Das Prozessregister dient zur Verwaltung Ihrer Prozesslandschaft. Sie können anhand von Kriterien bestimmte Prozesse herausfiltern, Aktionen auf Prozessen ausführen, Prozesse oder auf Filtern basierende Prozesslisten publizieren sowie mit Hilfe von Ordnern den Zugriff auf bestimmte Prozesse einschränken.
Inhaltsverzeichnis
Überblick
Beim Anlegen eines Prozesses wird ein Eintrag im Prozessregister erstellt, in dem der Steckbrief und das grafische Modell des Prozesses hinterlegt sind. Der Steckbrief des Prozesses dient mit Attributen wie z.B. der Fallzahl pro Jahr oder der Auftragsgrundlage dazu, das Auffinden des Prozesses anhand von einfachen bis hin zu komplexen Kriterien zu ermöglichen.
Eine Prozesslandkarte hingegen soll einen Überblick über das Zusammenspiel mehrerer Prozesse in einem bestimmten Kontext bieten.
Ein Prozess bzw. eine Prozesslandkarte ist in einem Ordner abgelegt. In den Zugriffsberechtigungen des Ordners wird festgelegt, welche Nutzer und Gruppen lesend oder lesend und schreibend auf dessen Inhalte zugreifen dürfen.
Die Inhalte des Registers können anhand von zahlreichen Kriterien gefiltert werden. Ein möglicher Filter wären z.B. Prozesse, an denen als Prozesstyp "Unterstützungsprozess" bzw. Prozesse mit einer "Fallzahl pro Jahr" größer 500. Mehrere solcher Filter können UND-verknüpft kombiniert werden. Diese Filterkombinationen können als Filterbündel gespeichert und anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.
Registeransichten
Mittels des Auswahlmenüs am linken Bildschirmrand können Sie zwischen den Ansichten Ordner, Filter und Papierkorb wechseln:
Ordneransicht
In der Ordneransicht werden der Ordnerbaum und die >Registertabelle mit dem Inhalt des im Baum ausgewählten Ordners angezeigt. Um die >Ordnerhierarchie bearbeiten zu können, benötigen Sie mindestens Schreibzugriff auf die betroffenen Ordner. Besitzen Sie zusätzlich die Verwaltungsberechtigung für einen Ordner, können Sie die Zugriffsrechte auf diesen anpassen.
Filtern nach beteiligten Prozesskontextelementen (Verwendungsnachweis)
Über die weiteren Einträge der Seitenleiste können Sie für Organisationseinheiten, Leistungen, Stellen, Personen und Software einen Verwendungsnachweis abrufen. Bei Auswahl eines Prozesskontextelements in der Baumdarstellung werden in der Registertabelle alle Prozesse und Prozesslandkarten aufgelistet, in deren Steckbrief (nur relevant für Prozesse) oder grafischem Modell auf das ausgewählte Element oder ein diesem untergeordnetes Element verwiesen wird.
Durch einen erneuten Klick auf ein bereits ausgewähltes Element lässt sich dieses wieder deselektieren, sodass alle Prozessregistereinträge angezeigt werden.
Filteransicht
Die >Filterleiste listet die aktiven Filter auf, die auf die >Registertabelle angewandt werden. Sie können weitere Filter aus den umfangreichen Filterfunktionen des Registers hinzufügen oder Filter wieder entfernen. In der Tabelle werden nur die Einträge angezeigt, die alle Filterkriterien erfüllen (→ UND-Verknüpfung). Die Liste der Filter kann als Filterbündel gespeichert werden.
In der unteren Hälfte der Leiste können Sie bestehende Filterbündel laden und verwalten.
Papierkorb
Gelöschte Registereinträge landen im Papierkorb, aus dem sie wiederhergestellt werden können. Nur Administratoren können Inhalte endgültig aus dem Papierkorb entfernen.
Registertabelle
Die Tabelle listet den Inhalt des ausgewählten Ordners (vgl. Ordnerhierarchie) bzw. die Registereinträge auf, die alle aktiven Filterkriterien (vgl. Filterleiste) erfüllen. Die Tabelle kann per Klick auf die Spaltenköpfe sortiert werden. Über die Pfeile in der Kopf- und Fußzeile kann zwischen den Seiten der Tabelle geblättert werden, wenn mehr Ergebnisse vorliegen, als auf die gewählte Seitengröße passen.
Die Tabelle enthält folgende Spalten (Organisation & Leistung werden je nach Fensterbreite ausgeblendet):
Spalte | Beschreibung |
|---|---|
Selektion | Ermöglicht die Auswahl von Einträgen für die Aktionen. |
Typ | Reiner Prozesssteckbrief | Prozess mit PICTURE-BPMN-Detailmodell | Prozess mit Classic-Detailmodell | Prozesslandkarte Prozesslandkarten dienen zur Darstellung von Zusammenhängen zwischen Prozessen und Navigation innerhalb einer Prozesslandschaft Zu Prozessen kann zum Steckbrief mit den wesentlichen Eigenschaften des Prozesses (für die Filterkriterien) ein Modell in der Notation Classic oder PICTURE-BPMN hinterlegt sein |
Bezeichnung | Die Bezeichnung des Prozesses / der Prozesslandkarte |
Organisation | Die verantwortliche Organisationseinheit des Prozesses (laut Steckbrief) |
Leistung | Die erbrachte Leistung des Prozesses (laut Steckbrief) |
Status | Der Bearbeitungsstatus des Eintrags (Entwurf | in Bearbeitung | freigegeben | archiviert) |
aktualisiert | Der Zeitpunkt an dem der Prozess (Steckbrief und/oder grafisches Modell) oder die Prozesslandkarte zuletzt inhaltlich geändert und gespeichert worden ist. Der Zeitpunkt wird bei Änderungen der Metadaten (Prozessbezeichnung, Status, verantwortlicher Modellierer u. Ordner) nicht aktualisiert. |
Einträge auswählen
Ein Klick auf die Bezeichnung eines Eintrags öffnet diesen in einem neuen Browser-Tab im Viewer.
Um ein oder mehrere Einträge für die Ausführung von Aktionen auszuwählen, setzen Sie die Haken vor den Einträgen. In der Kopfzeile der Tabelle können Sie alle Einträge auf der aktuellen Seite an- bzw. abwählen.
Tipp: Mehrere Einträge in einer Tabelle gleichzeitig auswählen
Um mehrere Einträge gleichzeitig anzuwählen, haken Sie den ersten Eintrag, den Sie in Ihrer Auswahl haben möchten, an. Halten Sie nun die Umschalttaste gedrückt und haken Sie den letzten Eintrag, den Sie in Ihrer Auswahl haben möchten, an. Es werden nun automatisch alle Einträge ausgewählt, die sich zwischen dem ersten und dem letzten Eintrag befinden. Diese Möglichkeit haben Sie in allen Tabellen Ihrer Prozessplattform.
Einträge verwalten
Im Prozessregister können Sie Ihre Prozesse und Prozesslandkarten verwalten, d.h. Metadaten (z.B. Bezeichnung oder Status) pflegen, neue Einträge anlegen oder obsolete Einträge löschen. Desweiteren stehen Ihnen auch Export- sowie Importfunktionen zur Verfügung.
Werkzeugleiste
Aktionen können Sie über die Menüs in der Werkzeugleiste auslösen. Bezieht sich eine Aktion auf einen oder mehrere bestehende Einträge sind diese zuvor in der Tabelle auszuwählen.