Hinweis
Auf dieser Informationsportal-Seite wird die Funktionsweise bzw. Ergebnis-Berechnung der Struktur-Analyse anhand eines Beispiel-Szenarios erläutert. Wie Sie die Struktur-Analyse in der PPP anwenden, erfahren Sie auf folgender Informationsportal-Seite: Anwenderleitfaden.
Inhaltsverzeichnis
Datengrundlage
Prozesssteckbriefe
Folgende Prozesssteckbriefe sollen in diesem Beispiel-Szenario mit Hilfe der Struktur-Analyse analysiert werden (zur Vereinfachung sind die Prozesse hier nur tabellarisch dargestellt):
| Bezeichnung | Verantwortliche Organisationeinheit | Strukturierungsgrad |
|---|---|---|
| Rechnungseingang bearbeiten | 31 - Kasse | unstrukturiert |
Darlehen aufnehmen | 32 - Haushalt und Finanzen | strukturiert |
| Darlehen abwickeln | 32 - Haushalt und Finanzen | strukturiert |
Haupt- bzw. Nebenforderung erlassen | 32 - Haushalt und Finanzen | strukturiert |
Zinsbelastung optimiere | 32 - Haushalt und Finanzen | teilstrukturiert |
Haushaltssatzung erstellen | 32 - Haushalt und Finanzen | teilstrukturiert |
Controlling des Eigenbetriebs durchführen | 32 - Haushalt und Finanzen | unstrukturiert |
| Stellungnahme bez. Kreishebesatz (Kreisumlage) abgeben | 34 - Rechnungsprüfung | unstrukturiert |
Vergabe von Aufträgen prüfen | 34 - Rechnungsprüfung | Keine Angabe |
Tagesabschluss prüfen | 34 - Rechnungsprüfung | strukturiert |
Vergabeunterlagen vor deren Versand prüfen | 34 - Rechnungsprüfung | teilstrukturiert |
Belege des Abwasserwerks prüfen | 34 - Rechnungsprüfung | unstrukturiert |
Finanzvorfall der Landeshaushaltsordnung prüfen | 34 - Rechnungsprüfung | unstrukturiert |
Abrechnung von Baumaßnahmen prüfen | 34 - Rechnungsprüfung | unstrukturiert |
Analyse-Konfiguration
In diesem Beispiel-Szenario soll herausgefunden werden, welche Organisationeinheit(en) sich am besten für ein Prozessoptimierungsprojekt eignen würde(n). Mit diesem Ziel vor Augen wurden die im folgenden beschriebenen Werte in der Analyse-Konfiguration festgelegt.
Prozesskontext und Baumebene
Zur Durchführung einer Struktur-Analyse muss zunächst der zu analysierende Prozesskontext (PK) ausgewählt werden. Zur Verfügung stehen hierbei die beiden Prozesskontexte "Organisationseinheiten und Stellen" sowie "Leistungen". Außerdem muss die Baumebene ausgewählt werden, bis zu der die Prozesse gruppiert werden sollen. Das bedeutet, dass alle Prozesse, die mit einem PK-Element auf der ausgewählten Ebene oder darunter verknüpft sind, im Ergebnis unter demjenigen PK-Element aufgelistet werden, welches auf der ausgewählten Ebene liegt. Im Ergebnis tauchen so also keine PK-Elemente auf, die unterhalb der ausgewählten Baumebene liegen. Ein PK-Element, das über der ausgewählten Ebene ist, kann allerdings trotzdem im Ergebnis auftauchen, wenn diesem Element direkt Prozesse zugeordnet sind. So ist sichergestellt, dass alle Prozesse im Ergebnis auftauchen.
In diesem Beispiel-Szenario sollen Organisationseinheiten auf (Baum-) Ebene 3 analysiert werden.
Hinweis zum Beispiel-Szenario
Um das Beispiel-Szenario zu vereinfachen werden nicht alle Organisationseinheiten auf Ebene 3 analysiert, sondern nur die Organisationseinheiten, die der Organisationseinheit "3 - Finanzen" untergeordnet sind. Von den "3 - Finanzen" untergeordneten Elementen werden zur Vereinfachung auch nur die gelb markierten Organisationseinheiten berücksichtigt.
Auszuwertendes Attribut
Zur Durchführung einer Struktur-Analyse muss ein zu analysierendes Attribut ausgewählt werden. Im Ergebnis werden die Prozesse nach den Atttribut-Ausprägungen des ausgewählten Attributes kategorisiert. Mit Hilfe der Struktur-Analyse können Einfachauswahl-, Zahlen- und Zeitattribute analysiert werden.
In diesem Beispiel-Szenario soll nach dem Prozesssteckbrief-Attribut "Strukturierungsgrad" kategorisiert werden. Entsprechend der Attribut-Ausprägungen und ihrer Reihenfolge in der Arbeitsbereichskonfiguration ergeben sich folgende Kategorien:
| Nr. | Kategorie-Bezeichnung |
|---|---|
| 1 | Keine Angabe |
| 2 | strukturiert |
| 3 | teilstrukturiert |
| 4 | unstrukturiert |
Berechnung des Ergebnisses
Vorgehensweise
Bei der Berechnung des Analyse-Ergebnisses wird prozesskontextelement-weise vorgegangen.
Dabei werden den Organisationseinheiten bzw. Leistungen zunächst die Prozesse zugeordnet, die das jeweilige Element mit dem Attribut "Verantwortliche Organisationseinheit" bzw. "Erbrachte Leistung" referenzieren (je nachdem welcher Prozesskontext in der Analyse-Konfiguration hinterlegt wurde). Nachdem so für jedes zu analysierende PK-Element eine Menge an Prozesse herausgefiltert wurde, werden diese Prozesse den Kategorien zugeordnet, die sich aus den Attribut-Ausprägungen des in der Konfiguration ausgewählten Attributes ergeben.
So ergibt sich für jedes PK-Element jeweils eine Prozessanzahl pro Kategorie.
Aus dieser Prozessanzahl pro Kategorie kann der prozentuale Prozessanteil berechnet werden. Dieser gibt Auskunft darüber, wie viel Prozent der einem PK-Element zugeordneten Prozesse in welcher Kategorie liegen. Der prozentuale Prozessanteil wird für jede Kategorie nach folgendem Schema berechnet:
Prozentualer Prozessanteil = Prozessanzahl in der Kategorie / gesamte Prozessanzahl des PK-Elementes * 100
Beispiel-Rechnung
Berechnung des Ergebnisses für die Organisationseinheit "31 - Kasse"
| Keine Angabe | strukturiert | teilstrukturiert | unstrukturiert | Summe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Prozesse | - | - | - |
| - |
| Prozessanzahl | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 |
| Prozentualer Prozessanteil | 0% | 0% | 0% | 1 / 1 * 100 = 100% | 100% |
Berechnung des Ergebnisses für die Organisationseinheit "32 - Haushalt und Finanzen"
| Keine Angabe | strukturiert | teilstrukturiert | unstrukturiert | Summe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Prozesse | - |
|
|
| - |
| Prozessanzahl | 0 | 3 | 2 | 2 | 7 |
Prozentualer | 0% | 3 / 7 * 100 = 42% | 2 / 7 * 100 = 29% | 2 / 7 * 100 = 29% | 100% |
Berechnung des Ergebnisses für die Organisationseinheit "34 - Rechnungsprüfung"
| Keine Angabe | strukturiert | teilstrukturiert | unstrukturiert | Summe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Prozesse |
|
|
|
| - |
| Prozessanzahl | 1 | 1 | 1 | 3 | 6 |
Prozentualer | 1 / 6 * 100 = 16,67% | 1 / 6 * 100 = 16,67% | 1 / 6 * 100 = 16,67% | 3 / 6 * 100 = 50% | ~100% |
Bewertung des Ergebnisses
Bewertet man das Ergebnis nach der Prozessanzahl sieht man schnell, welches PK-Element im Vergleich zu allen anderen PK-Elementen die meisten Prozesse in einer bestimmten Kategorie aufweist.
In diesem Beispiel-Szenario würde man bei der Betrachtung der Prozessanzahl also feststellen, dass sich die Organisationeinheit (OE) "34 - Rechnungsprüfung" am besten für ein Prozessoptimierungsprojekt eignen würde, da diese OE die höchste Anzahl an unstrukturierten Prozessen im Vergleich zu den anderen OEs hat.
Bewertet man das Ergebnis nach dem prozentualen Prozessanteil sieht man schnell, welche Kategorie den größten Anteil an einem PK-Element hat.
In diesem Beispiel-Szenario würde man bei der Betrachtung der Prozessanzahl also feststellen, dass sich die Organisationeinheit (OE) "31 - Kasse" am besten für ein Prozessoptimierungsprojekt eignen würde, da 100% der dieser Kategorie zugeordneten Prozesse unstrukturiert sind.
Wie man an diesem Beispiel erkennen kann, ist es unter Umständen nicht sinnvoll, das Ergebnis isoliert entweder auf Basis des prozentualen Prozessanteils oder auf Basis der Prozessanzahl zu bewerten. Daher sollte man immer beide Werte, d.h. sowohl die Prozessanzahl als auch den prozentualen Prozessanteil bei der Ergebnisbewertung berücksichtigen.