Auf dieser Seite lernen Sie die einzelnen Funktionsbereiche des Cockpits kennen.
Inhaltsverzeichnis
Dashboard
Das Dashboard ist die zentrale Startseite Ihres Cockpits und bietet Ihnen einen schnellen Überblick über alle für Sie relevanten Informationen. Es lässt sich individuell an Ihre persönlichen Bedürfnisse und die Anforderungen Ihres Arbeitsbereichs anpassen. Ausführliche Anleitungen zum Anpassen des Dashboards finden Sie unter: Dashboard individuell anpassen.
Der hier gezeigte Screenshot zeigt den Auslieferungszustand des Dashboards, also das Standard-Layout, das Ihnen von Anfang an zur Verfügung steht. In diesem Zustand sind bereits wichtige Kennzahlen und praktische Navigationshilfen integriert, unter anderem:
Aktuelle Kennzahlen über das Prozessregister: Verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über Anzahl und Typen von Prozessinhalten sowie deren jeweiligen Status.
Die „Zuletzt von mir bearbeitet“-Kachel: Hier finden Sie direkt Ihre zuletzt bearbeiteten Prozesse, um nahtlos an Ihre vorherigen Aufgaben anzuknüpfen.
„Meine offenen Aufgaben (nächste 90 Tage)“-Kachel: Diese zeigt Ihnen anstehende Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit sortiert, sodass Sie Fristen stets im Blick haben.
“Status des Prozessregisters”-Kachel: Erkennen Sie auf einen Blick, wie viele Prozesse in welchem Bearbeitungszustand sind.
Alle genannten Kacheln bieten direkte Navigationsmöglichkeiten: Ein Klick führt Sie gezielt zu weiterführenden Informationen oder Detailansichten.
Anpassungsmöglichkeiten
Das Dashboard kann durch jede Nutzerin oder jeden Nutzer individuell gestalt werden und an die individuellen Bedürfnisse und Aufgabenstellungen angepasst werden. Eine Auflistung aller Kachel finden Sie unter: Dashboard individuell anpassen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine neue Standardkonfiguration des Dashboards zu hinterlegen welche für jede neue Person oder jeden Account ohne ein händisch verändertes Dashboard verwendet wird
Weitere Funktionen im Überblick
Neben den Kacheln und Kennzahlen bietet das Dashboard eine Reihe von zusätzlichen Funktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern:
Neue Inhalte erstellen: Mit einem Klick auf „Neue Inhalte erstellen“ können Sie in einem Dialog direkt neu Prozessregisterinhalte erstellen.
Profilmenü: Über das Profilmenü (oben rechts) können Sie Ihre persönlichen Einstellungen vornehmen, das Passwort ändern, den Bareierfreiheitsmodus aktivieren oder sich abmelden.
Hilfemenü: Hier finden Sie nützliche Hinweise, Dokumentationen und Support-Informationen. Dort finden Sie ebenfalls einen Link um schnell in dieses Informationsportal zu gelangen.
Arbeitsbereichswechsel: Im oberen rechten Bereich des Dashboards können Sie zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln, um jeweils den passenden inhaltlichen Kontext aufzurufen.
Suche: Mit der Suchfunktion greifen Sie schnell auf benötigte Inhalte und Informationen zu, ohne lange durch das Prozessregister navigieren zu müssen. Die Suchergebnisse werden Ihnen auf der Suche-Unterseite angezeigt.
Mit diesen Funktionen und individuell anpassbaren Kacheln bietet das Dashboard eine zentrale Anlaufstelle, um Ihren Arbeitsalltag auf der Prozessplattform effizient zu gestalten.
Meine Inhalte
Die Unterseite „Meine Inhalte“ bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, mit den für Sie relevanten Prozessregisterinhalten zu arbeiten. Im Folgenden sehen Sie einen Screenshot dieser Seite und erhalten eine Erläuterung der dargestellten Elemente.
Aufbau und Funktion der Liste:
Jeder Eintrag in der Liste zeigt den Typ, den Titel sowie den Status des jeweiligen Prozessregisterinhalts an. Zusätzlich wird mit einem Icon am Ende des Titels angezeigt, ob für den Eintrag ein Kommentar oder eine Aufgabe vorliegt. Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, öffnet sich der entsprechende Prozessregister-Eintrag im Viewer in einem neuen Browser-Tab. Sollte der Barrierefreiheitsmodus aktiviert sein, wird statt des regulären Viewers automatisch eine barrierefreie Darstellung geöffnet.
Tipp: Zur weiteren Detailbetrachtung wird Ihnen oben Rechts ein Link zur Tabellarischen Ansicht angeboten. Mit diesem können Sie die Steckbriefe der gerade angezeigten Prozesse einfach in der tabellarischen Ansicht einsehen.
Reiter
Die Reiter oberhalb der Liste ermöglichen Ihnen, gezielt auszuwählen, welche Inhalte angezeigt werden sollen.
Reiter | Inhalte |
|---|---|
Eigene Modelle | Unter diesem Reiter werden alle Prozessregisterinhalte aufgelistet, für die Sie als verantwortliche Person hinterlegt sind. |
Favoriten | Hier sehen Sie alle Prozessregisterinhalte , die Sie zuvor als Favorit markiert haben. So greifen Sie schnell auf häufig benötigte Modelle zu. |
Filterbündel (zusätzliche Reiter) | Für jedes von Ihnen favorisierte (Prozessregister-)Filterbündel wird ein eigener Reiter angezeigt. Damit haben Sie jederzeit die Möglichkeit die angezeigten Inhalte an Ihre Bedürfnisse anzupassen. |
Aufgaben / Kommentare
Die Unterseite „Aufgaben“ bietet Ihnen eine Übersicht über für Sie relevante Kommentare und Aufgaben, damit Sie sich einen schnellen Überblick über offene Themen verschaffen können.
Diese Unterseite steht im Barrierefreiheitsmodus nicht zur Verfügung, da noch nicht alle Inhalte barrierefrei zugänglich sind.
Offene Kommentare
Sie können diesen Abschnitt nur sehen, wenn Sie das funktionale Recht “Modelle und Prozesskontexte kommentieren“ besitzen oder mindestens einen Prozesskontext bearbeiten dürfen. Wenn Sie keinen Prozesskontext sehen können, wird Ihnen die Kennzahl für Prozesskontexte nicht angezeigt.
Falls Sie nicht mir Aufgaben arbeiten dürfen, dann wird Ihnen diese Unterseite unter der Bezeichnung “Kommentare” angezeigt.
Der Abschnitt „Offene Kommentare“ ist in zwei Bereiche unterteilt:
Meine Modelle: Hier sehen Sie die Anzahl offener Kommentare im Prozessregister zu den Modellen, für die Sie als verantwortliche Person hinterlegt sind, sowie in Prozesskontexten, für die Sie Schreibrechte besitzen.
Von mir verfasst: Dieser Bereich zeigt ausschließlich die von Ihnen selbst erstellten offenen Kommentare.
Ein Klick auf die Kennzahl für das Prozessregister leitet Sie direkt ins Prozessregister weiter. Dort ist bereits ein entsprechender Filter eingestellt, um Ihnen die relevanten Kommentare anzuzeigen. Hovern Sie mit der Maus über eine Kennzahl, wird Ihnen eine Aufschlüsselung der Kommentare nach den zugehörigen Prozesskontexten angezeigt. Wenn Sie einen der aufgeschlüsselten Einträge anklicken, gelangen Sie direkt zum entsprechenden Prozesskontext.
Meine offenen Aufgaben
Sie können diesen Abschnitt nur sehen, wenn Sie das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” besitzen.
Im Abschnitt „Meine offenen Aufgaben“ werden Ihnen alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen zugewiesen sind und entweder kein Fälligkeitsdatum oder eine Frist innerhalb der nächsten 90 Tage haben.
Die Aufgaben sind nach ihrem Fälligkeitsdatum sortiert. Zusätzlich wird Ihnen die verbleibende Zeit bis zur Frist angezeigt. Besitzt eine Aufgabe ein Erinnerungsdatum, erscheint ein Dreieck mit Ausrufezeichen als Hinweis, dass diese Aufgabe besondere Aufmerksamkeit erfordert.
Per Klick auf den Aufgabentitel wechseln Sie direkt zur Detailansicht der jeweiligen Aufgabe und per Klick auf das Bezugselement werden Sie direkt zum Bezugselement der Aufgabe weitergeleitet.
Suche
Die Unterseite „Suche“ ermöglicht Ihnen, schnell und unkompliziert gezielt nach Inhalten zu suchen. Sie können Prozesse, Prozesslandkarten und Prozesskontexte durchsuchen.
Suchfeld
Geben Sie im Suchfeld den gewünschten Begriff ein, um relevante Inhalte zu ermitteln.
Mehr Details dazu, wie Suchergebnisse ermittelt werden und Informationen zur Suchsyntax finden Sie unter Volltextsuche auf dem Cockpit.
Filtermöglichkeiten
Auf der linken Seite können Sie auswählen welche Inhalte durchsucht werden sollen. Zur Auswahl stehen Prozesse, Prozesslandarten und Prozesskontexte. Falls Sie nicht alle Filtermöglichkeiten sehen, dann fehlen Ihnen die Rechte um auf diese Inhalte zuzugreifen.
Suchergebnisse
Auf der rechten Seite werden die gefundenen Inhalte übersichtlich aufgelistet, zusammen mit einer kurzen Beschreibung, um den Kontext besser einschätzen zu können. Wenn Sie in Element anklicken wird dies im Viewer, bzw. in der barrierefreien Ansicht geöffnet.
Aktivitäten
Die Unterseite „Aktivitäten“ bietet Ihnen eine übersichtliche Chronik aller für Sie relevanten Ereignisse. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Änderungen und Aktionen zuletzt in Ihren Prozessregisterinhalten vorgenommen wurden.
Diese Seite wird nur angezeigt, wenn unter Rechtliches und Datenschutz die Aktivitäten-Strom anzeigen aktiviert ist.
Diese Unterseite steht im Barrierefreiheitsmodus nicht zur Verfügung, da noch nicht alle Inhalte Barrierefrei zugänglich sind.
Wenn der Aktivitätenstrom in Ihrem Mandanten aktiviert ist, werden die Ereignisse “erstellt“, “importiert“, “umbenannt“, “neue Version gespeichert“, “Status geändert“, “Version wiederhergestellt“, “gelöscht“ und “aus dem Papierkorb wiederhergestellt“ protokolliert. Die folgenden Informationen und Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Benutzer und Ereignisse: Jeder Eintrag zeigt an, welcher Benutzer eine Aktivität durchgeführt hat und um welche Aktion es sich handelt.
Zeitangabe: Neben jeder Aktivität finden Sie den Zeitpunkt, zu dem diese ausgeführt wurde. So können Sie genau nachvollziehen, wann eine Änderung vorgenommen wurde. Bei Einträgen die älter sind als 24 Stunden wird lediglich der Tag angezeigt. Außerdem werden alle Aktivitäten älter als 180 Tage gelöscht.
Markierung neuer Aktivitäten: Eine gestrichelte Linie markiert, ab welcher Stelle Aktivitäten angezeigt werden, die seit Ihrer letzten Abmeldung stattgefunden haben.
Aktivitäten löschen: Wenn Sie Administrator-Rechte besitzen können Sie mit der Maus über einen Eintrag hovern. Dadurch wird Ihnen ein Mülltonnen-Symbol angezeigt. Mit diesem können Sie den Eintrag dauerhaft aus der Aktivitätenliste löschen.
Weitere Aktivitäten laden: Am unteren Ende der Liste finden Sie eine Schaltfläche, über die Sie ältere Aktivitäten nachladen können.