Inhaltsverzeichnis

Welche Dashboards sollten Sie konfigurieren

• Standard Dashboard

• Rollenspezifische Dashboards

  • Modellierende

  • Vorgesetzte

  • Administratoren

• Qualitätssicherung

Erstellung einer Dashboard-Konfigurationen

Um einen neue Dashboard-Konfiguration zu erstellen müssen Sie auf Ihrem Dashboard Ihre aktuelle Konfiguration mit der gewünschten überschreiben und anschließend exportieren. Im Folgenden werden wir Ihnen die dazu empfohlen Schritte beschreiben und Sie auf einige wichtige Punkte hinweisen.

Öffnen Sie den Dashbaord-Konfigurations-Assistenten. Dazu Klicken Sie auf Ihrem Dashboard auf das Zahnrad-Symbol.

In diesem Dialog wird immer Ihre aktuell aktive Konfiguration gezeigt. Jeder Nutzer kann nur eine Konfiguration besitzen. Daher empfehlen wir zunächst Ihre aktuelle Konfiguration zu sichern. Eine Sicherung können Sie in diesem Assistenten erstellen indem Sie auf die Schaltfläche “Konfiguration herunterladen” klicken. Speichern Sie diese Datei und bewahren Sie diese an einer Stelle auf, an der Sie diese gut wiederfinden können um Sie später wieder herzustellen.

Als nächstes empfehlen wir die Konfiguration zu leeren. Dazu klicken Sie bei jedem Bereich auf “Bereich löschen” (Tonnen-Symbol). Selbstverständlich können Sie auch von einer bestehenden Konfiguration ausgehen, idem Sie eine solche importieren (siehe …).

Einen neuen Bereich können Sie nun per Klick auf “Bereich hinzufügen” anlegen. Wir empfehlen diesen Bereich einen aussagekräftige Überschrift zu geben. Optional können Sie diese aber auch leer lassen, wodurch für den Bereich keine Überschrift angezeigt wird. Dadurch können Sie zwar ein etwas minimalistischeres Layout erzielen, Sie reduzieren aber auch die Barrierefreiheit, da Screenreader weniger Informationen ausgeben und weniger Sprungmarken zur Navigation anbieten können. Auch beim Layout können Sie zwischen einspaltiger oder zweispaltiger Darstellung entscheiden. In den meisten Fällen empfiehlt sich die zweispaltige Variante, da Sie kompakter ist und auf kleinen Bildschirmen zu Verbesserung der Lesbarkeit automatisch einzeilig wird.

In dem zuvor angelegtem Bereich können Sie nun Kacheln hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche. Im nun angezeigtem Dialog können sie aus vielen verschiedenen Kachel-Typen auswählen. Auf der Seite Verfügbare Kachel-Typen finden Sie eine Auflistung aller Kacheln aus denen Sie auswählen können. Wenn Sie eine Kachel ausgewählt haben wird Ihnen anschließend der Konfigurationsdialog für diese Kachel eingestellt. Häufig können Sie über ein Filterbündel festlegen auf welche Prozessregisterinhalte sich die Kachel beziehen soll. Einige Kacheln bieten auch die Möglichkeit einen Titel oder die verwenden Farben festzulegen. Sie können beliebig viele Kachel hinzufügen. Es empfiehlt sich aber auf die relevanten zu beschränken. Falls Sie sich bei der Anordnung unsicher sind, können Sie diese auch zunächst unsortiert hinzufügen und erst zum Schluss an die korrekte Stelle eines Bereichs verschieben. Ebenfalls können Sie Ihre bisherigen Änderungen anwenden um einen Eindruck dafür zu bekommen wie das aktuelle Dashboard zur Zeit aussieht und ob Kachel-Konfigurationen das gewünschte Ergebnis liefert.

Sind Sie mit dem konfiguriertem Dashboard zufrieden, dann können Sie diese mit der Funktion <Link + Verweis auf Bild> exportieren. Die Exportierte Datei finden Sie in Ihrem Download-Ordner im Windows-Explorer und hat einen Dateinamen nach folgendem Schema. Es ist sinnvoll die Datei umzubenennen, damit die Datei leicht wiederverwendet werden kann. Zum Beispiel könnten Sie die Zielgruppe, den Arbeitsbereich und das Erstellungsdatum im Dateinamen verwenden. Speichern Sie diese Datei an einem Ort ab, um Sie zu einem späterem Zeitpunkt wiederverwenden zu können. Einen Tipp zur Ablage der Dateien finden Sie unter <Referenz auf unteren Abschnitt>

Ein Beispiel wie Sie ein konkretes Dashboard erstellen können haben wir für Sie auf der Seite Beispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG

• Link zu Beispiel

Fallstrick Rechte

• Funktionale Rechte

• Zugriff auf Filterbündel

• Zugriff auf Attribute und Prozesskontexte

  • Evlt. Sichten

Verteilen der erstellten Dashboards

• Standard

• Einzelner und mehrere Nutzer/-innen

• Händisch

• Die resultierende Datei verteilt man dann in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung an die jeweilige Zielgruppe:

  • Dashboards, die für bestimmte, bereits namentlich benannte Benutzerkonten eingestellt werden sollen, werden über die Nutzerverwaltung mit der Aktion “Dashboard-Konfiguration anpassen“ den gewünschten Benutzerkonten zugewiesen (Sammel-Zuweisung für mehrere Benutzerkonten ist möglich).

  • Ein Dashboard, das als Standard für alle Nutzende ohne individuelle Dashboard-Konfiguration (insb. neue Nutzende) verwendet werden soll, muss im jeweiligen AB als “Standard-Dashboard” eingestellt werden.

Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

• Welche Funktionen / Kacheln eignen sich besonders gut je nach Nutzergruppe? (bspw. Modellierer einzelner Prozesse, Gesamtverantwortliche, untersch. Führungskräfte etc.)

  • Ein (ausführlicheres) Beispiel findet sich dann unter: Beispiel: Konfiguration eines Dashboard in der Rolle eines Chief Digital Officer für OZG

  • Leute, die neugierig sind, können sich auf Verfügbare Kachel-Typen zusätzlich informieren.

• Wie sollten die Kacheln und Bereiche angeordnet werden. Cluster, Priorität, Bereiche, Thema

• Weiterhin sollten Tipps gegeben werden, wie man am besten mit der Herausforderung umgehen kann, dass man das Dashboard unter Anwendung der (ggf. recht weitreichenden) Zugriffsrechte des eigenen Benutzerkontos erstellt, es von den Endanwendern jedoch im Kontext von deren (ggf. abweichenden und nicht so weitreichenden) Zugriffsrechten ausgewertet/angezeigt wird:

  • grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln verwenden

  • wenn für eine Kachel ein bestimmtes Attribut eingestellt werden muss (z.B. Balkendiagramm der Attributausprägungen, Fortschrittsanzeige), dann sollte darauf geachtet werden, dass dieses Attribut über entsprechende Sichteneinstellungen für die gewünschte Zielgruppe zugreifbar ist (z.B. durch Freischaltung einer entsprechenden Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen)

  • wenn spezielle Kacheln verwendet werden, die mit Funktionen zusammenspielen, die bestimmte Zugriffsrechte voraussetzen (z.B. Lesezeichen für Analysen, Prozesskontext-Favoriten), ist sicherzustellen, dass die Nutzer aus der Zielgruppe des Dashboards die nötigen Zugriffsrechte haben (z.B. durch Freischaltung der entsprechenden Funktionen in passenden Nutzergruppen)

Verwalten mehrere Konfigurationen in der Prozessplattform

• Ablegen als Dokumente in den Prozesskontexten als Konfigurations-Bibliothek