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Anwendungsfälle

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Tabellengestützte Analyse für unterschiedlichen Daten

• Überblick über den Umfang der in einem Arbeitsbereich gepflegten Daten gewinnen (Welche Attribute sind wie gut/systematisch erfasst? Welche Daten stehen mir zu Auswertungszwecken zur Verfügung?)

• Datenpflege / Aktualisierung von Daten, die in Freitext-Attributen enthalten sind, vorbereiten (z.B. zeige mir alle Stellen, an denen ein bestimmter zu aktualisierender Hyperlink vorkommt, damit ich weiß, wo ich den überall ändern muss)

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Tabellengestützte Analyse für Prozess-Steckbriefe

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• Recherche im Prozessregister anhand komplexer Filterkriterien, z.B. zwecks Priorisierung von Aktivitäten im Prozessmanagement (klassische Prozessregister-Abfrage; jetzt mit besseren Einblicken in die ausgewerteten Daten)

• Nutzwertanalyse konzipieren (Explorative Auseinandersetzung mit den erfassten Daten: Welche Datenbasis liegt überhaupt vor? Welche sinnvollen "Cluster" für die Scoring-relevanten Attribute könnte ich bilden?)

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Tabellengestützte Analyse für Detailmodelle

• für Analyse- und Optimierungszwecke relevante Stellen in den Prozessen finden (=> einfache Auswertbarkeit dank Nutzung der PICTURE-Methode)

  • zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Medienbrüchen kommt (Bausteinkategorie "Medienwechsel")

  • zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Bezahlvorgängen kommt (Bausteinkategorie "Einzahlung/Auszahlung durchführen")

  • zeige mir alle zeitintensiven Abstimmungen (Baustein "Rücksprache durchführen", Bearbeitungszeit > 5 min)

  • zeige mir alle Aktivitäten, bei denen Daten in ein bestimmtes IT-System eingegeben werden (Baustein "Daten in EDV übernehmen", Attribut "Software (Eingabesystem)")

• Anonymisierung von Prozessmodellen vorbereiten (z.B. vor Weitergabe an Externe per Prozessnetzwerk o.ä.): Suchen nach problematischen Textfragmenten und dabei alle "irgendwo im Prozessmodell versteckten" Daten im Blick (und unter Kontrolle) haben

• Datenflussanalyse durchführen (zeige mir alle Aktivitäten, an denen Dokumente ein- bzw. ausgehen, sowie den jeweiligen Kontext) *)

• Analyse der Nutzung von IT-Systemen durchführen (zeige mir alle Aktivitäten, an denen IT-Systeme genutzt werden, sowie den jeweiligen Kontext) *)

*) Damit das gut praktikabel ist, brauchen wir realistischerweise “persistierbare” Tabellenkonfigurationen.

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Tabellengestützte Analyse für Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

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• Recherche in Leistungskatalogen anhand der Attribute der Katalogeinträge (z.B. LeiKa, KGSt-Prozesskatalog, OZG-Umsetzungskatalog)

• bei Nutzung der Prozesskontext-Kataloge "Dokumente" und "Software" zur Dokumentation der Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Katalog-Einträge: Recherche nach Verantwortlichkeiten; turnusmäßige Wiedervorlagen o.ä. im Blick behalten

Praxis-Beispiel - Prozesse für Nutzwertanalyse vorbereiten

Um die bei einer Prozessoptimierung relevantesten Prozesse zu ermitteln, bietet Ihnen die Prozessplattform die Nutzwertanalyse an. Nicht immer ist doch bereits zu Anfang vorbestimmt, nach welchen Kriterien die Nutzwertanalyse ausgeführt werden sollte. Hier kann es hilfreich sein explorativ in den zu analysierenden Prozessen zu prüfen, welche Bedeutsamkeit bestimmte Steckbriefattribute haben. Hierfür können Sie sich die tabellengestützte Analyse zu Nutze machen.

Um eine Nutzwertanalyse in unserem Beispiel vorzubereiten, wählen Sie im Prozessregister alle Prozesse (oder die aus den relevanten Fachbereichen) aus und öffnen diese mit der tabellengestützen Analyse. Ein häufig spannedes Kriterium für die Nutzwertanalyse ist die Fallzahl eines Prozesses. Zuerst wollen wir uns daher nun ein Überblick über die Fallzahlen unserer Prozesse verschaffen. Hierzu können wir uns die Filterfunktion zu nutze machen, um die Datenmenge bereits etwas einzugrenzen, indem wir nur Prozes mit einer Fallzahl von >300 (1) betrachten. Dabei erhalten wir direkt (2) eine Vorschau, wie viele Prozesse unseren Kriterien entsprechen.

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In nächsten Schritt können wir nun die so bereits eingeschränkten Prozesse überprüfen und ein Gefühl dafür entwickeln, in welchen Größenordnungen sich die Fallzahl bewegt, um hier sinnvolle Werte die Score-Werte verschiedener “Größenordnungsbänder” bei der Nutzwertanalyse zu ermitteln.

Ergänzend können wir in diesem Schritt über den Filter “nur leere Zellen anzeigen” auch prüfen, ob es u.U. Datenlücken gibt, die Auswirkungen auf das Ergebnis unserer Nutzwertanalyse haben.

Auf diesen Weg können wir nun auch für weitere Attribute verfahren, die u.U. für eine Nutzwertanalyse von Bedeutung sind. Dabei können wir uns die Möglichkeit zu Nutze machen, dass wir direkt mehrer Filter gleichzeitig verwenden können.