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Übersicht über Nutzwert-Analyse-Konfigurationen

Für alle Anwendungsfälle der Nutzwert-Analyse muss zunächst die Übersicht über alle Nutzwert-Analyse-Konfigurationen aus dem Prozessregister heraus geöffnet werden. Dazu wird das Benutzerrecht "Analysen ausführen" benötigt. Falls Sie die Analyse nur auf einen Teil der im Arbeitsbereich enthaltenen Prozesse ausführen wollen, müssen Sie diese vor dem Öffnen des Dialoges markieren oder entsprechende Filterkriterien konfigurieren. Wenn Sie keine Prozesse markieren und keine Filterkriterien ausgewählt haben, wird die Analyse auf alle im Arbeitsbereich enthaltenen Prozesse ausgeführt, auf die der aktuell eingeloggte Nutzer mindestens Lesezugriff hat.

Per Klick auf den markierten Menü-Eintrag öffnet sich der Übersichtsdialog. In diesem werden alle vorhandenen Nutzwert-Analyse-Konfigurationen inklusive Ersteller und Erstelldatum aufgelistet. Außerdem erhalten Sie hier einen Hinweis über die von Ihnen ausgewählte Datengrundlage. Sie können zu analysierende Prozesse vor dem Öffnen des Dialoges entweder explizit per Klick oder implizit über die aktuell eingestellten Filterkriterien auswählen. Haben Sie Prozessregister Einträge weder per Klick noch per Filter ausgewählt, werden alle in diesem Arbeitsbereich für Sie lesbaren Prozesse analysiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass in der Datengrundlage mindestens ein Prozess enthalten sein muss, damit die Analyse ausgeführt werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein wird die Information zur Datengrundlage in einer gelben Warn-Box angezeigt und Sie können keine Analyse starten.

Nutzwert-Analyse-Konfiguration

Analyse-Konfiguration anlegen

Eine neue Nutzwert-Analyse-Konfiguration kann über den "Neue Analyse-Konfiguration anlegen"-Button im Übersichtsdialog (s.o.) angelegt werden. Bei Klick auf den Button öffnet sich ein Dialog mit einer leeren Analyse-Konfiguration

Attribute hinzufügen

Attribute können über das Drop-Down-Menü links unten im Dialog hinzugefügt werden. In dem Drop-Down-Menü stehen alle Einfachauswahl-, Mehrfachauswahl-, Zahlen-, und Zeitattribute zur Verfügung, auf die der eingeloggte Nutzer mindestens Lese-Zugriff hat. Bei den Zeitattributen ist zusätzlich zu beachten, dass das Attribut nur die Standard PICTURE-Zeiteinheiten beinhaltet (s. Umrechnungsfaktoren der Standard-Zeiteinheiten). Zum Hinzufügen eines Attributes muss das gewünschte Attribut im Drop-Down-Menü ausgewählt werden und dann per "+"-Button rechts neben dem Menü bestätigt werden. Die Attribute im Drop-Down-Menü sind analog zur Arbeitsbereich-Konfiguration angeordnet.

Alle hinzugefügten Attribute werden im linken Bereich des Dialoges aufgelistet. Für eine gültige Analyse-Konfiguration müssen mindestens zwei Attribute hinzugefügt werden, ist dies nicht der Fall wird neben dem Drop-Down-Menü ein Warnsymbol hinter der Summe aller Gewichtungen angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über das Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Wenn bei der Überführung der Attribut-Ausprägung zu Score-Werten eine fehlerhafte Eingabe gemacht wurde bzw. das Attribut gerade erst hinzugefügt wurde, wird dies ebenfalls durch ein Warnsymbol in der Attribut-Liste kenntlich gemacht. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über das Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Attribut-Gewichtungen festlegen

Die Attribut-Gewichtungen werden rechts in der Auflistung der hinzugefügten Attribute per Textfeld festgelegt. Die Gewichtung muss größer als 0 und kleiner als 100 sein, ist dies nicht der Fall wird statt einem %-Zeichen hinter dem Eingabefeld ein Warnsymbol angezeigt.Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt. Bei der Festlegung der Gewichtungen gilt: Je höher die Gewichtung, desto relevanter das Attribut für den definierten Analyse-Anwendungefall.

Die Attribut-Gewichtungen müssen so gewählt werden, dass die Summe aller Gewichtungen immer 100% ergibt. Die Summe aller Attribut-Gewichtungen wird rechts neben dem Drop-Down-Menü zum Hinzufügen neuer Attribute angezeigt. Ist die Summe nicht 100 wird anstatt eines %-Zeichens ein Warnsymbol angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt (s.o).

Score-Werte festlegen

Um die Score-Werte für die Attribut-Ausprägungen festzulegen muss das gewünschte Attribut per Klick aus der Attributliste ausgewählt werden. Die Score-Werte können dann im rechten Bereich des Dialoges erfasst werden, dabei muss je nach Attribut-Datentyp unterschiedlich vorgegangen werden. Für alle Attribut-Datentypen gilt aber, dass die Score-Werte nicht kleiner als 0 sein dürfen und mindestens ein Score-Wert pro Attribut größer als 0 sein muss, ist dies nicht der Fall wird ein Warnsymbol angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt. Beider Festlegung der Score-Werte gilt:  Je höher der  Score-Wert, desto relevanter die Attribut-Ausprägung für den definierten Analyse-Anwendungefall. Score-Werte sind immer nur im Kontext eines einzelnen Attributes relevant, sie haben keinerlei Auswirkung auf die Gewichtung der Attribute.

Score-Werte für Einfachauswahlattribute festlegen

Bei der Festlegung der Score-Werte für Einfachauswahlattribute muss für jede mögliche Ausprägung ein Score-Wert festgelegt werden. Dazu werden im rechten Bereich des Dialoges alle Optionen mit zugehörigen Textfeldern für die Erfassung der Score-Werte aufgelistet (s.o.).

Score-Werte für Mehrfachauswahlattribute festlegen 

Wie bei Einfachauswahlattributen muss bei der Festlegung der Score-Werte für Mehrfachauswahlattribute für jede mögliche Ausprägung ein Score-Wert festegelegt werden. Zusätzlich muss bei Mehrfachauswahlattributen noch ein maximaler Score-Wert zur Deckelung festgelegt werden. Der Deckelungswert wird erfasst, da die Möglichkeit besteht, dass bei Mehrfachauwahlattribute der maximal erreichbare Wert erst erreicht werden soll, wenn mehrere Ausprägungen im Prozesssteckbrief ausgewählt wurden. Der maximale Score-Wert muss daher mindestens so groß sein, wie der größte festgelegte Score-Wert für eine Ausprägung des Attributes. Ist dies nicht der Fall, wird ein Warnsymbol neben dem Eingabefeld für die Deckelung angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Score-Werte für Zahlenattribute festlegen

Bei der Festlegung der Score-Werte für Zahlenattribute müssen zunächst Ausprägungsabschnitte festgelegt werden, für die ein Score-Wert angegeben werden kann. Die Ausprägungsabschnitte müssen festgelegt werden, da in einem Steckbrief bei dem Ausfüllen von Zahlenattributen eine beliebige Zahl eingegeben wird und kein voreingestellter Zahlenwert der mit Score-Wert bewertet werden könnte. Nachdem man ein Zahlenattribut zur Analyse-Konfiguration hinzugefügt hat sind initial zwei Ausprägungsabschnitte vorhanden. Diese beiden Ausprägungsabschnitte müssen ausgefüllt werden und können auch nicht gelöscht werden.

Abschnitt hinzufügen

Zusätzlich zu den zwei "Pflichtabschnitten" können beliebig viele weitere Ausprägungsabschnitte hinzugefügt werden. Dazu muss auf den Button "Neuen Abschnitt hinzufügen" geklickt werden. Beim Hinzufügen neuer Abschnitte ist zu beachten, dass das Limit eines Ausprägungsabschnittes (Textfeld mit "<" Zeichen) immer größer als das Limit des Vorgänger-Abschnittes ist. Ist dies nicht der Fall, wird ein Warnsymbol neben dem Eingabefeld für das Limit angezeigt. Sobald im Dialog ein Warnsymbol angezeigt wird kann die Analyse-Konfiguration nicht gespeichert werden. Fährt man mit der Maus über dieses Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Abschnitt entfernen

Ein hinzugefügter Abschnitt kann über das Mülleimer-Symbol rechtes neben der Score-Wert-Festlegung wieder entfernt werden. Das Symbol taucht auf, wenn man mit der Maus über die Zeile in der ein Ausprägungsabschnitt festgelegt wird fährt.

Letzer Abschnitt

Um sicherzugehen, dass jeder im Steckbrief eingegebene Wert bei der Ausführung der Analyse in einen Score-Wert überführt werden kann, ist es nicht möglich das Limit des letzten Abschnittes frei zu wählen. Das Limit des letzen Abschnittes entspricht immer dem Limit des vorletzen Abschnittes. So können alle Werte, die kleiner gleich dem Limit des vorletzen Abschnittes sind und alle Werte, die größer als das Limit des Letzen Abschnittes sind bewertet werden. 

Score-Werte für Zeitattribute festlegen

Die Festlegung der Score-Werte für Zeitattribute funktioniert genauso wie bei Zahlenattributen mit dem Unterschied, dass bei der Festlegung der Ausprägungsabschnitte auch die Zeiteinheiten berücksichtigt werden müssen.

Umrechnungsfaktoren der Standard-Zeiteinheiten

Die PICTURE-Standard-Zeiteinheiten werden nach folgenden Umrechnungsfaktoren umgerechnet:

 Attribute entfernen

Um ein Attribut aus einer Analyse-Konfiguration zu entfernen, muss das zu entfernende Attribut zunächst ausgewählt werden. Dann kann es über das Mülleimer-Symbol rechts oben im Dialog entfernt werden.

Neue Analyse-Konfiguration Speichern

Sind alle Warnsymbole beseitigt, kann die Analyse-Konfiguration über den "Speichern als..." -Button gespeichert werden. Bei Klick auf den Button öffnet sich zunächst ein Dialog, in dem eine Bezeichnung für die Analyse-Konfiguration eingegeben werden muss.

Die Bezeichnung muss innerhalb des Arbeitsbereiches eindeutig sein. Ist die eingegebene Bezeichnung nicht eindeutig wird eine Warnung angezeigt. Wenn eine eindeutige Bezeichnung eingegeben wurde kann die Analyse-Konfiguration über den "Speichern"-Button gespeichert werden.

Analyse-Konfiguration bearbeiten

Um eine Analyse-Konfiguration zur Bearbeitung zu öffnen muss auf das Stift-Symbol in der Zeile der zu Bearbeitenden Analyse-Konfiguration im Übersichtsdialog (s.o.) geklickt werden. Das Symbol wird angezeigt, wenn man mit der Maus über die passende Zeile fährt. Beim Klick auf das Symbol öffnet sich der im Kapitel "Analyse-Konfiguration anlegen" beschrieben Dialog mit der ausgewählten Analyse-Konfiguraiton. Die Analyse-Konfiguration kann dann wie im genannten Kapitel beschrieben bearbeitet werden.

Bearbeitete Analyse-Konfiguration speichern

Öffnet man eine Analyse-Konfiguration zur Bearbeitung steht neben dem "Speichern als"-Button auch ein "Speichern"-Button zur Verfügung. Klickt man auf den "Speichern"-Button wird die geöffnete Analyse-Konfiguration mit dem aktuell im Dialog angezeigten Stand überschrieben.

Bearbeitete Analyse-Konfiguration speichern als

Bei der Bearbeitung einer Analyse-Konfiguration steht weiterhin der "Speichern als"-Button zur Verfügung. Bei Klick auf den Button öffnet sich wie beim Anlegen einer Analyse-Konfiguration ein Dialog, in dem eine Bezeichnung für die Analyse-Konfiguration eingegeben werden muss. Die Bezeichnung muss innerhalb des Arbeitsbereiches eindeutig sein. Ist die eingegebene Bezeichnung nicht eindeutig wird eine Warnung angezeigt. Wenn eine eindeutige Bezeichnung eingegeben wurde kann die Analyse-Konfiguration über den "Speichern"-Button gespeichert werden. Bei Klick auf den "Speichern"-Button wird eine neue Analyse-Konfiguration mit den vorher festgelegten Daten erstellt. Die zur Bearbeitung geöffnete Analyse-Konfiguration bleibt auf dem Stand, der vor der Bearbeitung aktuell war.

Analyse-Konfiguration löschen

Um eine Analyse-Konfguration zu Löschen, muss auf das Mülleimer-Symbol in der Zeile der zu löschenden Analyse-Konfiguration im Übersichtsdialog (s.o.) geklickt werden. Das Symbol wird angezeigt, wenn man mit der Maus über die passende Zeile fährt.

Bei Klick auf das Symbol öffnet sich ein Dialog, der per Klick auf "Löschen" bestätigt werden muss, um die Analyse-Konfiguration unwiderruflich zu löschen.

Analyse-Konfiguration anwenden

Um eine Analyse-Konfiguration anzuwenden muss auf das Abspielen-Symbol in der Zeile der anzuwendenden Analyse-Konfiguration im Übersichtsdialog (s.o.) geklickt werden. Das Symbol wird angezeigt, wenn man mit der Maus über die passende Zeile fährt. Bei Klick auf das Symbol öffnet sich ein neuer Browser-Tab, in dem das Ergebnis der Analyse angezeigt wird (s. Anwenderleitfaden zur Nutzwert-Analyse#Ergebnisdarstellung). Es wird die im Hinweistext beschriebene Datengrundlage analysiert. Sie können Datengrundlage bzw. die zu analysierenden Prozesse vor dem Öffnen des Dialoges entweder explizit per Klick oder implizit über die aktuell eingestellten Filterkriterien auswählen. Haben Sie Prozessregister Einträge weder per Klick noch per Filter ausgewählt, werden alle in diesem Arbeitsbereich für Sie lesbaren Prozesse analysiert. Bitte berücksichtigen Sie, dass in der Datengrundlage mindestens ein Prozess enthalten sein muss, damit die Analyse ausgeführt werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein wird die Information zur Datengrundlage in einer gelben Warn-Box angezeigt und Sie können keine Analyse starten.

Die Analyse-Konfiguration im Arbeitsbereichkontext

Da die Attribute, welche die Basis einer Nutzwert-Analyse-Konfiguration bilden, in der Arbeitsbereichkonfguration festgelegt werden, ist eine Nutzwert-Analyse-Konfiguration immer abhängig von der jeweiligen Arbeitsbereichkonfiguration. Das bedeutet, dass bei Änderungen der Arbeitsbereichkonfiguration ggf. auch Analyse-Konfigurationen angepasst werden müssen. Ob es einen Anpassungsbedarf gibt wird immer vor der Bearbeitung einer Analyse-Konfiguration, vor der Anwendung einer Analyse-Konfiguration und beim neu Laden der Ergebnisseite geprüft und ggf. in einem Dialogfenster angezeigt bzw. in Form einer Fehlermeldung angezeigt. In dem Dialog-Fenster wird aufgelistet, welche in der Analyse-Konfiguration enthaltenen Attribute aus der Arbeitsbereichkonfiguration entfernt wurden und welche Attribut in der Arbeitsbereichkonfiguration verändert wurden.

Um die Analyse-Konfiguration wieder verwenden zu können muss dies zunächst überarbeitet werden. Dazu muss auf den Button "Nutzwert-Analyse-Konfiguration überarbeiten" geklickt werden. Bei Klick auf den Button öffnet sich der Dialog zum Anlegen bzw. Bearbeiten einer Analyse-Konfiguration. Dabei ist zu beachten, dass alle in der Arbeitsbereichkonfiguration entfernten Daten automatisch auch aus der Analyse-Konfiguration entfernt wurden. Außerdem wurden alle in der Arbeitsbereichkonfiguration hinzugefügten Daten automatisch auch zur Analyse-Konfiguration. In der Arbeitskonfiguration können folgende Daten entfernt bzw. hinzugefügt werden, die Auswirkungen auf eine Nutzwert-Analyse haben könnten:

Veränderte bzw. im Vergleich zur Arbeitsbereichkonfiguration veraltete Attribute werden im Bearbeitungsdialog durch ein "Abgelaufen"-Warnsymbol markiert. Fährt man mit der Maus über das Symbol wird ein Hinweistext angezeigt, welcher Auskunft über die tatsächlich entfernten bzw. hinzugefügten Daten gibt.

Durch die Änderungen in der Arbeitsbereichkonfiguration kann es passieren, dass in einer Analyse-Konfiguration wieder Warnsymbole angezeigt werden, die vorher beim Speichern nicht angezeigt wurden. Um die überarbeitete Analyse-Konfiguration wieder speichern zu können muss dafür gesorgt werden, dass alle Warnsymbole wieder verschwinden. Dabei können die Fehlermeldungen, die an den Warnsymbolen angezeigt werden, wenn man mit der Maus darüber fährt als Hilfestellung dienen.

Ergebnisdarstellung

Konnte eine Nutzwert-Analyse-Konfiguration erfolgreich angewandt werden, wird das Ergebnis auf einer neuen Seite in einem neuen Browser-Tab angezeigt. Das Ergebnis wird sowohl als Diagramm als auch als Detail-Tabelle angezeigt.

Ergebnis als Diagramm

Auf der Ergebnisseite wird das Analyse-Ergebnis unter anderem als Balkendiagramm angezeigt. Im Balkendiagramm wird für jeden analysierten Prozesssteckbrief ein Balken angezeigt. An der Höhe des Balkens kann der erreichte Nutzwert-Score abgelesen werden, dabei gilt je höher der Balken, desto relevanter das Ergebnis. Um den genauen Nutzwert-Score abzulesen, kann man mit der Maus über die einzelnen Balken fahren, dann wird eine Infobox angezeigt. Das Balkendiagramm ist immer absteigend sortiert.

Ergebnis als Detail-Tabelle

Neben dem Balkendiagramm wird das Ergebnis auch als (Detail-) Tabelle dargestellt. In der Tabelle wird für jeden analysierten Prozessesteckbrief eine eigene Zeile angezeigt. In jeder Zeile kann die Prozessbezeichnung, der erreichte Nutzwert-Score und der normierte Score-Wert für jedes in der Analyse-Konfiguration enthaltene Attribut abgelesen werden. Ergebnisse von Attributen, die nicht ausgefüllt sind werden orange hinterlegt und mit einem Warnsymbol markiert. Fährt man mit der Maus über das Warnsymbol wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Alle Prozesse, die in der Detail-Tabelle aufgeführt sind können per Klick auf die Prozessbezeichnung geöffnet werden.

Bewertungsdetails des Nutzwert-Scores einsehen

Um die Berechnung des Nutzwert-Score besser nachvollziehen zu können, gibt es einen Pop-Over-Hinweis an jedem Nutzwert-Score, der angezeigt wird, wenn man mit der Maus über das Ergebnis fährt. In dem Hinweis wird aufgelistet, wie sich die einzelnen Attribut-Scores und der Nutzwert-Score zusammensetzt. Die dabei zugrundeliegenden Werte sind im unten abgebildeten Screenshot farblich markiert.

Bewertungsdetails der Attribut-Score-Werte einsehen

Um die Berechnung der normierten Score-Werte besser nachvollziehen zu können, gibt es einen Pop-Over-Hinweis an jedem normierten Score-Wert, der angezeigt wird, wenn man mit der Maus über das Ergebnis fährt. In dem Hinweis wird angezeigt, welche Attribut-Ausprägung in dem Prozesssteckbrief ausgewählt wurde, und wie diese im Bezug auf den maximal erreichbaren Score-Wert für das Attribut zu bewerten ist.

Ergebnisseite neu laden

Über das "Neu laden"-Symbol oben links in der Toolbar können Sie das Analyse-Ergebnis, z.B. nachdem sie Ihre Prozesse überarbeitet haben, bequem neu laden.

Analyse-Konfiguration von der Ergebnisseite aus bearbeiten

Über das "Analyse-Konfiguration"-Symbol oben links in der Toolbar können Sie die Analyse-Konfiguration nachträglich von der Ergebnisseite aus bearbeiten und anwenden. So haben Sie die Möglichkeit schnell und bequem auszuprobieren, wie sich Konfigurationsänderungen auf die Analyse-Ergebnisse auswirken.

Nachdem Sie die Analyse-Konfiguration bearbeitet haben, können Sie diese per Klick auf "Speichern und Ergebnis neu laden" direkt speichern und neu ausführen.

FAQ

Ich kann den Übersichts-Dialog nicht öffnen, da der Menü-Eintrag fehlt

Um Analysen auszuführen wird die Berechtigung "Analysen ausführen" benötigt. Wenn man diese Berechtigung nicht besitzt wird der Menü-Eintrag für die Analysen nicht angezeigt. Um diese Berechtigung zu bekommen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer PICTURE-Prozessplattform.

Das Attribut, was ich hinzufügen möchte taucht nicht im Drop-Down-Menü auf

Für die Nutzwert Analyse können nur Einfachauswahl-, Mehrfachauswahl-, Zahlen- und Zeitattribute verwendet werden. Bei den Zeitattributen ist zusätzlich zu beachten, dass das Attribut nur die Standard PICTURE-Zeiteinheiten beinhaltet (s. Umrechnungsfaktoren der Standard-Zeiteinheiten). Neben der Beschränkung der Attribut-Datentypen werden die zur Auswahl stehenden Attribute zusätzlich durch die Sichten der Nutzer beschränkt. Es können nur Attribute verwendet werden auf die der aktuell eingeloggte Nutzer mindestens eine Lese-Berechtigung hat. Um diese Berechtigung zu bekommen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer PICTURE-Prozessplattform.

Der Speichern/ Speichern als... -Button ist ausgegraut

Eine Nutzwert-Analyse kann nur gespeichert werden, wenn im gesamten Dialog kein Warnsymbol angezeigt wird. Überprüfen Sie alle Score-Wert Überführungen auf Warnsymbole. Falls im gesamten Dialog kein Warnsymbol mehr angezeigt wird und Sie trotzdem nicht speichern können, wenden Sie sich an support@picture-gmbh.de.