Auf dieser Informationsportalseite finden Sie Bedienungshinweise zum Import-Assistenten für den XProzess-2.0-Import.
Mithilfe des XProzess-2.0-Imports ist es möglich eine gesamte (oder einen Teil einer) Prozessbibliothek, die aus nach FIM-Standard modellierten BPMN-Prozessen besteht in die PICTURE-Prozessplattform zu importieren. Für den dateibasierten Austausch zwischen zwei oder mehreren Prozessplattform-Mandanten können Sie alternativ den PicJSON-Import verwenden.
Worum handelt es sich bei FIM und XProzess-2.0?
Das Föderale Informationsmanagement (FIM) wurde als Basis für die Umsetzung des Gesetzes zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) geschaffen. FIM gibt dabei unter anderem eine Methodik zur Pflege von Prozessinformationen vor. Zugleich wurde hierfür auch der XProzess-2.0-Standard als standardisiertes XML-Dateiaustauschformat definiert. Dieses Format ermöglicht den hersteller- und werkzeugübergreifenden Austausch einzelner FIM-Prozesse bzw. vollständiger FIM-Prozessbibliotheken zwischen Software-Werkzeugen, die mit diesem Standard kompatibel sind. Die Prozessplattform unterstützt sowohl den Import als auch den Export in dieses Format.
Import durchführen
Um FIM-Prozesse zu importieren, wählen Sie im Import-Menü den Eintrag “XProzess-2.0-Datei importieren“ aus.
Im nun angezeigten Dialog-Fenster legen Sie den Ordner fest, in dem die importierten Prozesse abgelegt werden. Dazu klicken Sie in das Eingabefeld “Zielordner“ und wählen danach in der nun geöffneten Ordner-Darstellung den gewünschten Ordner aus.
Klicken Sie anschließend auf "Datei hochladen" und laden Sie die zu importierende Datei hoch. Bei der hochgeladenen Datei muss es sich um eine einzelne, im “.xml”-Format gespeicherte XProzess-2.0-Datei handeln, damit diese importiert werden kann. Um die korrekte Verarbeitung sicherzustellen sollte die XProzess-2.0-Datei ausschließlich FIM-Prozesse im BPMN-2.0-XML-Format enthalten.
Die Prozessplattform legt während des Importes für jeden Prozess aus der FIM-Prozessbibliothek ein neues BPMN-Detailmodell inkl. Steckbrief in dem ausgewählten Ordner an. Sowohl das BPMN-Detailmodell als auch der Prozesssteckbrief werden hierbei anhand der Daten aus der hochgeladenen Quell-Datei gefüllt.
Import-Ergebnis
Importierte (FIM)-Attribute
Die durch FIM vorgesehenen Attribute am Prozesssteckbrief und an Modell-Elementen bzw. Referenzaktivitätengruppen werden beim Import anhand der Informationen aus der XProzess-2.0-Datei gefüllt. Bitte beachten Sie hierbei, dass dies nur vollständig möglich ist, wenn Sie über Ihre Sichten Schreib-Zugriff auf die relevanten FIM-Attribute haben. Dazu ist es in der Regel ausreichend, wenn Sie Zugriff auf die im Auslieferungszustand der Prozessplattform enthaltene “FIM-Sicht” haben. Diese ist standardmäßig bereits so vorkonfiguriert, dass die benötigten Zugriffsberechtigungen bestehen. Nur wenn die Sicht nachträglich bearbeitet worden ist, reicht diese eventuell nicht mehr aus. Je nachdem wie Ihr Berechtigungskonzept gestaltet ist, können Sie in Ihrer Organisation alternativ selbstverständlich auch Ihre eigenen Sichten verwenden. Wenden Sie sich bei Fragen hierzu am besten direkt an Ihre zuständige Administratorin.
Sollten Sie mehr Informationen zu den FIM-Attributen in der Prozessplattform oder zur FIM-Sicht und den notwendigen Zugriffsrechten benötigen, dann erfahren Sie unter FIM-Attributierung mehr zu diesem Thema.
Angelegte Plathalterelemente (Prozesskontext-Elemente)
Einige FIM-Attribute können zur einfachen Wiederverwendbarkeit in der Prozessplattform als Prozesskontext-Element erfasst werden. Beim Importieren einer FIM-Prozessbibliothek wird für solche Attribute zuerst anhand der Bezeichnung geprüft, ob ein passendes Prozesskontext-Element bereits in Ihrem Arbeitsbereich existiert. Ist das nicht der Fall, wird stattdessen jeweils ein neues Platzhalterelement angelegt. Der Steckbrief des Platzhalterelementes wird dabei anhand der Informationen aus der XProzess-2.0-Datei gefüllt. Das neue Prozesskontext-Element wird unter dem Spezialordner “Platzhalterelemente“ des jeweiligen Prozesskontext-Baumes eingehangen. Der bzw. die neu importieren Prozesse verweisen dann im Anschluss auf das neu angelegte Platzhalterelement.
Elemente aus dem Spezialordner “Platzhalterelemente“ können Sie einfach in den normalen Prozesskontext-Ordner verschieben oder mit einem bereits bestehenden Element zusammenführen. Ausführliche Informationen zur Bearbeitung von Prozesskontexten finden Sie auf folgender Informationsportalseite: Prozesskontext bearbeiten.
Welche Prozesskontext-Elemente für ein FIM-Attribut jeweils angelegt werden, sehen Sie in der nebenstehenden Tabelle.
FIM-Attribut(e) | Angelegtes Platzhalter-Element |
|---|---|
| Dokument |
Handlungsgrundlage | Rechtsgrundlage |
Fachverfahren | Software |
Prozessteilnehmer | Externe Beteiligte |
Angelegte Platzhalterelemente (Prozesse)
Das im vorherigen Abschnitt beschriebene Verhalten gilt auch für als auslösenden oder nachfolgenden Prozess referenzierte (FIM-)Prozesse. Da sich diese eindeutig anhand der FIM-Prozess-ID identifizieren lassen, wird beim Importieren zunächst überprüft, ob der besagte FIM-Prozess auch in der importierten Datei enthalten ist. Ist dies nicht der Fall wird anhand der FIM-Prozess-ID geprüft, ob ein Prozess mit der gleichen FIM-Prozess-ID bereits in Ihrem Arbeitsbereich existiert. Kann dieser nicht gefunden werden, wir stattdessen ein neuer Prozess-Steckbrief im Prozessregister angelegt. An diesem wird automatisch die referenzierte FIM-ID hinterlegt. Im Anschluss haben Sie dann die Möglichkeit die weiteren Details des Prozesses selbst zu verfeinern.
Verwendung der importierten Prozesse
Die erfolgreich in die Prozessplattform importieren Prozesse aus der FIM-Prozessbibliothek können Sie im Anschluss gewöhnlich weiter nutzen. Zum Beispiel haben Sie so nun die Möglichkeit aus der Vorlage eines FIM-Stammprozesses einen lokalen Prozess zu erstellen.