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Die tabellengestütze Analyse kann in verschiedenen Anwendungsfällen tabellarische Ansicht kann für verschiedene Einsatzzwecke genutzt werden, in denen Sie einen Überblick über Ihr Prozessregister, oder auch Ihre Prozessmodell Prozessmodelle und Prozesskontexte wünschen. Die tabellengestütze Analyse Sie bietet dazu flexible Filterfunktionen an, die Ihnen die Auswertung verschiedenster Daten ermöglicht.

Für neue Nutzer Anwender haben wir auf dieser Seite einmal einen Überblick gesammeltgeschaffen, für welche Anwendungsfälle wir die tabellengestützte Analyse tabellarische Ansicht vorsehen. Wichtig In der praktischen Verwendung ist dabei insb. insbesondere die korrekte Auswahl der verschiedenen möglichen verschiedenster Filter von Bedeutung. Weiter unten finden Sie zudem ein konkretes Praxis-Beispiel, wo die exakten Schritte in der Prozessplattform erklärt werden.

Anwendungsfälle

...

Beispiele für Einsatzszenarien

Grundsätzliche Einsatzmöglichkeiten aller tabellarischen Ansichten

Folgende Einsatzzwecke werden von allen verfügbaren tabellarischen Ansichten (für Prozesssteckbriefe, für Detailmodelle etc.) unterstützt:

• Überblick über den Umfang der in einem Arbeitsbereich gepflegten Daten gewinnen (

  • Welche Attribute sind wie gut/systematisch erfasst?

  • Welche Daten stehen mir zu Auswertungszwecken zur Verfügung?

  )

• Datenpflege / Aktualisierung von Daten , die in Freitext-Attributen enthalten sind, vorbereiten ( vorbereiten

  • Zeige mir z.B.

  zeige mir

  • alle Stellen, an denen ein bestimmter zu aktualisierender Hyperlink vorkommt, damit ich weiß, wo ich

  den

  • diesen überall ändern muss

  )

...

Tabellarische Ansicht für Prozess-Steckbriefe

• Recherche im Prozessregister anhand komplexer Filterkriterien, (z.B. zwecks Priorisierung von Aktivitäten im Prozessmanagement (klassische )

  • Klassische Prozessregister-Abfrage

  ; jetzt

  • , aber mit besseren Einblicken in die ausgewerteten Daten

  )

• Nutzwertanalyse konzipieren (Explorative Auseinandersetzung mit den erfassten Daten: )

  • Welche Datenbasis liegt überhaupt vor?

  • Welche sinnvollen "Cluster" für die Scoring-relevanten Attribute könnte ich bilden?

  )

...

Tabellarische Ansicht für Detailmodelle

• für Analyse- und Optimierungszwecke relevante Stellen in den Prozessen finden (=> einfache Auswertbarkeit dank Nutzung der PICTURE-Methode)

  zeige

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Medienbrüchen kommt (Bausteinkategorie "Medienwechsel")

  • zeige Zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Bezahlvorgängen kommt (Bausteinkategorie Baustein "Einzahlung/Auszahlung durchführen")

  • zeige Zeige mir alle zeitintensiven Abstimmungen (Baustein "Rücksprache durchführen", Bearbeitungszeit > 5 min)

  • zeige Zeige mir alle Aktivitäten, bei denen Daten in ein bestimmtes IT-System eingegeben werden (Baustein "Daten in EDV übernehmen", Attribut "Software (Eingabesystem)")

• Anonymisierung von Prozessmodellen vorbereiten (z.B. vor Weitergabe an Externe per Prozessnetzwerk o.ä.): Suchen )

  • Suche nach problematischen Textfragmenten und dabei alle "irgendwo im Prozessmodell versteckten" Daten im Blick (und unter Kontrolle) haben

• Datenflussanalyse durchführen (zeige

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen Dokumente ein- bzw. ausgehen, sowie den jeweiligen Kontext

  ) *)

• Analyse der Nutzung von IT-Systemen durchführen (zeige

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen IT-Systeme genutzt werden, sowie den jeweiligen Kontext

  ) *)

*) Damit das gut praktikabel ist, brauchen wir realistischerweise “persistierbare” Tabellenkonfigurationen.

...

Tabellarische Ansicht für Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

• Recherche in Leistungskatalogen anhand der Attribute der Katalogeinträge (z.B. LeiKa, KGSt-Prozesskatalog, OZG-Umsetzungskatalog) bei Nutzung der Prozesskontext-Kataloge "Dokumente" und "Software" zur Dokumentation der Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Katalog-Einträge: Recherche nach Verantwortlichkeiten; turnusmäßige Wiedervorlagen o.ä. im Blick behaltenanhand der Attribute der Katalogeinträge

• Mit Prozesskontext-Elementen verknüpfte Prozesse identifizieren anhand einer Filterung im Datenbestand der Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

  • Zeige mir alle Prozesse, die zu LeiKa-Leistungen der Typen “2/3” oder “3” gehören

  • Zeige mir alle Prozesse, die zu OZG-Leistungen mit der kommunalen Priorität 1 gehören

Praxis-Beispiel - Prozesse für Nutzwertanalyse vorbereiten

Um die bei einer Prozessoptimierung relevantesten Prozesse zu ermitteln, bietet Ihnen die Prozessplattform die Nutzwertanalyse an. Nicht immer ist doch bereits zu Anfang vorbestimmteindeutig, nach welchen Kriterien die Nutzwertanalyse ausgeführt werden sollte. Hier kann es hilfreich sein explorativ in den zu analysierenden Prozessen zu prüfenerproben, welche Bedeutsamkeit bestimmte Steckbriefattribute haben. Hierfür können Sie sich die tabellengestützte Analyse tabellarische Ansicht zu Nutze machen.

Um auf diese Art eine Nutzwertanalyse in unserem Beispiel vorzubereiten, wählen Sie im Prozessregister alle Prozesse (oder die aus den relevanten Fachbereichen) aus und öffnen diese mit der tabellengestützen Analysetabellarischen Ansicht. Ein häufig spannedes besonders spannendes Kriterium für die Nutzwertanalyse ist häufig die Fallzahl eines Prozesses. Zuerst wollen wir uns daher nun ein Überblick über die Fallzahlen unserer Prozesse verschaffen. Hierzu können wir uns die Filterfunktion zu nutze Nutze machen, um die Datenmenge bereits etwas einzugrenzen, indem wir nur Prozes Prozesse mit einer Fallzahl von >300 betrachten (1) betrachten. Dabei erhalten wir direkt eine Vorschau (2) eine Vorschau, wie viele Prozesse unseren Kriterien entsprechen.

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In nächsten Schritt können wir nun die so bereits eingeschränkten vorgefilterten Prozesse überprüfen und ein Gefühl dafür entwickeln, in welchen Größenordnungen sich die Fallzahl bewegt, um hier sinnvolle Werte die Fallzahlen bewegen. Basierend darauf können wir sinnvolle “Größenordnungsbänder” für Score-Werte verschiedener “Größenordnungsbänder” bei der Nutzwertanalyse zu ermittelnfestlegen.

Ergänzend können wir in diesem Schritt über den Filter “nur leere Zellen anzeigen” auch prüfen, ob es u.U. Datenlücken gibt, die Auswirkungen auf das Ergebnis unserer Nutzwertanalyse haben.

Auf diesen Weg können wir nun auch für weitere Attribute verfahren, die für uns u.U. für eine Nutzwertanalyse von Bedeutung sind. Dabei können wir uns auch die Möglichkeit zu Nutze machen, dass wir direkt mehrer mehrere Filter gleichzeitig verwenden kombinieren können.