Tipps für die Verwaltung von Mandanten im Rahmen des PICTURE Education Programs

Grundsätzliche Überlegungen 

Das in diesem Kapitel empfohlene Vorgehen zur effizienten Durchführung der technischen Schritte zur Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen basiert auf folgenden grundsätzlichen Überlegungen: 

• Nutzen Sie für jede Lehrveranstaltung (z.B. "WiSe 2015/2016 - Übung zur Vorlesung 'Einführung in das Prozessmanagement'", "SoSe 2016 - Seminar 'Werkzeuge der Prozessmodellierung'") einen separaten Arbeitsbereich innerhalb Ihres Mandanten der PICTURE-Prozessplattform. Schalten Sie die Benutzerkonten Teilnehmer der Lehrveranstaltung für diesen Arbeitsbereich frei und legen Sie dort die für die Veranstaltung benötigten bzw. im Rahmen dieser erstellten Inhalte (z.B. Prozessmodelle, Prozess-Steckbriefe etc.) ab.
• Machen Sie zur Verwaltung der Benutzerkonten für die Studierenden von Benutzergruppen Gebrauch. Schalten Sie sämtliche funktionalen Rechte und Zugriffsrechte auf Ordner und Sichten ausschließlich für diese Gruppen frei, nicht für einzelne Benutzerkonten. Ordnen Sie stattdessen einfach die einzelnen Benutzerkonten der Studierenden der entsprechenden Gruppe für eine Lehrveranstaltung zu. Die an der Gruppe vorgenommenen Einstellungen werden dann von der Gruppe geerbt. .
• Verwenden Sie für die Benutzerkonten des Lehrpersonals (z.B. Dozenten, Betreuer etc.) grundsätzlich den Nutzertyp "Administrator". Die entsprechenden Personen erhalten somit Vollzugriff auf alle Funktionen des Mandanten sowie alle modellierten Inhalte.

Lehrveranstaltung vorbereiten 

Führen Sie folgende Schritte aus um Ihren Mandanten für eine neue Lehrveranstaltung vorzubereiten: 

1. Legen Sie einen neuen Arbeitsbereich an und benennen Sie diesen entsprechend (Beispiele: s. oben). Hinweise hierzu finden Sie im Abschnitt Arbeitsbereich erstellen des Online-Informationsportals. Verwenden Sie als zu Grunde liegende Konfiguration die aktuelle PICTURE-Standardkonfiguration. Tipp: Übernehmen Sie Vergütungsgruppen und Stellentypen aus dem Basis-Arbeitsbereich, in dem Sie im Abschnitt "Kopiervorlagen" die entsprechende Auswahl treffen.  
2. Legen Sie eine neue Benutzergruppe für die Teilnehmer der Lehrveranstaltung an und benennen Sie sie entsprechend (vgl. Gruppe erstellen). Nehmen Sie folgende Einstellungen für die Gruppe vor: 
   1. Sofern schon Benutzerkonten für die Studierenden existieren, können Sie diese über den Reiter "Nutzer" bereits der Gruppe zuordnen.
   2. Weisen Sie im Reiter "Administrator-Rollen" keine Rollen zu. Diese werden i.d.R. für Studierenden-Benutzerkonten nicht benötigt.
   3. Schalten Sie im Reiter "Nutzer-Rollen" für den gerade angelegten Arbeitsbereich folgende Nutzer-Rollen frei (diese Rollen-Zusammenstellung erlaubt den Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen zur Modellierung und Analyse von Prozessen, Prozessnetzen und Strukturmodellen sowie die arbeitsbereichsspezifische Stammdatenverwaltung): 
      1. Standard Modellierer (Modelle)
      2. Standard Modellierer (Strukturmodelle)
      3. Standard Analytiker
      4. Standard Projektleiter

   4. Schalten Sie im Reiter "Ordner" für den gerade angelegten Arbeitsbereich bei Bedarf Zugriffsrechte auf Ordner frei. 

      Ein neu angelegter Arbeitsbereich enthält standardmäßig keine Ordner. Alle Prozesse/Prozessnetze ohne Ordnerzugehörigkeit sind für alle Nutzer zugreifbar. Sofern Sie mit eigenen Ordnern (z.B. für Musterlösungen, Projektordner für einzelne Arbeitsgruppen o.ä.) arbeiten möchten, legen Sie vorab entsprechende Ordner an (vgl. Ordner pflegen) und stellen Sie in der Gruppenverwaltung die Zugriffsrechte entsprechend Ihrer Vorstellungen ein.
   5. Schalten Sie im Reiter "Sichten" für den gerade angelegten Arbeitsbereich mindestens eine Sicht frei (z.B. Standard-Sicht).
3. Legen Sie das Benutzerkonto für ersten an der Lehrveranstaltung teilnehmenden Studierenden an (vgl. Anlegen neuer Nutzer). Nehmen Sie folgende Einstellungen für das neue Benutzerkonto vor: 
   1. Tragen Sie als Nutzertyp den Wert "Modellierer" ein. 

   2. Füllen Sie die Stammdaten des Benutzerkontos aus. 

      Füllen Sie das Feld "Abteilung" so aus, dass Studierende anhand dieses Attributs gut nachvollziehbar gruppiert/identifiziert werden können, z.B. nach Studiengang, Studienjahr, Lehrveranstaltung o.ä.
   3. Tragen Sie den Nutzer als Mitglied der zuvor angelegten Gruppe ein. 
   4. Nehmen Sie keine weiteren nutzerindividuellen Einstellungen von Berechtigungen vor. 

   5. Setzen Sie das Passwort des Benutzerkontos. 

      Klicken Sie einfach auf den Button "Zugangsdaten zusenden", um automatisch ein Passwort zu generieren und Zugangsdaten per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers senden zu lassen.
4. Legen Sie die Benutzerkonten der weiteren Studierenden an
   1. Kopieren Sie hierzu das o.g. Nutzerkonto (vgl. Anlegen neuer Nutzer, Abschnitt "Nutzerkonto kopieren").
   2. Erfassen Sie die Stammdaten des neuen Nutzers, indem Sie die kopierten Werte überschreiben.
   3. Setzen Sie das Passwort des Benutzerkontos. 

   4. Tipp: Zugangsdaten per E-Mail zustellen. Ansonsten Passwort manuell setzen und verteilen. 

      Klicken Sie einfach auf den Button "Zugangsdaten zusenden", um automatisch ein Passwort zu generieren und Zugangsdaten per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Benutzers senden zu lassen.
   Besitzt ein Studierender bereits ein Benutzerkonto, da er z.B. bereits an einer anderen gleichzeitig laufenden Lehrveranstaltung teilnimmt, kann dieses Konto wiederverwendet werden, indem ihm einfach eine weitere Benutzergruppe zugewiesen wird. 

Lehrveranstaltung nachbereiten

1. Sichern Sie ggf. Arbeitsergebnisse (z.B. modellierte Prozesse, Prozessnetze etc.), die im Rahmen der Lehrveranstaltung erstellt wurden. Führen Sie hierzu z.B. PDF- oder XML-Exporte der entsprechenden Modelle durch (vgl. Modelle exportieren).
2. Löschen Sie den Arbeitsbereich der Lehrveranstaltung (vgl. Arbeitsbereiche).
3. Löschen Sie die Benutzergruppe der Lehrveranstaltung (vgl. Gruppen pflegen).
4. Deaktivieren Sie die Benutzerkonten von Studierenden, die keinen Zugriff auf den Mandanten mehr benötigen oder löschen Sie diese ggf. komplett (vgl. Nutzer pflegen).