Tabellengestütze Analyse - Praxistipps

Die tabellengestützte Analyse kann in verschiedenen Anwendungsfällen genutzt werden, in denen Sie einen Überblick über Ihr Prozessregister, oder auch Ihre Prozessmodelle und Prozesskontexte wünschen. Die tabellengestützte Analyse bietet dazu flexible Filterfunktionen an, die Ihnen die Auswertung verschiedenster Daten ermöglicht.

Für neue Anwender haben wir auf dieser Seite einen Überblick geschaffen, für welche Anwendungsfälle wir die tabellengestützte Analyse vorsehen. In der praktischen Verwendung ist dabei insbesondere die korrekte Auswahl verschiedenster Filter von Bedeutung. Weiter unten finden Sie zudem ein konkretes Praxis-Beispiel, wo die exakten Schritte in der Prozessplattform erklärt werden.

Beispiele für Anwendungsfälle

Tabellengestützte Analyse für unterschiedlichen Daten

• Überblick über den Umfang der in einem Arbeitsbereich gepflegten Daten gewinnen

  • Welche Attribute sind wie gut/systematisch erfasst?

  • Welche Daten stehen mir zu Auswertungszwecken zur Verfügung?

• Datenpflege / Aktualisierung von Daten vorbereiten

  • Zeige mir z.B. alle Stellen, an denen ein bestimmter zu aktualisierender Hyperlink vorkommt, damit ich weiß, wo ich diesen überall ändern muss

Tabellengestützte Analyse für Prozess-Steckbriefe

• Recherche im Prozessregister anhand komplexer Filterkriterien (z.B. zwecks Priorisierung von Aktivitäten im Prozessmanagement)

  • Klassische Prozessregister-Abfrage, aber mit besseren Einblicken in die ausgewerteten Daten

• Nutzwertanalyse konzipieren (Explorative Auseinandersetzung mit den erfassten Daten)

  • Welche Datenbasis liegt überhaupt vor?

  • Welche sinnvollen "Cluster" für die Scoring-relevanten Attribute könnte ich bilden?

Tabellengestützte Analyse für Detailmodelle

• für Analyse- und Optimierungszwecke relevante Stellen in den Prozessen finden

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Medienbrüchen kommt (Bausteinkategorie "Medienwechsel")

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Bezahlvorgängen kommt (Baustein "Einzahlung/Auszahlung durchführen")

  • Zeige mir alle zeitintensiven Abstimmungen (Baustein "Rücksprache durchführen", Bearbeitungszeit > 5 min)

  • Zeige mir alle Aktivitäten, bei denen Daten in ein bestimmtes IT-System eingegeben werden (Baustein "Daten in EDV übernehmen", Attribut "Software (Eingabesystem)")

• Anonymisierung von Prozessmodellen vorbereiten (z.B. vor Weitergabe an Externe)

  • Suche nach problematischen Textfragmenten und dabei alle "irgendwo im Prozessmodell versteckten" Daten im Blick (und unter Kontrolle) haben

• Datenflussanalyse durchführen

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen Dokumente ein- bzw. ausgehen, sowie den jeweiligen Kontext

• Analyse der Nutzung von IT-Systemen durchführen

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen IT-Systeme genutzt werden, sowie den jeweiligen Kontext

Tabellengestützte Analyse für Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

• Recherche in Leistungskatalogen (LeiKa, KGSt-Prozesskatalog, OZG-Umsetzungskatalog) anhand der Attribute der Katalogeinträge

• Mit Prozesskontext-Elementen verknüpfte Prozesse identifizieren anhand einer Filterung im Datenbestand der Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

  • Zeige mir alle Prozesse, die zu LeiKa-Leistungen der Typen “2/3” oder “3” gehören

  • Zeige mir alle Prozesse, die zu OZG-Leistungen mit der kommunalen Priorität 1 gehören

Praxis-Beispiel - Prozesse für Nutzwertanalyse vorbereiten

Um die bei einer Prozessoptimierung relevantesten Prozesse zu ermitteln, bietet Ihnen die Prozessplattform die Nutzwertanalyse an. Nicht immer ist doch bereits zu Anfang eindeutig, nach welchen Kriterien die Nutzwertanalyse ausgeführt werden sollte. Hier kann es hilfreich sein explorativ in den zu analysierenden Prozessen zu erproben, welche Bedeutsamkeit bestimmte Steckbriefattribute haben. Hierfür können Sie sich die tabellengestützte Analyse zu Nutze machen.

Um auf diese Art eine Nutzwertanalyse vorzubereiten, wählen Sie im Prozessregister alle Prozesse (oder die aus den relevanten Fachbereichen) aus und öffnen diese mit der tabellengestützten Analyse. Ein besonders spannendes Kriterium für die Nutzwertanalyse ist häufig die Fallzahl eines Prozesses. Zuerst wollen wir uns daher nun ein Überblick über die Fallzahlen unserer Prozesse verschaffen. Hierzu können wir uns die Filterfunktion zu Nutze machen, um die Datenmenge bereits etwas einzugrenzen, indem wir nur Prozesse mit einer Fallzahl von >300 betrachten (1). Dabei erhalten wir direkt eine Vorschau (2), wie viele Prozesse unseren Kriterien entsprechen.

In nächsten Schritt können wir nun die so vorgefilterten Prozesse überprüfen und ein Gefühl dafür entwickeln, in welchen Größenordnungen sich die Fallzahlen bewegen. Basierend darauf können wir sinnvolle “Größenordnungsbänder” für Score-Werte bei der Nutzwertanalyse festlegen.

Ergänzend können wir in diesem Schritt über den Filter “nur leere Zellen anzeigen” auch prüfen, ob es u.U. Datenlücken gibt, die Auswirkungen auf das Ergebnis unserer Nutzwertanalyse haben.

Auf diesen Weg können wir nun auch für weitere Attribute verfahren, die für uns u.U. für eine Nutzwertanalyse von Bedeutung sind. Dabei können wir uns auch die Möglichkeit zu Nutze machen, dass wir mehrere Filter kombinieren können.