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Erzeugung einer geeigneten Datei für eine anstehende Datenerhebung
Um einen reibungslosen Import nach einer Datenerhebung durchführen zu können, sollte bereits vor der Datenerhebung an den Import gedacht werden. Dabei ist es von Vorteil, wenn die Datenerhebung direkt in einer extra vorbereiteten Excel-Datei erfolgt. Auf diesem Wege können die Hilfsfunktionen des Imports optimal genutzt werden. Eine auf diese Weise vorbereitete Datei sollte automatisch den Anforderungen an die Datei genügen.
Um eine solche Datei zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor:
- Überlegen Sie sich welche Attribute Sie erheben und importieren wollen und stellen Sie sicher, dass diese in der Plattform am gewünschten Prozesskontext hinterlegt sind. (=> Attribute konfigurieren)
- Erstellen Sie sich eine Sicht, die nur auf genau diese Attribute Zugriff hat (=> Sichten konfigurieren)
- Führen Sie einen Excel-Export mit dieser Sicht durch (=> Prozesskontext exportieren)
- Entfernen Sie ggfs. bereits vorhandene Datensätze in der Datei, so dass nur noch die Tabellenstruktur übrig bleibt
Die so vorbereitete Datei für die Erhebung von Software-Prozesskontextelementen könnte zum Beispiel so aussehen (die Anzahl der Ebenen müsste im Laufe der Datenerhebung sofern notwendig erweitert werden):
Anker Anforderungen Anforderungen
Anforderungen an die Datei
- Die Quelldaten müssen in Form von MS-Excel-2003-Dateien vorliegen.
- Die Quelldatei darf nicht passwortgeschützt sein oder geschützte Bereiche enthalten.
- Es können nur Informationen importiert werden, für die am jeweiligen Prozesskontexttyp ein entsprechendes >Attribut konfiguriert ist.
- Die Vorlage-Tabellen müssen grundsätzlich so aufgebaut sein, dass für jedes zu importierende Element genau eine Tabellen-Zeile und für jedes zu importierende Attribut genau eine Tabellen-Spalte existiert (Ausnahmen s. u.). Bezüglich der Reihenfolge der Spalten gibt es seitens des Import-Assistenten hingegen keine zwingenden Vorgaben. Für jeden Import-Lauf kann frei eingestellt werden, welche Spalte der Quell-Tabelle auf welche Attribute des Prozesskontext-Elements abgebildet werden sollen.
- In den zu importierenden Spalten dürfen ausschließlich „echte“ Werte enthalten sein, keine „berechneten“ Werte (Formeln). Dies ist nötig, da die Prozessplattform die hinterlegten Formeln nicht selbst „ausrechnen“ kann. Falls es bei der Erstellung der Import-Liste für Sie hilfreich ist, können Sie natürlich trotzdem gerne mit Formeln arbeiten. Wichtig ist dann, dass Sie vor dem Import die „berechneten“ Spalten abschließend kopieren und über die Zwischenablage wieder als Werte (mit der Funktion „nur Werte kopieren“) in das Excel-Dokument einfügen.
- Die hierarchischen Beziehungen innerhalb der Quelldaten können entweder über Eltern-IDs oder über sogenannte Wiederholungsgruppen abgebildet werden.
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| Attribut | Hinweise | Beispiel | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ID | Die IDs können frei vergeben werden, müssen aber eindeutig innerhalb der Excel-Datei sein. Dabei sind folgende Zeichen innerhalb der ID erlaubt:
| id1 id2 id3 | ||||
| Text | Es gibt keine Restriktionen. |
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| Numerisch | In der Werte-Spalte sind nur numerische Zeichen (0-9), Dezimaltrennzeichen (,) und Tausendertrennzeichen (.) erlaubt. |
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Numerisch mit Einheit | In der Werte-Spalte sind nur numerische Zeichen (0-9), Dezimaltrennzeichen (,) und Tausendertrennzeichen (.) erlaubt. In der Einheiten-Spalte ist die gewünschte Einheit einzutragen. Zeiteinheiten: "Sekunde(n)", "Minute(n)", "Stunde(n)", "Tag(e)", "Woche(n)", "Monat(e)", "Jahr(e)" Zulässige Werte: Alle in der Attributkonfiguration konfigurierten Einheiten für das entsprechende Attribut. |
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Einfachauswahl | Die Option muss exakt genau so geschrieben werden, wie in der Konfiguration. Wird kein Wert eingetragen, so wird der konfigurierte Standardwert verwendet. Zulässige Werte: Alle in der Attributkonfiguration konfigurierten Optionen für das entsprechende Attribut. |
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Mehrfachauswahl | Die Option muss exakt genau so geschrieben werden, wie in der Konfiguration. Die einzelnen Optionen werden untereinander mit einem Semikolon getrennt. Zulässige Werte: Alle in der Attributkonfiguration konfigurierten Optionen für das entsprechende Attribut. |
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Schlagwörter | Sollen mehrere Schlagwörter importiert werden, so sind die einzelnen Schlagwörter untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Zulässige Werte: Innerhalb der Schlagwörter gibt es keine Restriktionen. |
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Links | Sollen mehrere Links importiert werden, so sind die einzelnen Links untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Zusätzlich zum Wert des Links, kann der Link mit Namen importiert werden. Dafür muss der gewünschte Name per Leerzeichen getrennt in runden Klammern hinter den Link geschrieben werden. Zulässige Werte: Zugelassen sind alle erlaubten Zeichen innerhalb eines Links. |
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| Das zu referenzierende Element muss exakt genau so geschrieben werden, wie es in der Plattform hinterlegt ist. Zulässige Werte: Namen von in der Plattform hinterlegten Prozesskontext-Elementen. |
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Stellen | Die zu referenzierende Stelle muss exakt genau so geschrieben werden, wie es in der Plattform hinterlegt ist. Beim Import von Stellen-Referenzen muss die zugehörige Organisationseinheit mit angegeben werden. Diese wird per Leerzeichen getrennt in runden Klammern hinter den Namen der Stelle geschrieben. Zulässige Werte: Namen von in der Plattform hinterlegten Stellen, sowie den Namen der zugehörigen Organisationseinheit. |
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Personen | Die zu referenzierende Person muss exakt genau so geschrieben werden, wie sie in der Plattform hinterlegt ist. Zulässige Werte: Namen von in der Plattform hinterlegten Personen. |
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