Funktionsweise der Nutzwert-Analyse (Beispiel-Szenario)
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- Tim Rohmann
Auf dieser Informationsportal-Seite wird die Funktionsweise bzw. Ergebnis-Berechnung der Nutzwert-Analyse anhand eines Beispiel-Szenarios erläutert. Wie sie die Nutzwert-Analyse in der PPP anwenden erfahren sie auf folgender Informationsportal-Seite: Anwenderleitfaden.
Inhaltsverzeichnis
Datengrundlage
Prozesssteckbriefe
Folgende Prozesssteckbriefe sollen in diesem Beispiel-Szenario mit Hilfe der Nutzwert-Analyse analysiert werden:
Nutzwert-Analyse-Konfiguration
Zur Berechnung eines Nutzwert-Scores muss neben der Attribut-Gewichtung (prozentualer Wert zwischen 0 und 100) auch ein Score-Wert (numerischer Wert > 0) für die einzelnen Attribut-Ausprägungen der zu analysierenden Attribute festgelegt werden. Der Score-Wert gibt an, wie relevant eine Attribut-Ausprägung für den Anwendungsfall der Analyse ist. Daher gilt: Je höher der Score-Wert, desto relevanter die Attribut-Ausprägung für den bestimmten Anwendungsfall. Bei der Festlegung der Score-Werte muss je nach dem welcher Attribut-Datentyp vorliegt unterschiedlich vorgegangen werden:
- Einfachauswahl: Für jede mögliche Ausprägung wird ein Score-Wert festgelegt.
- Mehrfachauswahl: Für jede mögliche Ausprägung wird ein Score-Wert festgelegt. Außerdem wird ein maximaler Score-Wert zur Deckelung erfasst (d.h. der volle Attribut-Score wird erreicht, sobald die Summe der Score-Werte den angegebenen maximalen Score-Wert erreicht)
- Zahlen: Festlegung von Intervallen mit einem fest zugeordneten Score-Wert.
- Zeit (bzw. Zahlen-Attribut mit Zeiteinheit): Festlegung von Intervallen mit einem fest zugeordneten Score-Wert.
Für dieses Beispiel-Szenario wird im folgenden eine Nutzwert-Analyse-Konfiguration dargestellt, welche alle für die Analyse zur Auswahl stehenden Attribut-Datentypen enthält. Diese Nutzwert-Analyse-Konfifuration könnte zum Beispiel genutzt werden, um herauszufinden, welche Prozesse am meisten Potential zur genaueren Betrachtung aufweisen, wenn ein Prozessoptimierungsprojekt im Bereich Bauen und Liegenschaften ansteht.
| Attribut | Datentyp | Gewichtung | Begründung/ Kommentar | Attribut-Ausprägungen | Score-Wert (in Punkten) | Begründung/ Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Verbesserungspotenziale (Einschätzung) | Einfachauswahl | 30 % | Das Attribut "Verbesserungspotentiale" hat für Prozessoptimierungsprojekte hohe Relevanz für die Auswahl der zu betrachtenden Prozesse, daher wird eine hohe Gewichtung vergeben. | keine | 0 | Prozesse mit einem hohen Verbesserungspotential sollten bei einem Prozessoptimierungsprojekt vor Prozessen mit geringerem Verbesserungspotential betrachtet werden. Daher hat die Attribut-Auprägung "hoch" den höchsten Score-Wert und die Ausprägung "keine" den niedrigsten. |
| gering | 1 | |||||
| mittel | 2 | |||||
| hoch | 3 | |||||
| Politische Bedeutsamkeit | Einfachauswahl | 25 % | Das Attribut "Politische Bedeutsamkeit" hat bei einem Prozessoptimierungsprojekt im Bereich Bauen und Liegenschaften hohe Relevanz für die Auswahl der zu betrachtenden Prozesse, daher wird eine hohe Gewichtung vergeben. | keine | 0 | Prozesse mit hoher politischer Bedeutsamkeit sollten bei einem Prozessoptimierungsprojekt im Bereich Bauen und Liegenschaften vor Prozessen mit geringer politischer Bedeutsamkeit betrachtet werden. Daher hat die Attribut-Ausprägung "hoch" den höchsten Score-Wert und die Ausprägung "keine" den niedrigsten. |
| gering | 1 | |||||
| mittel | 2 | |||||
| hoch | 3 | |||||
| Fallzahl pro Jahr | Zahl | 20 % | Das Attribut "Fallzahl pro Jahr" hat für Prozessoptimierungsprojekte hohe Relevanz für die Auswahl der zu betrachtenden Prozesse, daher wird eine hohe Gewichtung vergeben. | < 10 | 1 | Prozesse mit hoher Fallzahl sollten bei einem Prozessoptimierungsprojekt vor Prozessen mit geringer Fallzahl betrachtet werden. Daher werden die Prozesse mit hoher Fallzahl mit einem höheren Score-Wert bewertet. |
| < 100 | 2 | |||||
| < 1000 | 3 | |||||
| > 1000 | 4 | |||||
| Bearbeitungszeit (pro Fall/geschätzt) | Zeit | 15 % | Das Attribut "Bearbeitungszeit" hat für ein Prozessoptimierungsprojekt im Bereich Bauen und Liegenschaften im Vergleich zu den anderen Ausgewählten Attributen eine geringer Relevanz. | < 8 Stunden | 1 | Prozesse mit langer Bearbeitungszeit sollten bei einem Prozessoptimierungsprojekt vor Prozessen mit kurzer Bearbeitungszeit betrachtet werden. Daher werden die Prozesse mit langen Bearbeitungszeiten mit einem höheren Score-Wert bewertet. |
| < 50 Tage | 2 | |||||
| > 50 Tage | 3 | |||||
| Auftraggeber | Mehrfachauswahl | 10 % | Das Attribut "Auftraggeber" hat für ein Prozessoptimierungsprojekt im Bereich Bauen und Liegenschaften im Vergleich zu den anderen Ausgewählten Attributen eine geringer Relevanz. | maximaler Score-Wert / Deckelung | 3 | Der maximale Score-Wert wurde auf 3 Punkte festgelegt, da so Prozesse, die "Bürger/in" ausgewählt haben automatisch die höchste Punktzahl erreichen, aber Prozesse, die mehrere Ausprägungen ausgewählt haben auch noch die höchste Punktzahl für dieses Attribut erreichen können. |
| Bürger/in | 3 | Prozesse die "Bürger/in" als Auftraggeber ausgewählt haben sind für das anstehende Projekt am wichtigsten. Außerdem haben Prozesse, die "Unternehmen" ausgewählt haben auch hohe Relevanz. Durch die Mehrfachauswahl ist es auch möglich die höchste Punktzahl zu erreichen wenn z.B. "Unternehmen" und "externe Behörde" ausgewählt ist. | ||||
| Unternehmen | 2 | |||||
| verwaltungsintern | 1 | |||||
| Externe Behörde | 1 | |||||
| Sonstige | 0 |
Berechnung der Nutzwert-Scores
Vorgehensweise
Hinweis zur Rechnung mit Einheiten
Um im Ergebnis besser klarzustellen, dass es zwei Grundgesamtheiten gibt (prozessbezogen und attributbezogen) werden teilweise die Einheiten (Prozentwerte oder Punkte) nicht mit in die Rechnung einbezogen.
Bei der Berechnung des Nutzwert-Scores wird für jeden Steckbrief attribut-weise vorgegangen.
Dabei wird zunächst der erzielte Score-Wert für jedes Attribut mit Hilfe der Nutzwert-Analyse-Konfiguration ausgelesen. Dazu muss je nachdem welcher Attribut-Datentyp vorliegt unterschiedlich vorgegangen werden.
- Einfachauswahlattribut: Der Score-Wert der im Prozesssteckbrief gewählten Attribut-Ausprägung wird ausgelesen.
- Mehrfachauswahlattribut: Die Summe aller Score-Werte der im Prozesssteckbrief ausgewählten Attribute-Ausprägungen oder der Deckelungswert (falls die Summe größer ist) wird ausgelesen.
- Zahlen-Attribut: Der Score-Wert, in dessen Intervall die im Prozessteckbrief erfasste Attribut-Ausprägung fällt, wird ausgelesen.
- Zeit-Attribut (bzw. Zahlen-Attribut mit Zeiteinheit): Der Score-Wert, in dessen Intervall die im Prozessteckbrief erfasste Attirbut-Ausprägung fällt, wird ausgelesen.
Außerdem muss vor der Berechnung noch der maximal erreichbare Score-Wert ausgelesen werden. Der maximal erreichbare Score-Wert wird bei Mehrfachauswahlattributen explizit angegeben, bei allen anderen Attribut-Typen ist der maximal erreichbare Score-Wert der höchste für eine Attribut-Ausprägung vergebene Score-Wert.
Nachdem der erzielte Score-Wert ausgelesen wurde, wird zunächst der normierte Score-Wert für jedes Attribut berechnet. Der normierte Score-Wert gibt Auskunft darüber, wie viel Prozent des maximal erreichbaren Score-Wertes eines bestimmten Attributes der Prozesssteckbrief erreicht hat. Die Berechnung ist außerdem notwendig, damit die einzelnen Attribut-Zwischenergebnisse vergleichbar bleiben und nur über die festgelegte Gewichtung gewichtet werden, nicht über die festgelegten Score-Werte. Der normierte Score-Wert wird nach folgendem Schema berechnet:
Normierter Score-Wert = erzielter Score-Wert / maximal erreichbaren Score-Wert * 100
Nach der Berechnung des normierten Score-Wertes kann der Attribut-Score (Zwischenergebnis für die einzelnen Attribute) berechnet werden. Der Attribut-Score gibt Auskunft darüber, welchen Anteil das Zwischenergebnis für ein bestimmtes Attribut an dem Nutzwert-Score des Prozessteckbriefes hat. Bei der Berechnung des Attribut-Scores wird die vorher festgelegte Gewichtung der Attribute mit eingerechnet. Der Attribut-Score wird nach folgendem Schema berechnet:
Attribut-Score = normierter Score-Wert * Attribut-Gewichtung / 100
Abschließend wird der Nutzwert-Score berechnet. Der Nutzwert-Score ist die Summe aller Attribut-Score-Werte eines Prozesssteckbriefes.
Beispiel-Rechnungen
Hinweis zum Lesen der Tabelle(n)
Wie die in den Tabellen genannten Werte zustande kommen ist im Abschnitt "Vorgehensweise" (s.o.) erläutert.
Berechnung des Nutzwert-Scores für den Prozess "Baugenehmigungsverfahren durchführen" (s.o.)
| Attribut | erzielter Score-Wert | maximal erreichbarer Score-Wert (unter Berücksichtigung der möglichen Deckelung) | normierter Score-Wert | Gewichtung | Attribut-Score |
|---|---|---|---|---|---|
| Verbesserungspotentiale (Einschätzung) | 3 Punkte | 3 Punkte | 3 [Punkte] / 3 [Punkte] * 100 = 100% | 30% | 100[%] * 30[%] / 100 = 30 Punkte |
| Politsche Bedeutsamkeit | 3 Punkte | 3 Punkte | 3 [Punkte] / 3 [Punkte] * 100 = 100% | 25% | 100[%] * 25[%] / 100 = 25 Punkte |
| Fallzahl pro Jahr | 3 Punkte | 4 Punkte | 3 [Punkte] / 4 [Punkte] * 100 = 75% | 20% | 75[%] * 20[%] / 100 = 15 Punkte |
Bearbeitungszeit (pro Fall/geschätzt) | 2 Punkte | 3 Punkte | 2 [Punkte] / 3 [Punkte] * 100 = 66,67% | 15% | 66,67[%] * 15[%] / 100 = 10 Punkte |
| Auftraggeber | 3 Punkte | 3 Punkte | 3 [Punkte] / 3[Punkte] * 100 = 100% | 10% | 100[%] * 10[%] / 100 = 10 Punkte |
| Nutzwert-Score | 90 Punkte (Summe) | ||||
Berechnung des Nutzwert-Scores für den Prozess "Denkmalrechtliche Erlaubnis erteilen" (s.o.)
| Attribut | erzielter Score-Wert | maximal erreichbarer Score-Wert bzw. Deckelung | normierter Score-Wert | Gewichtung | Attribut-Score |
|---|---|---|---|---|---|
| Verbesserungspotentiale (Einschätzung) | 2 Punkte | 3 Punkte | 2 [Punkte] / 3 [Punkte] * 100 = 66,67% | 30% | 66,67[%] * 30[%] / 100 = 20 Punkte |
| Politsche Bedeutsamkeit | 2 Punkte | 3 Punkte | 2 [Punkte] / 3 [Punkte] * 100 = 66,67% | 25% | 66,67[%] * 25[%] / 100 = 16,67 Punkte |
| Fallzahl pro Jahr | 1 Punkte | 4 Punkte | 1 [Punkte] / 4 [Punkte] * 100 = 25% | 20% | 25[%] * 20[%] / 100 = 5 Punkte |
| Bearbeitungszeit (pro Fall/geschätzt) | 2 Punkte | 3 Punkte | 2 [Punkte] / 3 [Punkte] * 100 = 66,67% | 15% | 66,67[%] * 10[%] / 100 = 10 Punkte |
| Auftraggeber | 3 Punkte | 3 Punkte | 3 [Punkte] / 3[Punkte] * 100 = 100,00% | 10% | 100[%] * 10[%] / 100 = 10 Punkte |
| Nutzwert-Score | 61,67 Punkte (Summe) | ||||
Bewertung des Ergebnisses
Das Ergebnis der Analyse wird auf Basis der Nutzwert-Scores bewertet. Dabei gilt: Je höher der Nutzwert-Score, desto relevanter der Prozess für das geplante Vorhaben.
In diesem Fall wäre der Prozess "Baugenehmigungsverfahren durchführen" also besser für ein Prozessoptimierungsprojekt im Bereich Bauen und Liegenschaften geeignet als der Prozess "Denkmalrechtliche Erlaubnis erteilen", weil der Nutzwert-Score für den Prozess "Baugenehmigungsverfahren durchführen" mit 90 Punkten höher ist als der Nutzwert-Score des Prozesses "Denkmalrechtliche Erlaubnis erteilen" mit 61,67 Punkten.