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Vorgehensweise zur Konfiguration von Dashboards für andere Nutzer

Um Dashboards für andere Benutzerinnen und Benutzer zu konfigurieren, verwenden Fachadministratoren Dashboard-Konfigurationsdateien. Die grundlegenden Schritte sind wie folgt:

1. Zusammenstellung des Wunsch-Dashboards

Nutzen Sie den Dashboard-Konfigurations-Assistenten in Ihrem eigenen Benutzerkonto, um das gewünschte Dashboard für den jeweiligen Arbeitsbereich und die Zielgruppe zu erstellen. Passen Sie die Inhalte und Layouts entsprechend den Anforderungen an. Eine Übersicht aller Kachel-Typen finden Sie unter Verfügbare Kachel-Typen.

Tipp: Falls Sie bereits ein eigenes Dashboard für Ihre persönliche Nutzung eingerichtet haben, empfehlen wir, dieses zunächst als Datei zu exportieren und zu sichern. So können Sie es nach Abschluss der Dashboard-Erstellung für andere wieder für Ihr eigenes Benutzerkonto einspielen.

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Abbildung 1: Der Kopfbereichs des Dashboards. Markiert ist die Schaltfläche zum Öffnen des Dashboard-Konfigurations-Assistenten.

2. Export der Konfiguration

Sobald das Dashboard fertiggestellt ist, exportieren Sie es als JSON-Datei. Dieser Export enthält alle Einstellungen und Inhalte des Dashboards. Die Datei wird automatisch nach folgendem Schema benannt: Dashboard-Konfiguration_<Arbeitsbereich Name>_<Datum>.json. Sie können den Dateinamen bei Bedarf anpassen, um ihn später leichter wiederzufinden.

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Abbildung 2: Ausschnitt des Kopfbereichs des Dashboard-Konfigurations-Assistenten. Markiert sind die Funktionen zum Exportieren (rot) und Importieren (grün) einer Dashboard-Konfiguration. Die Funktion zum Umsortieren der Kacheln ist blau markiert.

3. Verteilung der Konfigurationsdatei

Die exportierte JSON-Datei wird anschließend in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung verteilt:

• Zuweisung an bestimmte Benutzerkonten:
  Um das Dashboard für bestimmte, namentlich benannte Benutzerkonten verfügbar zu machen, verwenden Sie in der Nutzerverwaltung die Aktion „Dashboard-Konfiguration anpassen“ (siehe Abb. 3). Dabei können Sie das Dashboard auch mehreren Benutzerkonten gleichzeitig zuweisen. Achten Sie auf die richtige Wahl des Arbeitsbereichs.

• Festlegen eines Standard-Dashboards:
  Möchten Sie ein Dashboard als Standard für alle Nutzenden ohne individuelle Konfiguration verwenden (insbesondere für neue Benutzerinnen und Benutzer), stellen Sie dieses Dashboard im jeweiligen Arbeitsbereich als „Standard-Dashboard“ ein. Wenn Sie kein Standard-Dashboard festlegen, wird automatisch das von PICTURE im Auslieferungszustand bereitgestellte verwendet.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie die Dashboards zielgerichtet und effizient verwalten, ohne dabei Ihre eigene Arbeitsumgebung zu beeinträchtigen.

Tipps zur Berücksichtigung der Zugriffsrechte der Endanwender beim Erstellen von Dashboards

Bei der Erstellung von Dashboards für andere Nutzerinnen und Nutzer ist es wichtig, die möglicherweise abweichenden und eingeschränkteren Zugriffsrechte der Zielgruppe im Vergleich zu den eigenen Fachadministrator-Rechten zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass Dashboards wie beabsichtigt angezeigt und genutzt werden können, beachten Sie die folgenden Tipps:

1. Verwendung öffentlicher Filterbündel
   Verwenden Sie grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln. Dadurch wird sichergestellt, dass die in den Kacheln dargestellten Daten, auch für die Zielgruppe zugänglich sind.

2. Passende Zugriffsrechte auf Attribute für spezifische Kacheln beachten
   Falls eine Kachel ein bestimmtes Attribut verwendet (z. B. für ein Balkendiagramm oder eine Fortschrittsanzeige), stellen Sie sicher, dass dieses Attribut für die Zielgruppe zugreifbar ist. Dies kann durch die Anpassung der Sichteneinstellungen erfolgen, indem eine entsprechende Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen freigeschaltet wird.
   Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in folgenden Abschnitten des Informationsportals: Sichten definieren; Zugriffsrechte auf Sichten für Benutzerkonten und Gruppen einrichten.

3. Passende funktionale Berechtigungen sowie (Ordner-)Zugriffsberechtigungen für spezifische Kacheln beachten
   Für spezielle Kacheln, die mit Funktionen arbeiten, die bestimmte Zugriffsrechte erfordern (z. B. Lesezeichen für Analysen oder Prozesskontext-Favoriten), ist es essenziell sicherzustellen, dass die Zielgruppe die erforderlichen Rechte besitzt. Dies kann durch die Freischaltung der entsprechenden Funktionen in den passenden Nutzergruppen erfolgen.

Durch die sorgfältige Beachtung dieser Punkte vermeiden Sie, dass Dashboards für Endanwender unvollständig oder fehlerhaft angezeigt werden, und schaffen eine reibungslose Benutzererfahrung.

Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

Die Anforderungen an ein Dashboard hängen von der Rolle der Person, für die das Dashboard erstellt wird, ab. Daher ist es wichtig, dass Sie berücksichtigen, wer das Dashboard nutzt, um passende Inhalte bereitzustellen. Einen Überblick aller Kachel-Typen finden Sie auf der Seite Verfügbare Kachel-Typen. Weil eine pauschale Beantwortung der Dashboard-Anforderungen nicht möglich ist, haben wir im Folgenden ein einige beispielhafte Anregungen zusammengestellt.

Beispiel: Modellierinnen und Modellierer
Für Personen, die primär modellieren, stellt sich möglicherweise die Frage “Was ist für mich aktuell in der Prozessplattform zu tun?”. Daher sind zum Beispiel Informationen über Aufgaben, Kommentare, die zuletzt bearbeiten Prozesse und gegebenenfalls eine Statusübersicht relevant. Diese Inhalte können über die Kachel-Typen Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage), Kommentare, Zuletzt von mir bearbeitet, für mich relevante Inhalte und Status-Statistik angezeigt werden. Falls Sie die Verantwortung für die Modellerstellung und -pflege dezentral auf Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen aufgeteilt haben, so bietet es sich ggf. an, für die Kacheln “Für mich relevante Inhalte“ und “Status-Statistik” zusätzlich geeignete Filterbündel zu hinterlegen (Beispiel: “zeige nur Prozesse, deren ‘Verantwortliche Organisationseinheit’ der Fachbereich 4 oder eine untergeordnete Organisationseinheit ist“).

Beispiel: Projektleitungen von Prozessmanagement-Initiativen

Für die Leiterinnen und Leiter von Projekten, die sich mit der Umsetzung von Prozessmanagment-Initiativen (z.B. Maßnahmen zur Prozessdigitalisierung, Prozessverbesserung) befassen, könnte es relevant sein, schnell Antworten auf die folgenden Fragen zu erhalten: “Wie weit sind wir mit dem Gesamtvorhaben? Und was muss als nächstes priorisiert werden?”. Daher sind zum Beispiel Kacheln des Typs Fortschrittsanzeige, Status-Statistik und Attribut-Statistiken relevant. Auch die Kachel-Typen Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage), Kommentare und Schnelleinstieg in Analysen könnten interessant sein.
Ein ausführliches Beispiel für das (fiktive) Beispiel eines “Chief Digital Officers”, der die Prozessplattform zum Fortschrittscontrolling für die OZG-Umsetzung relevanter Prozesse in seiner Organisation nutzt, finden sie unterBeispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG. Dort wird detailliert beschrieben, wie sie verschiedene Fortschrittsanzeigen konfigurieren können um auf den ersten Blick einen Übersicht über den Fortschritt des Projektes zu erhalten.