Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie Arbeitsbereiche anlegen, bearbeiten und löschen können. Diese Funktionen stehen Ihnen nur als Administrator*in Ihrer PICTURE-Prozessplattform zur Verfügung.
Falls Sie kein Admistrator*in Ihrer PICTURE-Prozessplattform sind und wissen möchten, wie Sie zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln können, lesen Sie hier weiter: Arbeitsbereiche.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Arbeitsbereich?
Ein Arbeitsbereich ist ein in sich abgeschlossener "Datencontainer" innerhalb der PICTURE-Prozessplattform. Jeder Arbeitsbereich umfasst ein eigenes Prozessregister (d.h. eigene Prozesse und Prozesslandkarten), eigene Prozesskontexte (Organisationseinheiten und Stellen, Dokumente, Leistungen etc.) und eine eigene Methodenkonfiguration (d.h. eigene Attribut-Sichten, eigene Attribute und eigene Prozessbausteine).
Die Zugriffberechtigungen für Nutzer und Gruppen werden für jeden Arbeitsbereich separat vergeben.
Außerdem können die Informationsobjekte (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontext-Elemente, etc.) in Ihrer PICTURE-Prozessplattform nur innerhalb eines Arbeitsbereiches verknüpft werden. Arbeitsbereich übergreifende Verknüpfungen sind nicht möglich. Eine Datenübertragung zwischen Arbeitsbereichen ist nur durch Nutzung der Ex- bzw. Importfunktionen möglich.
Arbeitsbereich anlegen
Wie viele Arbeitsbereiche sind sinnvoll?
Grundsätzlich empfehlen wir, mit so vielen Arbeitsbereichen wie nötig und so wenigen wie möglich zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass alle Arbeitsbereiche unabhängig voneinander existieren, d.h. Sie können keine Daten aus mehreren Arbeitsbereichen miteinander verknüpfen und die Daten eines Arbeitsbereiches nur mit Hilfe der Ex- und Importfunktionen in einen anderen Arbeitsbereich übertragen. Rechtezuweisungen müssen grundsätzlich für jeden Arbeitsbereich separat eingestellt werden.
Alternativ zur Bildung mehrerer kleinteiliger Arbeitsbereiche empfehlen wir Ihnen die Nutzung von Ordnern in Kombination mit sinnvollen Zugriffsberechtigungen. Mit Hilfe der Zugriffsberechtigungen auf Ordner haben Sie die Möglichkeit, feingranular einzustellen, welche Nutzer (-gruppe) Zugriff auf welche Daten hat und können diese Einstellungen ggf. auch wieder aufheben, ohne einen Ex- und Import durchführen zu müssen.
Hinweise zur Erstellung und Verwaltung einer Ordnerhierarchie finden Sie hier: Prozessregister in Ordnern organisieren. Hinweise zur Konfiguration von Ordnerberechtigungen finden Sie hier: Ordnerzugriffsberechtigungen verwalten.
Sinnvolle Arbeitsbereiche
Sinnvolle Arbeitsbereiche wären zum Beispiel die folgenden:
Produktiv-Arbeitsbereich - Hier pflegen Sie Ihre Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontexte usw.
Schulungs-Arbeitsbereich - Hier können neue Nutzer die PICTURE-Prozessplattform kennen lernen, ohne wichtige Daten aus dem Produktiv-Arbeitsbereich zu verändern oder zu löschen.
Test-Arbeitsbereich - Hier können die Administratoren Ihrer PICTURE-Prozessplattform z.B. neue Methodenkonfiguration ausprobieren o.Ä., ohne dabei wichtige Daten aus dem Produktiv-Arbeitsbereich zu verändern oder zu löschen.
Per Klick auf das Plus-Symbol in der Arbeitsbereichsverwaltung können Sie neue Arbeitsbereiche anlegen. Dabei können Sie zwischen den in den folgenden Abschnitten beschriebenen Optionen wählen.
Zukünftige Datenübertragung zwischen Arbeitsbereichen erleichtern
Wenn die Methodenkonfiguration zweier Arbeitsbereiche sehr ähnlich oder gleich ist, dann können Informationsobjekte (z.B. Prozesse) mit wenig bzw. ganz ohne Informationsverlust bzgl. der ausgefüllten Attribute der Informationsobjekte zwischen diesen Arbeitsbereichen übertragen werden (z.B. per PicJSON-Dateien oder per Prozessnetzwerk).
Dies können Sie sich z.B. zu Nutze machen, wenn abzusehen ist, dass Prozesse aus einem Arbeitsbereich in einen anderen Arbeitsbereich (ggf. sogar in eine andere Prozessplattform) übertragen werden sollen oder umgekehrt. Legen Sie in diesem Fall die zu nutzenden Methodenkonfiguration in einem der betroffenen Arbeitsbereiche fest und erstellen Sie den zweiten Arbeitsbereich auf Basis der Methodenkonfiguration aus dem ersten Arbeitsbereich.
Arbeitsbereich auf Basis von bestehender Konfiguration anlegen
Mit der Option "Arbeitsbereich auf Basis von bestehender Konfiguration anlegen", können Sie die Methodenkonfiguration und weitere Einstellungen des ausgewählten Arbeitsbereiches kopieren und diese direkt für einen neu erstellten Arbeitsbereich nutzen. Per Klick auf die genannte Option öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Arbeitsbereich-Bezeichnung und -Beschreibung ausfüllen können. Weiter unten können Sie die Arbeitsbereichs-Vorlage sowie die Einstellungen auswählen, die übernommen werden sollen. Als Arbeitsbereichs-Vorlagen stehen Ihnen alle in Ihrer PICTURE-Prozessplattform verfügbaren Arbeitsbereiche zur Verfügung.
Arbeitsbereich mit hochzuladender Methodenkonfiguration anlegen
Mit der Option "Arbeitsbereich mit hochzuladender Methodenkonfiguration anlegen", können Sie einen Arbeitsbereich auf Basis einer zuvor (aus einer anderen PICTURE-Prozessplattform) im JSON-Format exportierten Methodenkonfiguration anlegen. Per Klick auf die genannte Option öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung und Beschreibung des Arbeitsbereichs ausfüllen können. Außerdem können Sie hier die Methodenkonfigurations-Vorlage hochladen, die zum Anlegen des neuen Arbeitsbereiches genutzt werden soll. Als Methodenkonfigurations-Vorlage können Sie alle Arbeitsbereich-Methodenkonfigurationen nutzen, die zuvor aus einer Prozessplattform im JSON-Format exportiert wurden.
Arbeitsbereich bearbeiten
Über das Menü ganz rechts an jedem Arbeitsbereich können Sie den Arbeitsbereich bearbeiten. Dabei stehen Ihnen die im folgenden beschriebenen Optionen zur Verfügung.
Arbeitsbereich-Methodenkonfiguration anpassen
Per Klick auf "Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs öffnen" können Sie die Methodenkonfiguration des Arbeitsbereiches anpassen, d.h. festlegen, welche Sichten, Attribute und Prozessbausteine in dem Arbeitsbereich zur Verfügung stehen. Wie das genau funktioniert und welche Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen erfahren Sie auf folgender Seite und den dort verlinkten Unterseiten: Arbeitsbereiche konfigurieren.
Arbeitsbereich-Bezeichnung und -Beschreibung ändern
Per Klick auf "Stammdaten bearbeiten" können Sie sowohl die Bezeichnung, als auch die Beschreibung des Arbeitsbereiches anpassen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe im nach dem Klick geöffneten Fenster per Klick auf "OK".
Wir empfehlen, für die von Ihnen verwendeten Arbeitsbereiche konsequent das Beschreibungsfeld auszufüllen. Hinterlegen Sie dort die für Ihr Hause geltenden organisatorischen Konventionen zur Nutzung der PICTURE-Prozessplattform. So können Sie dazu beitragen, dass die Arbeitsbereiche von allen Prozessplattform-Anwendern wie von Ihnen beabsichtigt verwendet werden. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse bei der Arbeit im Team vermeiden.
Druckeinstellungen des Arbeitsbereichs ändern
Per Klick auf “Druckeinstellungen bearbeiten” können sie die Druck-Konfiguration für den ausgewählten Arbeitsbereich ändern.
Farbschema des Arbeitsbereiches ändern
Neues Farbschema anlegen?
Falls Sie ein neues Farbschema anlegen möchten, wechseln Sie in die Verwaltungsoberfläche "Farben und Logos".
Per Klick auf "Farbschema ändern" (s.o.) können Sie ein neues Farbschema für den ausgewählten Arbeitsbereich ändern. Im nach dem Klick geöffneten Fenster stehen Ihnen alle in der Plattform erfassten Farbschemata zur Verfügung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl per Klick auf "OK".
Arbeitsbereich löschen
Achtung!
Beim Löschen eines Arbeitsbereiches gehen alle im Arbeitsbereich erfassten Inhalte, d.h. alle enthaltenen Prozesse, Prozesslandkarten, Organisationseinheiten, Dokumente usw. unwiderruflich verloren. Es besteht lediglich die Möglichkeit, per kostenpflichtigem Support-Auftrag Ihre Plattform auf den Stand eines Datenbank-Backups vor dem Löschzeitpunkt zurücksetzen zu lassen.
Über das Menü ganz rechts an jedem Arbeitsbereich können Sie den Arbeitsbereich löschen. Klicken Sie dazu auf "Arbeitsbereich löschen". Nachdem Sie auf "Arbeitsbereich löschen" geklickt haben müssen Sie ein neu geöffnetes Fenster per Klick auf "Löschen" bestätigen, um die Lösch-Aktion abzuschließen.
