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| Info |
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Auf dieser Informationsportalseite wird erläutert, was Sie bei der Erfassung von Prozesskontexten bzw. Prozesskontext-Elementen in Excel, die für einen Import in die PICTURE-Prozessplattform vorgesehen sind beachten sollten, um den anschließenden Import so einfach wie möglich durchführen zu können. |
Inhaltsverzeichnis
Inhalt exclude Inhaltsverzeichnis
Erzeugung einer geeigneten Datei für eine anstehende Datenerhebung
Um einen reibungslosen Import nach einer Datenerhebung durchführen zu können, sollte bereits vor der Datenerhebung an den Import gedacht werden. Dabei ist es von Vorteil, wenn die Datenerhebung direkt in einer extra vorbereiteten Excel-Datei erfolgt. Auf diesem Wege können die Hilfsfunktionen des Imports optimal genutzt werden. Eine auf diese Weise vorbereitete Datei sollte automatisch den Anforderungen an die Datei genügen.
Um eine solche Datei zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor:
- Überlegen Sie sich welche Attribute Sie erheben und importieren wollen und stellen Sie sicher, dass diese in der Plattform am gewünschten Prozesskontext hinterlegt sind. (=> Attribute konfigurieren)
- Erstellen Sie sich eine Sicht, die nur auf genau diese Attribute Zugriff hat (=> Attribut-Sichten konfigurieren)
- Führen Sie einen Excel-Export mit dieser Sicht durch (=> Prozesskontext exportieren)
- Entfernen Sie ggfs. bereits vorhandene Datensätze in der Datei, so dass nur noch die Tabellenstruktur übrig bleibt
Die so vorbereitete Datei für die Erhebung von Software-Prozesskontextelementen könnte zum Beispiel so aussehen (die Anzahl der Ebenen müsste im Laufe der Datenerhebung sofern notwendig erweitert werden):
Anker Anforderungen Anforderungen
Anforderungen an die Datei
- Die Quelldaten müssen in Form von MS-Excel-2003-Dateien vorliegen.
- Die Quelldatei darf nicht passwortgeschützt sein oder geschützte Bereiche enthalten.
- Es können nur Informationen importiert werden, für die am jeweiligen Prozesskontexttyp ein entsprechendes >Attribut konfiguriert ist.
- Die Vorlage-Tabellen müssen grundsätzlich so aufgebaut sein, dass für jedes zu importierende Element genau eine Tabellen-Zeile und für jedes zu importierende Attribut genau eine Tabellen-Spalte existiert (Ausnahmen s. u.). Bezüglich der Reihenfolge der Spalten gibt es seitens des Import-Assistenten hingegen keine zwingenden Vorgaben. Für jeden Import-Lauf kann frei eingestellt werden, welche Spalte der Quell-Tabelle auf welche Attribute des Prozesskontext-Elements abgebildet werden sollen.
- In den zu importierenden Spalten dürfen ausschließlich „echte“ Werte enthalten sein, keine „berechneten“ Werte (Formeln). Dies ist nötig, da die Prozessplattform die hinterlegten Formeln nicht selbst „ausrechnen“ kann. Falls es bei der Erstellung der Import-Liste für Sie hilfreich ist, können Sie natürlich trotzdem gerne mit Formeln arbeiten. Wichtig ist dann, dass Sie vor dem Import die „berechneten“ Spalten abschließend kopieren und über die Zwischenablage wieder als Werte (mit der Funktion „nur Werte kopieren“) in das Excel-Dokument einfügen.
- Die hierarchischen Beziehungen innerhalb der Quelldaten können entweder über Eltern-IDs oder über sogenannte Wiederholungsgruppen abgebildet werden.
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Abbildung von hierarchischen Beziehungen mithilfe von Wiederholungsgruppen
Hierarchische Beziehungen zwischen den Prozesskontext-Elementen (PE) können über sogenannte Wiederholungsgruppen in den Spalten "Ebene 1" - "Ebene n" abgebildet:
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Abbildung von hierarchischen Beziehungen mithilfe von Eltern-IDs
Hierarchische Beziehungen zwischen den Prozesskontext-Elementen (PE) können auch per Eltern-ID abgebildet werden:
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(Darstellung innerhalb der Plattform nach Import)
Abbildung von Organisationseinheiten mit Stellen
Einen Sonderfall bildet die Abbildung von Organisationeinheiten mit ihren untergeordneten Stellen. Dabei wird auf einem Tabellenblatt die hierarchische Beziehung der Organisationseinheiten untereinander (mit Wiederholungsgruppen oder Eltern Hinweise zum Ausfüllen der Excel-Datei (Prozesskontexte)#Wiederholungsgruppen oder Hinweise zum Ausfüllen der Excel-Datei (Prozesskontexte)#Eltern-IDs) abgebildet, während auf einem anderen Tabellenblatt die Stellen mithilfe von Eltern Hinweise zum Ausfüllen der Excel-Datei (Prozesskontexte)#Eltern-IDs ihren Organisationeinheiten zugeordnet werden.
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Zulässige Werte für verschiedene Attributtypen
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Bei Zellen, die prinzipiell mehrere Werte enthalten können, wird das Semikolon als Trennzeichen interpretiert (Bsp: Wert 1; Wert2). Wird ein Semikolon als Namensbestandteil eines Werts benötigt, so ist dieses in Form von "\;" zu maskieren. |
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