Berechtigungen

Owned by Malte Stockmann
Last updated: Mai 23, 2024 by Johannes
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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie …

Berechtigungen in der PICTURE-Prozessplattform effektiv nutzen können, um ein sicheres und effizientes Prozessmanagement in Ihrer Organisation zu gewährleisten. Sie erfahren, wie Gruppen und individuelle Nutzerberechtigungen eingerichtet werden, um den Zugang zu Funktionen, Sichten und Ordnern innerhalb der Plattform zu regeln.

Im Video erhalten Sie einen Überblick über den Umgang mit Berechtigungen. Weiter unten finden Sie eine Zusammenfassung sowie unsere zentralen Handlungsempfehlungen zum Thema Berechtigungen.

https://vimeo.com/914453771/d8c38a663f?share=copy

Zusammengefasst: Zweck von Berechtigungen

Berechtigungen in der PICTURE-Prozessplattform dienen dazu, den Zugang zu Informationen und Funktionen innerhalb der Plattform zu steuern und zu regeln. Sie ermöglichen es Administrierenden, genau festzulegen, welche Nutzergruppen oder einzelne Nutzende auf bestimmte Inhalte zugreifen, sie bearbeiten oder anzeigen können. Dieses Vorgehen schafft eine sichere Umgebung für das Prozessmanagement, indem es sicherstellt, dass sensible Informationen geschützt bleiben und nur autorisierte Personen Zugriff auf spezifische Funktionen und Daten haben. Gleichzeitig fördern Berechtigungen die Transparenz und Zugänglichkeit von Prozessinformationen, indem sie den Nutzenden genau die Informationen und Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

 Empfehlungen zum Vorgehen

  • Arbeiten Sie mit Gruppen: Legen Sie Berechtigungen auf Gruppenebene fest, um die Verwaltung zu vereinfachen und eine flexible Zuweisung von Berechtigungen zu ermöglichen.

  • Definieren Sie funktionale Berechtigungen: Legen Sie fest, welche Funktionen jede Gruppe innerhalb der Plattform nutzen darf, um deren Aktivitäten entsprechend den Organisationszielen zu steuern.

  • Stellen Sie Sichten für Gruppen ein: Wählen Sie sorgfältig aus, welche Informationen für welche Gruppen sichtbar sein sollen, um die Relevanz und Übersichtlichkeit der angezeigten Daten zu gewährleisten.

  • Regeln Sie den Zugriff auf Ordner: Bestimmen Sie für jede Gruppe die Zugriffsrechte auf Ordnerstrukturen, um die Organisation und Sicherheit der gespeicherten Prozessdokumentation zu gewährleisten.

  • Passen Sie Berechtigungen dynamisch an: Seien Sie offen für Anpassungen der Berechtigungen, um auf Veränderungen in der Organisationsstruktur oder den Anforderungen an das Prozessmanagement reagieren zu können.

  • Schaffen Sie Transparenz: Nutzen Sie Berechtigungen, um Prozesswissen innerhalb der Organisation zugänglich zu machen und dadurch Transparenz und Verständnis für Prozesse zu fördern.

Viele Organisationen stellen sich die Frage, wie offen mit den erarbeiteten Prozessdaten, also den Prozesslandkarten, -steckbriefen und -modellen innerhalb des eigenen Hauses umgegangen werden soll. Da diese Prozessdaten in der Regel aus Gesetzen und Dienstanweisungen abgeleitete Verfahrensweisen dokumentieren und keine fall- oder personenbezogenen Daten enthalten, ist zumeist eine offene und transparenzfördernde Herangehensweise zu empfehlen.

Ein guter Weg ist daher häufig, über Ordnerberechtigungen bzw. entsprechende Freigaben in der Breite allen Nutzerinnen und Nutzern Leserechte auf fertiggestellte Prozesssteckbriefe und -modelle zu erteilen.

 Verwandte Artikel

Vertiefende Informationen zur Umsetzung der Anregungen aus dem o.g. Video finden Sie im Online-Informationsportal in folgenden Kapiteln:

  • Berechtigungen in der PICTURE-Prozessplattform: In diesem Abschnitt des Online-Informationsportals finden Sie eine detaillierte Aufstellung aller Berechtigungen, die durch die Fachadministrator/-innen auf Ebene einzelner Benutzerkonten bzw. Gruppen eingestellt werden können.

  • Nutzer bearbeiten: In diesem Abschnitt des Online-Informationsportals finden Sie alle Informationen für die nötigen technischen Schritte, um im Verwaltungsmodul Ihrer Prozessplattform die Zugriffsberechtigungen für einzelne Benutzerkonten bearbeiten zu können.

  • Gruppen verwalten: In diesem Abschnitt des Online-Informationsportals finden Sie alle Informationen für die nötigen technischen Schritte, um im Verwaltungsmodul Ihrer Prozessplattform eigene (Nutzer-)Gruppen anlegen bzw. nachträglich bearbeiten zu können.

  • Ordnerzugriffsberechtigungen verwalten: In diesem Abschnitt finden Sie Informationen darüber, wie Sie Ordnerzugriffsrechte für Benutzerkonten bzw. Gruppen einstellen können.

  • Rechtedelegation mittels Aufgaben: Im oben genannten Video werden dauerhafte Berechtigungen erläutert, die entweder direkt am Benutzerkonto vergeben werden oder von den Gruppen geerbt werden, denen das Benutzerkonto angehört. Zusätzlich gibt es Zugriffsberechtigungen, die nur vorübergehend für spezielle Zwecke benötigt werden. Zum Beispiel kann jemand vorübergehend Schreibzugriff auf ein Prozessmodell erhalten, um eine Qualitätssicherung durchzuführen. Diese temporären Berechtigungen können mittels "Aufgaben" an den Empfänger oder die Empfängerin delegiert werden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in diesem Kapitel des Online-Informationsportals.