In diesem Kapitel geht es um die Verwaltung und Konfiguration von Arbeitsbereichen.
Es richtet sich an Fachadministrator/-innen, welche die Arbeitsbereichsstruktur ihres Prozessplattform-Mandanten für die Anwenderinnen und Anwender vorgeben.
Tipp: Falls Sie mehr über die Nutzung verschiedener Arbeitsbereiche aus Anwender-Perspektive erfahren wollen (z.B. Umschalten zwischen Arbeitsbereichen), so finden Sie entsprechende Informationen im Kapitel Arbeitsbereiche (für Anwender/-innen).
Inhaltsverzeichnis
Hintergründe zum Konzept der Arbeitsbereiche
Was ist ein Arbeitsbereich?
Ein Arbeitsbereich ist ein in sich abgeschlossener "Datencontainer" innerhalb der PICTURE-Prozessplattform. Jeder Arbeitsbereich umfasst ein eigenes Prozessregister (d.h. eigene Prozesse und Prozesslandkarten), eigene Prozesskontexte (Organisationseinheiten und Stellen, Dokumente, Leistungen etc.) und eine eigene Methodenkonfiguration (d.h. eigene Attribut-Sichten, eigene Attribute und eigene Prozessbausteine). Die Zugriffberechtigungen für Nutzer und Gruppen werden für jeden Arbeitsbereich separat vergeben. Außerdem können die Informationsobjekte (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontext-Elemente, etc.) in Ihrer PICTURE-Prozessplattform nur innerhalb eines Arbeitsbereiches verknüpft werden. Arbeitsbereich übergreifende Verknüpfungen sind nicht möglich. Eine Datenübertragung zwischen Arbeitsbereichen ist nur durch Nutzung der Ex- bzw. Importfunktionen möglich.
Hinweise zur Bildung und Abgrenzung von Arbeitsbereichen
Wie viele Arbeitsbereiche sind sinnvoll?
Grundsätzlich empfehlen wir, mit so vielen Arbeitsbereichen wie nötig und so wenigen wie möglich zu arbeiten.
Bitte beachten Sie, dass alle Arbeitsbereiche unabhängig voneinander existieren, d.h. Sie können keine Daten aus mehreren Arbeitsbereichen miteinander verknüpfen und die Daten eines Arbeitsbereiches nur mit Hilfe der Ex- und Importfunktionen in einen anderen Arbeitsbereich übertragen. Rechtezuweisungen müssen grundsätzlich für jeden Arbeitsbereich separat eingestellt werden.
Alternativ zur Bildung mehrerer kleinteiliger Arbeitsbereiche empfehlen wir Ihnen die Nutzung von Ordnern in Kombination mit sinnvollen Zugriffsberechtigungen. Mit Hilfe der Zugriffsberechtigungen auf Ordner haben Sie die Möglichkeit, feingranular einzustellen, welche Nutzer (-gruppe) Zugriff auf welche Daten hat und können diese Einstellungen ggf. auch wieder aufheben, ohne einen Ex- und Import durchführen zu müssen.
Hinweise zur Erstellung und Verwaltung einer Ordnerhierarchie finden Sie hier: Prozessregister in Ordnern organisieren. Hinweise zur Konfiguration von Ordnerberechtigungen finden Sie hier: Ordnerzugriffsberechtigungen verwalten.
Beispiele für sinnvolle Arbeitsbereiche
In der Praxis haben sich unserer Erfahrung nach z.B. folgende Arbeitsbereiche bewährt:
Produktiv-Arbeitsbereich: Hier pflegen Sie Ihre Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontexte usw.
Schulungs-Arbeitsbereich: Hier können neue Nutzer die PICTURE-Prozessplattform kennenlernen, ohne dabei versehentlich wichtige Daten aus dem Produktiv-Arbeitsbereich zu verändern oder gar zu löschen.
Test-Arbeitsbereich: Hier können die Administratoren Ihrer PICTURE-Prozessplattform z.B. neue Methodenkonfiguration ausprobieren o.Ä., ohne dabei wichtige Daten aus dem Produktiv-Arbeitsbereich zu verändern oder zu löschen.
Anleitungen zur Einrichtung von Arbeitsbereichen
Ausführliche Informationen zur technischen Einrichtung von Arbeitsbereichen sowie den verschiedenen arbeitsbereichs-spezifischen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in den folgenden Abschnitten dieses Kapitels: