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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit sogenannten “Arbeitsbereichen” die in Ihrer Prozessplattform gespeicherten Inhalte untergliedern die für den Regel-Betrieb benötigten Arbeitsbereiche festlegen Ihre in der Prozessplattform hinterlegten Inhalte effektiv strukturieren können. Lernen Sie, wie Sie:
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🎯 Zweck
Die in der Prozessplattform verwalteten Daten (Prozess-Steckbriefe und -Modelle, Organigramm, Leistungskatalog etc.) werden in Form von sogenannten “Arbeitsbereichen” organisiert.
Ein Arbeitsbereich ist ein in sich abgeschlossener "Datencontainer" innerhalb Ihrer PICTURE-Prozessplattform. Jeder Arbeitsbereich umfasst ein eigenes Prozessregister (d.h. eigene Prozesse und Prozesslandkarten), eigene Prozesskontexte (Organisationseinheiten und Stellen, Dokumente, Leistungen etc.) und eine eigene Methodenkonfiguration (d.h. eigene Attribut-Sichten, eigene Attribute und eigene ProzessbausteineProzessbaustein-Typen).
Die Zugriffberechtigungen für Nutzer und Gruppen in Ihrer PICTURE-Prozessplattform werden für jeden Arbeitsbereich separat vergeben.
Außerdem können die Daten (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontext-Elemente , etc.) in Ihrer PICTURE-Prozessplattform nur innerhalb eines Arbeitsbereiches verknüpft werden. Arbeitsbereiche übergreifende Verknüpfungen sind nicht möglich.
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| Tipp |
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Für den Einstieg empfehlen wir Ihnen, maximal zwei Arbeitsbereiche zu verwenden:
Auch im Dauerbetrieb reichen diese für die meisten Einsatzzwecke absolut aus. Da der Umgang mit “vielen” vielen Arbeitsbereichen die Komplexität bei Anwendung und Administration deutlich erhöht, empfehlen wir Ihnen, weitere Arbeitsbereiche nur mit gutem Grund und nach entsprechender Abwägung der Auswirkungen einzurichten. |
Im Auslieferungszustand enthält Ihre Prozessplattform einen leeren Arbeitsbereich mit der Bezeichnung “Basis-Arbeitsbereich”. Wir empfehlen Ihnen, diesen als Ihren “ProduktivProduktiv-Arbeitsbereich” Arbeitsbereich zu verwenden. (Gerne können Sie ihn entsprechend umbenennen und mit einer Beschreibung hinterlegen, um ihn für die Anwender-/innen gut nachvollziehbar zu kennzeichnen. Das entsprechende Vorgehen wird im folgenden erläutert.)
Sofern Sie in der Testphase eine Testversion mit Beispiel-Daten genutzt haben und diese durch den PICTURE-Support (unter Beibehaltung aller enthaltenen Daten) bei der Beschaffung Ihrer Lizenzen in eine reguläre Installation haben umwandeln lassen, so verfügen Sie i.d.R. über weitere Arbeitsbereiche mit branchenspezifischen Testdaten Beispieldaten (vgl. Screenshot aus einer Testversion für öffentliche Einrichtungen aus dem kommunalen Bereich). Diese verschiedenen Arbeitsbereiche sind nach Abschluss der Testphase i.d.R. nicht mehr erforderlich und könnten ggf. für Anwender/-innen außerhalb dem Kreis des Kreises der Fachadministratoren verwirrend sein.
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Daher empfehlen wir Ihnen, den Arbeitsbereich mit den für Ihre Zwecke am Besten passenden Beispieldaten zum Arbeitsbereich für “Test- und Schulungszwecke” umzufunktionieren (z.B. den Arbeitsbereich “Querschnittsprozesse”) und die übrigen ggf. nicht mehr benötigte Arbeitsbereiche zu löschen.
\uD83D\uDCD8 Schritt-für-Schritt-Anleitung
Gehen Sie wie folgt vor, um auf Basis der vorhandenen Beispiel-Daten aus der Testphase Ihre Arbeitsbereiche für den regulären Betrieb einzurichten.
Arbeitsbereichsübersicht öffnen
Öffnen Sie die Arbeitsbereichsverwaltung, indem Sie im Hauptmenü auf “Verwaltung” klicken. Die Ansicht “Arbeitsbereiche” ist dort standardmäßig vorausgewählt (vgl. Screenshot oben).
Relevante Arbeitsbereiche passend beschriften
Klicken Sie in der Zeile des “Basis-Arbeitsbereichs“ auf das Aktions-Menü am rechten Rand der Zeile und wählen Sie die Aktion “Stammdaten bearbeiten“ aus.
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Nehmen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster die passende Benennung des Arbeitsbereichs vor und bestätigen Sie den Dialog per Klick auf den Button “OK”.
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Wiederholen Sie dies für den Arbeitsbereich, den Sie als Test- und Schulungsbereich nachnutzen möchten (z.B. “Querschnittsprozesse”).
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Überflüssige Arbeitsbereiche löschen
Löschen Sie alle anderen von Ihnen nicht mehr benötigten Arbeitsbereiche. Klicken Sie dazu auf das Aktionsmenü am rechten Rand der entsprechenden Tabellenzeile und wählen Sie die Aktion “Arbeitsbereich löschen“ aus. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage per Klick auf den Button “Löschen”.
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Ggf. leeren Arbeitsbereich für Test- und Schulungszwecke anlegen
Für Testzwecke sowie für den Einsatz in internen Schulungen für Ihre Anwenderinnen und Anwender kann es sinnvoll sein, einen separaten Arbeitsbereich anzulegen. Dort können die Funktionen der Prozessplattform uneingeschränkt ausprobiert werden, ohne dabei evtl. versehentlich “echte” Daten aus der Produktivumgebung zu überschreiben bzw. zu löschen.
Um einen solchen Arbeitsbereich anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in der Übersicht der Arbeitsbereiche auf das “+”Symbol zum Anlegen eines neuen Arbeitsbereichs und wählen Sie die Aktion “Arbeitsbereich auf Basis von bestehender Konfiguration anlegen” aus.
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Füllen Sie dann im sich öffnenden Dialogfenster die im folgenden Screenshot markierten Felder aus. Achten Sie darauf, dass unter “Arbeitsbereichs-Vorlage” derjenige Arbeitsbereich ausgewählt ist, den Sie als Produktiv-Umgebung verwenden möchten. Klicken Sie abschließend auf “Anlegen”.
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| Tipp |
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Tipp: Legen Sie den Schulungsarbeitsbereich erst an, wenn Sie mit der Konfiguration Ihres Produktiv-Arbeitsbereichs zufrieden sind, dann stimmen die verwendete Konfigurationen überein. |
\uD83D\uDCCB Verwandte Artikel
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Online-Informationsportal: Arbeitsbereiche verwalten: In diesem Artikel erhalten Sie ausführliche Informationen, für welche Zwecke wir die Bildung verschiedener Arbeitsbereiche empfehlen und wie Sie Arbeitsbereiche anlegen, verändern und löschen können.
Arbeitsbereiche pflegen - PICTURE Informationsportal 3.25 - Confluence (atlassian.net): In diesem Abschnitt des Online-Informationsportals finden Sie ausführliche Informationen über verschiedene Einstellungen, die Sie arbeitsbereichsspezifisch anpassen können, z.B. die Konfiguration der PICTURE-Methode (=> welche Welche Informationen können für die verschiedenen Informationsobjekte wie Prozesse, Prozess-Bausteine, Organisationseinheiten, Stellen etc. erfasst werden?), Druckeinstellungen oder die Konfiguration von Workflows zur Arbeit mit Ihrer Prozessdokumentation.