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Grundlegende Vorgehensweise zur Konfiguration von Dashboards für andere Nutzer

Um Dashboards für andere Benutzerinnen und Benutzer zu konfigurieren, arbeiten Fachadministratoren mit Dashboard-Konfigurationsdateien. Die grundlegenden Schritte sind wie folgt:

1. Zusammenstellung des Wunsch-Dashboards
   Nutzen Sie den Dashboard-Editor in Ihrem eigenen Benutzerkonto, um das gewünschte Dashboard für den jeweiligen Arbeitsbereich und die Zielgruppe zu erstellen. Passen Sie die Inhalte und Layouts entsprechend den Anforderungen an.

   Tipp: Falls Sie bereits ein eigenes Dashboard für Ihre persönliche Nutzung eingerichtet haben, empfehlen wir, dieses zunächst als Datei zu exportieren und zu sichern. So können Sie es nach Abschluss der Dashboard-Erstellung für andere wieder für Ihr eigenes Benutzerkonto einspielen.

2. Export der Konfiguration
   Sobald das Dashboard fertiggestellt ist, exportieren Sie es als JSON-Datei. Dieser Export enthält alle Einstellungen und Inhalte des Dashboards.

3. Verteilung der Konfigurationsdatei
   Die exportierte JSON-Datei wird anschließend in der Arbeitsbereichs- bzw. Nutzerverwaltung verteilt:

   • Zuweisung an bestimmte Benutzerkonten:
     Um das Dashboard für bestimmte, namentlich benannte Benutzerkonten verfügbar zu machen, verwenden Sie in der Nutzerverwaltung die Aktion „Dashboard-Konfiguration anpassen“. Dabei können Sie das Dashboard auch mehreren Benutzerkonten gleichzeitig zuweisen.

   • Festlegen eines Standard-Dashboards:
     Möchten Sie ein Dashboard als Standard für alle Nutzenden ohne individuelle Konfiguration verwenden (insbesondere für neue Benutzerinnen und Benutzer), stellen Sie dieses Dashboard im jeweiligen Arbeitsbereich als „Standard-Dashboard“ ein.

Mit dieser Vorgehensweise können Sie die Dashboards zielgerichtet und effizient verwalten, ohne dabei Ihre eigene Arbeitsumgebung zu beeinträchtigen.

Dashboard (Vorlage) konfigurieren

Im folgenden Abschnitt finden Sie ausführliche Hinweise, wie Sie das die Dashboard-Vorlage, die Sie für andere Nutzer/-innen und Nutzer bereitstellen möchten, vorbereiten können.

Öffnen Sie zunächst den Dashboard-Konfigurations-Assistenten. Dazu Klicken Sie oben in Ihrer Dashboard-Ansicht auf das Zahnrad-Symbol.

In diesem Dialog wird immer Ihre aktuell aktive Konfiguration gezeigt.

Jeder Nutzer kann (pro Arbeitsbereich) nur eine Konfiguration besitzen. Daher empfehlen wir zunächst, Ihre aktuelle Konfiguration zu sichern.

Eine Sicherung können Sie in diesem Assistenten erstellen indem Sie auf die Schaltfläche “Konfiguration herunterladen” klicken.

Speichern Sie diese Datei und bewahren Sie diese an einer Stelle auf, an der Sie diese gut wiederfinden können um Sie später wieder herzustellen.

Weicht das zu erstellende Wunsch-Dashboard stark von Ihrem bisherigen Dashboard ab, so kann es sinnvoll sein, zunächst die vorhandene Konfiguration zu leeren und das neue Dashboard im Anschluss von Grund auf neu aufzubauen. Klicken Sie dazu für jeden Bereich des Dashboards auf “Bereich löschen” (Tonnen-Symbol). Selbstverständlich können Sie auch von einer bestehenden Konfiguration ausgehen, indem Sie eine solche importieren (siehe TODO Link).

Einen neuen Bereich können Sie nun per Klick auf “Bereich hinzufügen” anlegen. Wir empfehlen, diesem Bereich einen aussagekräftige Überschrift zu geben. Optional können Sie diese aber auch leer lassen, wodurch für den Bereich keine Überschrift angezeigt wird. Dadurch können Sie zwar ein etwas minimalistischeres Layout erzielen, Sie reduzieren aber auch die Barrierefreiheit, da Screenreader weniger Informationen ausgeben und weniger Sprungmarken zur Navigation anbieten können. Auch beim Layout können Sie zwischen einspaltiger oder zweispaltiger Darstellung entscheiden. In den meisten Fällen empfiehlt sich die zweispaltige Variante, da Sie kompakter ist. Auf kleinen Bildschirmen wird sie zur Verbesserung der Lesbarkeit automatisch einzeilig wird.

In dem zuvor angelegtem Bereich können Sie nun Kacheln hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die gleichnamige Schaltfläche. Im nun angezeigtem Dialog können sie aus vielen verschiedenen Kachel-Typen auswählen. Auf der Seite Verfügbare Kachel-Typen finden Sie eine Auflistung aller Kacheln aus denen Sie auswählen können. Wenn Sie eine Kachel ausgewählt haben wird Ihnen anschließend der Konfigurationsdialog für diese Kachel eingestellt. Häufig können Sie über ein Filterbündel festlegen auf welche Prozessregisterinhalte sich die Kachel beziehen soll. Einige Kacheln bieten auch die Möglichkeit einen Titel oder die verwenden Farben festzulegen. Sie können beliebig viele Kachel hinzufügen. Es empfiehlt sich aber auf die relevanten zu beschränken. Falls Sie sich bei der Anordnung unsicher sind, können Sie diese auch zunächst unsortiert hinzufügen und erst zum Schluss an die korrekte Stelle eines Bereichs verschieben. Ebenfalls können Sie Ihre bisherigen Änderungen anwenden um einen Eindruck dafür zu bekommen wie das aktuelle Dashboard zur Zeit aussieht und ob Kachel-Konfigurationen das gewünschte Ergebnis liefert.

Sind Sie mit dem konfiguriertem Dashboard zufrieden, dann können Sie diese mit der Funktion <TODO Link + Verweis auf Bild> exportieren. Die exportierte Datei finden Sie im Download-Ordner Ihres Webbrowsers und hat einen Dateinamen nach folgendem Schema TODO Beispiel. Es ist sinnvoll die Datei umzubenennen, damit die Datei leicht wiederverwendet werden kann. Zum Beispiel könnten Sie die Zielgruppe, den Arbeitsbereich und das Erstellungsdatum im Dateinamen verwenden. Speichern Sie diese Datei an einem Ort ab, um Sie zu einem späterem Zeitpunkt wiederverwenden zu können.

Tipps zur Berücksichtigung der Zugriffsrechte der Endanwender beim Erstellen von Dashboards

Bei der Erstellung von Dashboards für andere Nutzerinnen und Nutzer ist es wichtig, die möglicherweise abweichenden und eingeschränkteren Zugriffsrechte der Zielgruppe im Vergleich zu den eigenen Fachadministrator-Rechten zu berücksichtigen. Um sicherzustellen, dass Dashboards wie beabsichtigt angezeigt und genutzt werden können, beachten Sie die folgenden Tipps:

1. Verwendung öffentlicher Filterbündel
   Verwenden Sie grundsätzlich nur öffentliche Filterbündel zur Konfiguration von Kacheln. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten, die in den Kacheln dargestellt werden, auch für die Zielgruppe zugänglich sind.

2. Passende Zugriffsrechte auf Attribute für spezifische Kacheln beachten
   Falls eine Kachel ein bestimmtes Attribut verwendet (z. B. für ein Balkendiagramm oder eine Fortschrittsanzeige), stellen Sie sicher, dass dieses Attribut für die Zielgruppe zugreifbar ist. Dies kann durch die Anpassung der Sichteneinstellungen erfolgen, indem eine entsprechende Sicht mit diesem Attribut für die passenden Nutzergruppen freigeschaltet wird.

3. Passende funktionale Berechtigungen sowie (Ordner-)Zugriffsberechtigungen für spezifische Kacheln beachten
   Für spezielle Kacheln, die mit Funktionen arbeiten, die bestimmte Zugriffsrechte erfordern (z. B. Lesezeichen für Analysen oder Prozesskontext-Favoriten), ist es essenziell sicherzustellen, dass die Zielgruppe die erforderlichen Rechte besitzt. Dies kann durch die Freischaltung der entsprechenden Funktionen in den passenden Nutzergruppen erfolgen.

Durch die sorgfältige Beachtung dieser Punkte vermeiden Sie, dass Dashboards für Endanwender unvollständig oder fehlerhaft angezeigt werden, und schaffen eine reibungslose Benutzererfahrung.

TODO Verteilen der erstellten Dashboards

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TODO Tipps für die Gestaltung fachlich sinnvoller Dashboards

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