/-innen

• Händisch

• Die resultierende Datei verteilt man dann in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung an die jeweilige Zielgruppe:

  • Dashboards, die für bestimmte, bereits namentlich benannte Benutzerkonten eingestellt werden sollen, werden über die Nutzerverwaltung mit der Aktion “Dashboard-Konfiguration anpassen“ den gewünschten Benutzerkonten zugewiesen (Sammel-Zuweisung für mehrere Benutzerkonten ist möglich).

  • Ein Dashboard, das als Standard für alle Nutzende ohne individuelle Dashboard-Konfiguration (insb. neue Nutzende) verwendet werden soll, muss im jeweiligen AB als “Standard-Dashboard” eingestellt werden.

Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

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Welche Funktionen / Kacheln eignen sich besonders gut je nach Nutzergruppe? (bspw. Modellierer einzelner Prozesse, Gesamtverantwortliche, untersch. Führungskräfte etc.)

• Ein (ausführlicheres) Beispiel findet sich dann unter: Beispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG

• Leute, die neugierig sind, können sich auf Verfügbare Kachel-Typen zusätzlich informieren.

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Wie sollten die Kacheln und Bereiche angeordnet werden. Cluster, Priorität, Bereiche, Thema

Weiterhin sollten Tipps gegeben werden, wie man am besten mit der Herausforderung umgehen kann, dass man das Dashboard unter Anwendung der (ggf. recht weitreichenden) Zugriffsrechte des eigenen Benutzerkontos erstellt, es von den Endanwendern jedoch im Kontext von deren (ggf. abweichenden und nicht so weitreichenden) Zugriffsrechten ausgewertet/angezeigt wird:

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grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln verwenden

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Tipps zur Berücksichtigung der Zugriffsrechte der Endanwender beim Erstellen von Dashboards

Bei der Erstellung von Dashboards für andere Nutzerinnen und Nutzer ist es wichtig, die möglicherweise abweichenden und eingeschränkteren Zugriffsrechte der Zielgruppe im Vergleich zu den eigenen Fachadministrator-Rechten zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass Dashboards wie beabsichtigt angezeigt und genutzt werden können, beachten Sie die folgenden Tipps:

1. Verwendung öffentlicher Filterbündel
   Verwenden Sie grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten, die in den Kacheln dargestellt werden, auch für die Zielgruppe zugänglich sind.

2. Passende Zugriffsrechte auf Attribute für spezifische Kacheln beachten
   Falls eine Kachel ein bestimmtes Attribut verwendet (z. B. für ein Balkendiagramm oder eine Fortschrittsanzeige), stellen Sie sicher, dass dieses Attribut für die Zielgruppe zugreifbar ist. Dies kann durch die Anpassung der Sichteneinstellungen erfolgen, indem eine entsprechende Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen freigeschaltet wird.

3. Passende funktionale Berechtigungen sowie (Ordner-)Zugriffsberechtigungen für spezifische Kacheln beachten
   

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1. Für spezielle Kacheln

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1. , die mit Funktionen

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1. arbeiten, die bestimmte Zugriffsrechte

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1. erfordern (z. B. Lesezeichen für Analysen

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1. oder Prozesskontext-Favoriten), ist es essenziell sicherzustellen, dass die

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1. Zielgruppe

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1. die erforderlichen Rechte besitzt. Dies kann durch die Freischaltung der entsprechenden Funktionen in den passenden Nutzergruppen

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Verwalten mehrere Konfigurationen in der Prozessplattform

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1. erfolgen.

Durch die sorgfältige Beachtung dieser Punkte vermeiden Sie, dass Dashboards für Endanwender unvollständig oder fehlerhaft angezeigt werden, und schaffen eine reibungslose Benutzererfahrung.

TODO Verteilen der erstellten Dashboards

TODO

TODO Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

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