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Im Modul “Prozesskontexte” stehen Ihnen verschiedene Import-Assistenten zur Verfügung, mittels derer Sie aus externen Quellen verschiedenen Prozesskontext-Daten direkt in Ihre Prozessplattform importieren (und diese Daten auf Wunsch auch regelmäßig aktuell halten) können:
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie den im Modul “Prozesskontexte → Leistungen” verfügbaren Assistenten zum Import von Produkt-, Leistungs- und Prozesskatalogen aus sogenannten “externen Datenquellen” entsprechenden Import-Assistenten bedienen. Tipp: Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Datenquellen Ihnen zur Verfügung stehen? Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verfügbare externe Datenquellen für Prozesskontext-Importe . |
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Überblick und Hintergründe
Das Modul “Prozesskontexte” verfügt über einen Import-Assistenten, mit dessen Hilfe Sie auf einfache Art und Weise verschiedene Produkt-, Leistungs- und Prozesskataloge von externern Herausgebern (z.B. FITKO, Bundesinnenministerium, KGSt) direkt in den Prozesskontext “Leistungen” Ihres Prozessplattform-Arbeitsbereichs übernehmen und (im Falle von Fortschreibungen an diesen Katalogen) laufend aktuell halten könnenkönnen.
Sofern Sie die entsprechenden kostenpflichtigen Erweiterungsmodule “Form-Solutions-Katalog” bzw. “Rechtsnormenkatalog PICTURE / Walhalla” lizensiert haben, steht ihnen ein entsprechender Assistent auch für den Prozesskontext “Dokumente” bzw. “Rechtsgrundlagen” zur Verfügung. Alle im Folgenden am Beispiel des Prozesskontextes “Leistungen” beschriebenen Funktionen stehen dann analog auch in den anderen o.g. Prozesskontexten zur Verfügung.
In Abstimmung mit den Herausgebern überwacht die PICTURE GmbH die offiziellen digitalen Publikationskanäle der jeweiligen Kataloge. Die aktuelle Fassung der Kataloge jedes Katalogs überführen wir in einem automatisierten Verfahren in ein Datenformat, das für die Übernahme in die PICTURE-Prozessplattform optimiert ist und stellen entsprechende . Entsprechende Import-Vorlagen stellen wir in geschützten Downloadbereichen, sogenannten “externen Datenquellen”, zentral für alle Anwenderinnen und Anwender der Prozessplattform bereit.
Der Betreiber Ihrer Prozessplattform kann Ihre Prozessplattform lässt sich an diese Datenquellen anschließen. Der Wenn Sie einen Import-Lauf aus einer solchen Quelle durchführen, lädt der Import-Assistent der Prozessplattform kann die Katalogdaten dann auf Wunsch direkt “im Hintergrund” für Sie herunterladen herunter und spielt sie in den aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform einspielenein, ohne dass Sie dazu selbst mit Zugangsdaten, Importvorlage-Dateien o.ä. hantieren müssen.
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Den Import-Assistenten können Sie nicht nur zum einmaligen Einspielen eines Katalogs nutzen. Ebenso sind “Update-Importe” möglich, um z.B. nach einer inhaltlichen Fortschreibung eines Katalogs die Änderungen in “Ihre” Kopie des Katalogs in Ihrer Prozessplattform zu übernehmen. Starten Sie dazu einfach einen neuen Import-Lauf und die Prozessplattform erkennt automatisch die Änderungen gegenüber dem derzeit bei Ihnen gespeicherten Stand und trägt diese nach.
Den Zeitpunkt und die Häufigkeit, mit der Sie ggf. Update-Importe durchführen möchten, bestimmen Sie hierbei selbst. Ein automatische (zeit- oder ereignisgesteuerte) Aktualisierung Ihrer Kopie des Katalogs erfolgt nicht.
Falls Sie Ihre Prozessplattform von der PICTURE GmbH betreiben lassen, sind die Datenquellen für den LeiKa sowie den OZG-Umsetzungskatalog bereits standardmäßig vorkonfiguriert. Auf Anfrage kann exklusiv für KGSt-Mitglieder auch die Datenquelle für den KGSt-Prozesskatalog freigeschaltet werden. Weitere externe Datenquellen sind bei Lizensierung der optionalen Erweiterungsmodule “Form-Solutions-Katalog” und “Rechtsnormenkatalog PICTURE / Walhalla” verfügbar.
Sie betreiben Ihre Prozessplattform selbst und möchten diese an eine externe Datenquelle anschließen? Wenden Sie sich dazu gerne an unseren Support!
(Einmalige) Vorbereitungen
Stellen Sie zunächst sicher, dass folgende Vor dem ersten Import eines Katalogs aus einer externen Datenquelle sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, um damit Sie den Import-Assistenten vollumfänglich nutzen zu können:
alle Alle Nutzer, die Import-Läufe durchführen sollen, verfügen über Schreibzugriff auf den Prozesskontext “Leistungen”.
in In Ihrem Arbeitsbereich sind im Steckbrief für Prozesskontext-Elemente vom Typ “Leistung” alle Attribute eingerichtet, die über die jeweilige Datenquelle bereitgestellt werdenalle .
Tipp: Welche Attribute Sie hierzu ggf. einrichten müssen, können Sie auf den Seiten mit der Detail-Dokumentation der jeweiligen externen Datenquelle nachlesen. Dort stellen wir Ihnen auch jeweils eine sog. “Änderungslisten-Datei” bereit, mit der Sie die vorhandenen Attributkonfiguration Ihres Arbeitsbereichs einfach anpassen können:
Hinweise zum Einspielen der Änderunsglisten-Dateien finden Sie im Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/579272801/nderungen+zwischen+Konfigurationen+bertragen#%C3%84nderungsliste-einlesen .
Alle Nutzer, die Import_-Läufe durchführen sollen, haben Zugriff auf eine Attribut-Sicht, in der Schreibzugriff auf die o.g. Steckbrief-Attribute freigeschaltet ist.
Attribute, die über eine Änderungsliste eingespielt werden, sind standardmäßig in allen Sichten für Schreibzugriffe freigeschaltet. Weiterführende Informationen zur Einstellung der Sichtenzugriffsrechte finden Sie im Abschnitt Attribut-Sichten konfigurieren .
Import durchführen
Um einen Import-Lauf aus einer externen Datenquelle vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Modul “Prozesskontexte” und wählen Sie den Prozesskontext “Leistungen” aus.
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Sie sehen zunächst eine Auflistung aller Attribute, die über die Datenquelle verfügbar sind und die bei diesem Import-Lauf in Ihrem Arbeitsbereich Ihren Arbeitsbereich eingespielt werden könnten, da sie dort bereits angelegt und gleichzeitig für Sie schreibbar sind.
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Falls über die Datenquelle Angaben in zusätzlichen Attributen des Leistungs-Steckbriefs zur Verfügung gestellt werden, die in Ihrem Arbeitsbereich jedoch bisher nicht eingerichtet oder zumindest nicht für Sie schreibbar sind, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis: TODO Screenshot
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Tipp: Sie können den Import ungeachtet der fehlenden bzw. für Sie nicht schreibbaren Attribute durchführen. Es werden dann einfach die übrigen Angaben aus der Datenquelle übernommen.
Falls in Ihrem Arbeitsbereich bisher gar keines der bereitgestellten Attribut eingerichtet bzw. für Sie schreibbar ist, werden zumindest die Namen der einzelnen Katalogeinträge sowie deren hierarchische Struktur importiert.
Wenn Sie die Attribute zu einem späteren Zeitpunkt
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einrichten bzw. Schreibzugriff hierauf erhalten, können die
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bei den vorherigen Import-Läufen ignorierten Steckbrief-Attribute
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durch einen späteren Import-Lauf nachgetragen werden.
Klicken Sie auf “Importvorschau anzeigen” um mit dem Import-Vorgang fortzufahren.
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Wenn Sie mit den in der Vorschau angezeigten Änderungen einverstanden sind und diese nun in Ihren Datenbestand übernehmen wollen, klicken Sie anschließend auf “Änderungen durchführen”. Alternativ können Sie den Import-Lauf per Klick auf das Schließen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters abbrechen.
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Nach Abschluss des Import-Vorgangs erhalten Sie eine Übersicht über die durchgeführten Änderungen. Diese ist analog zur Import-Vorschau aufgebaut. (Tipp: Über die Import-Historie, s. unten, können Sie die Ergebnis-Ansicht auch nach dem Schließen des Import-Assistenten 180 Tage lang einsehen.)
An dieser Stelle verfügen Sie nun über eine aktuelle Kopie des Katalogs aus der ausgewählten externen Datenquelle im aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform.
Import nachbereiten
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Falls Sie die aus den externen Datenquellen bezogenen Kataloge systematisch mit Ihrer Prozessdokumentation verknüpfen möchten, sollten Sie im Nachgang zu einem erfolgreich durchgeführten Import-Lauf den Anpassungsbedarf Ihrer Prozessdokumentation prüfen:
Katalogeinträge wurden hinzugefügt: Prüfen Sie, ob sich in Ihrer Prozessdokumentation ggf. bereits Prozesse befinden, die einem neuen Katalogeintrag zugeordnet werden sollten.
Katalogeinträge wurden verändert: Prüfen Sie, ob es in den Detail-Angaben (Attributen), die zum jeweiligen Katalogeintrag “mitgeliefert” werden, ggf. inhaltliche Änderungen gab, die Anlass für eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem entsprechenden verknüpften Prozess geben (z.B. Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen).
Katalogeinträge wurden entfernt: Prüfen Sie, ob entfernte (und daher in Ihrer Prozessplattform in den Bereich “Per Import entfernte Elemente” verschobene) Katalogeinträge in Ihrer Prozessdokumentation referenziert wurden. Wenn ja, sollten Sie diese Referenzen entfernen und ggf. alternative Katalogeinträge verknüpfen. (Tipp: Oft ist der Hintergrund für einen Entfernung, dass ein Prozess / eine Leistung im Katalog neu abgegrenzt wurde. Daher wird im gleichen Import-Lauf oft ein passender Ersatz-Eintrag ergänzt.)
Zur systematischen Nachbereitung eines Import-Laufs steht für Administratoren in der Prozessplattform die Import-Historie aller erfolgreichen Importe der vergangenen 180 Tage zur Verfügung.
Um diese zu öffnen, klicken Sie im Modul “Prozesskontexte” auf den entsprechenden Button in der Werkzeugleiste des jeweiligen Prozesskontextes.
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Es wird Ihnen zunächst eine Tabelle mit einer Übersicht aller erfolgreichen Importe der vergangenen 180 Tage angezeigt:
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Klicken Sie auf eine der Tabellenzeilen, um eine Detail-Ansicht der in diesem Lauf durchgeführten Änderungen zu sehen.
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Die Bereiche mit den Detailangaben zu den jeweiligen Kategorien (hinzugefügte / geänderte / gelöschte Elemente) sind initial zugeklappt. Klicken Sie auf die eine der Zeilen, um die einzelnen konkret betroffenen Katalogeinträge anzeigen zu lassen.
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Falls ein oder mehrere andere Informationsobjekte aus Ihrer Prozessplattform (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten) mit diesem Katalogeintrag verknüpft ist, wird dies durch einen blauen Pfeil am Beginn der jeweiligen Zeile kenntlich gemacht.
Klicken Sie auf die entsprechende Zeile der Ansicht, um die referenzierenden Informationobjekte anzeigen zu lassen:
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So können Sie gezielt diejenigen Informationsobjekte auffinden, die im Rahmen der Nachbereitung eines Import-Laufs auf inhaltliche Anpassungsbedarfe geprüft und ggf. bearbeitet werden sollten.
Tipp: Um zu kennzeichnen, dass Sie entsprechende Anpassungsbedarfe geprüft und nötigenfalls durchgeführt haben, können Sie die “erledigt?”-Checkboxen neben der jeweiligen Tabellenzeile nutzen.