Rollen
- Malte Stockmann
- Johannes
- Silke Nolopp
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie …
Rollen in der PICTURE-Prozessplattform nutzen, um das Prozessmanagement in Organisationen zu unterstützen. Sie erhalten einen Überblick über die verschiedenen Rollen, die im Rahmen des Prozessmanagements eine wichtige Rolle spielen, darunter Fachadministrator/-innen, ein Kernteam für Prozessmanagement, und die allgemeinen Mitarbeitenden. Sie erfahren, wie diese Rollen verteilt werden sollten und wie Sie den Arbeits- und Administrationsmodus nutzen.
Im Video erhalten Sie einen Überblick über Zweck und Verwendung des Rollenkonzepts. Weiter unten finden Sie eine Zusammenfassung sowie unsere zentralen Handlungsempfehlungen.
Zusammengefasst: Zweck von Rollen
Rollen in der PICTURE-Prozessplattform dienen dazu, die Zusammenarbeit der Akteure im Prozessmanagement zu strukturieren und zu organisieren. Sie ermöglichen eine klare Aufteilung von organisatorischen Verantwortlichkeiten und Berechtigungen innerhalb der Plattform, was zu einer effizienteren Prozessgestaltung, -verwaltung und -optimierung beiträgt. Durch die Definition spezifischer Rollen wie Fachadministratoren und Kernteammitglieder können Organisationen sicherstellen, dass die richtigen Personen die passenden Zugriffsrechte haben, um Prozesse zu bearbeiten, zu überprüfen oder zu genehmigen. Dies fördert Transparenz, Sicherheit und eine zielgerichtete Zusammenarbeit.
Empfehlungen zum Vorgehen
Kernteam bilden: Stellen Sie ein Kernteam zusammen, das für das Prozessmanagement verantwortlich ist. Idealerweise sollten zwei Mitglieder dieses Teams zusätzliche Administrationsfunktionen übernehmen können. Die Größe des Teams hängt von der Größe der Verwaltung und des Prozessmanagement-Vorhabens ab.
Rollen klar verteilen: Weisen Sie klare Rollen innerhalb des Teams zu, um sowohl die inhaltlich-methodische Arbeit als auch die Administrationsaufgaben effektiv zu handhaben.
Administrationsmodus nutzen: Nutzen Sie den Wechsel zwischen Arbeits- und Administrationsmodus in der Prozessplattform, um die Fokussierung auf die jeweilige Aufgabe zu erleichtern.
Portalfreigaben nutzen: Setzen Sie das Portal-Modul ein, um Prozessinhalte breit innerhalb der Organisation zugänglich zu machen (auch für Personen ohne eigenes Benutzerkonto in der Prozessplattform) und um Feedback oder Kommentare von allen Mitarbeitenden zu ermöglichen.
Schrittweiser Aufbau: Beginnen Sie mit der Entwicklung und dem Teilen von Prozessinhalten im Kernteam, erweitern Sie dann die Beteiligung auf die gesamte Mitarbeiterschaft und beziehen Sie schließlich dezentrale Akteure mit spezifischem fachlichem Fokus ein.
Gruppenkonzept für Rollenabbildung: Verwenden Sie das Gruppenkonzept der Plattform, um Rollen und Berechtigungen effektiv zu verwalten und umzusetzen.
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Wir empfehlen Ihnen, beim Durcharbeiten des Onboarding-Leitfadens mit diesem Kapitel fortzufahren: Onboarding-Leitfaden - Rechte & Rollen: “Sichten”. Sie erhalten dort einen Überblick über den Einsatzzweck von “Sichten” in Ihrer Prozessplattform.
Vertiefende Informationen zur Umsetzung der Anregungen aus dem o.g. Video finden Sie im Online-Informationsportal in folgenden Kapiteln:
Gruppen verwalten: In diesem Abschnitt des Online-Informationsportals finden Sie alle Informationen für die nötigen technischen Schritte, um im Verwaltungsmodul Ihrer Prozessplattform eigene (Nutzer-)Gruppen anlegen bzw. nachträglich bearbeiten zu können.
Portalmodul (Erweiterungsmodul): Erfahren Sie in diesem Kapitel des Online-Informationsportals mehr über die im Video erwähnte Möglichkeit zur Veröffentlichung ausgewählter Inhalte aus Ihrer Prozessplattform für Personen, die dort kein eigenes Benutzerkonto haben.