Auf dieser Informationsportal-Seite wird erläutert, wie Sie die Prozesskontexte in Ihrer Plattform pflegen können und welche Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen. Prozesskontexte können problemlos durch mehrere Anwender gleichzeitig bearbeitet werden.
Die Bearbeitungsfunktionen der Web-Oberfläche sind auf kleinere Nacharbeiten ausgelegt. Wenn Sie eine größere Menge an Einträgen bearbeiten oder erstmalig erfassen möchten, verwenden Sie besser die Funktionen zum Excel-Import.
Inhaltsverzeichnis
Hinzufügen eines neuen Elements
Wählen Sie das Eltern-Element für das neue Element in der Baumdarstellung aus. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Element oder Klick auf das "Plus"-Symbol in der Werkzeugleiste den Anlege-Dialog und geben Sie die Bezeichnung für das gewünschte Element ein. Es wird nach den untergeordneten Elementen seines Elternelements einsortiert.
Nach Elementen mit offenen Kommentaren suchen
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das entsprechende Symbol. Analog zur Suchfunktion werden Ihnen die Elemente, an den Kommentare hinterlegt sind zum "Anspringen" angeboten. Gehen Sie die Treffer durch und nehmen Sie bei jedem Eintrag die nötigen Anpassungen vor und löschen Sie anschließend den Kommentar.
Bezeichnung eines Elements anpassen (umbenennen)
Um die Bezeichnung eines Elements zu verändern wählen Sie das Element in der Baumdarstellung zunächst per Klick aus. Ist das Element ausgewählt (farblich hinterlegt) öffnet sich ein Dialogfenster zur Bearbeitung der Bezeichnung wenn Sie den Namen des Elements ein weiteres mal anklicken.
Alternativ können Sie die Bearbeitung der Bezeichnung auch mithilfe des Tastenkürzels F2 öffnen oder über das Kontextmenü (Klick auf das Element mit der rechten Maustaste).
Steckbrief eines Elements anpassen
Wählen Sie das Element in der Baumdarstellung per Klick aus. Nehmen Sie rechts in der Attributliste nach Klick auf die relevanten Attribute die gewünschten Änderungen vor.
Wenn Sie die Synonyme für das Element als Schlagworte hinzufügen, wird das Element in den Vorschlagsboxen für die Referenzierung auch bei Eingabe des Synonyms angeboten - was Ihre Kollegen davon abhalten dürfte fleißig weitere Platzhalter hinzuzufügen, die Sie anschließend mit dem Element zusammenführen müssten.
Hierarchische Einsortierung eines Elements ändern ("umhängen")
Um die hierarchische Einsortierung eines Elements innerhalb der Baumdarstellung zu verändern können Sie das Element mit der Maus an die gewünschte neue Position ziehen und es dort vor, auf oder hinter einem anderen Element fallenlassen. Ist eine Aktion zulässig, wird Ihnen eine Einfügemarke mit grünem Häkchen angezeigt. Ist eine Aktion unzulässig, so wird ein rotes Verbotsschild angezeigt.
Für das Organigramm gelten folgende Sonderregeln:
- Für Stellen können keine untergeordneten Elemente erfasst werden.
- Die Stellen einer Organisationseinheit werden immer vor ihren untergeordneten Einheiten angezeigt
Untergeordnete Elemente alphabetisch sortieren
Um die einem Element direkt untergeordneten Elemente alphabetisch zu sortieren, rufen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü auf.
Versionshistorie anzeigen
Um die Versionshistorie eines Elementes einzusehen, wählen Sie dieses aus und klicken in der Werkzeugleiste auf das "Uhr"-Symbol oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechend Kontextmenüeintrag aus. Mehr zum Thema Historisierung erfahren Sie hier.
Umgang mit unreferenzierten Elementen
Elemente gelten als "unreferenziert, wenn sie beide der folgenden Bedingungen erfüllen.
- Das Element selbst wird in keiner aktuellsten Version eines Informationsobjekts (z.B. in einem Prozesssteckbrief) referenziert.
- Alle untergeordneten Elemente sind ebenfalls in keiner aktuellsten Version eines Informationsobjekts referenziert.
Unreferenzierte Elemente gelten als "sicher löschbar", da das Löschen keine Auswirkungen auf andere Informationsobjekte hätte.
Um alle Elemente im Baum zu markieren, die in keiner aktuellen Version eines Informationsobjekts referenziert sind, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das "Markieren"-Symbol. Alle unreferenzierten Elemente werden anschließend grau hinterlegt (vgl. Screenshot). Die Markierung aktualisiert sich nach jeder Aktion, die Änderungen an der Baumstruktur zur Folge hat (Erstellen, Verschieben, Löschen, etc.) oder wenn ein Prozesskontext-Steckbrief gespeichert wird.
Die beiden grau hinterlegten Elemente "Drucker" und "Abteilungsdrucker" erfüllen die oben genannten Bedingungen und gelten somit als "sicher löschbar". Im nächsten Screenshot wird gezeigt, was passiert, wenn ein neues referenziertes Element unter dem Element "Drucker" einsortiert wird:
Das selbst unreferenzierte Element "Drucker" wird nun nicht mehr grau hinterlegt, da die zweite oben genannte Bedingung nicht mehr erfüllt wird. Das Element "Drucker" gilt somit nicht mehr als "sicher löschbar", da es ein untergeordnetes Element ("Drucker XYZ") hat, welches in einem Informationsobjekt referenziert wird.
Um sich das Löschen der unreferenzierten Elemente zu erleichtern, können Sie nach einem Rechtsklick auf ein entsprechendes Eltern-Element den Kontextmenüeintrag "Alle untergeordneten unreferenzierten Elemente löschen" auswählen. Nach der Bestätigung der Löschrückfrage werden automatisch alle unreferenzierten Elemente, die sich unterhalb der ausgewählten Eltern-Elements befinden, gelöscht.
Element löschen
Um ein einzelnes Element zu löschen, wählen Sie dieses aus und klicken in der Werkzeugleiste auf das "Löschen"-Symbol oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechenden Kontextmenüeintrag aus. Die Löschrückfrage listet auf, in welchen Modellen das Element referenziert wird. Dabei wird das Modell nur aufgelistet, wenn die aktuellste Version des Modells das Element referenziert. Es wird nicht überprüft, ob das Element ggfs. in älteren Versionen referenziert wird!
Der Dialog listet außerdem auch alle Nachfahren des Elementes auf und färbt diese ein, wenn diese aktuell nach obigen Regeln referenziert werden.
Das Löschen eines Elements ist also nur dann folgenlos, wenn weder das Element selber noch Nachfahren des Elementes in aktuellen Versionen von Modellen verwendet werden. In allen anderen Fällen, sollten Sie genau prüfen, ob Sie das Element wirklich löschen wollen.
Wenn Sie die Löschung bestätigen, wird das Element mitsamt seiner untergeordneten Elementen gelöscht. Verweise auf die gelöschten Elemente können danach nicht mehr aufgelöst werden und werden beim nächsten Speichervorgang aus den referenzierenden Modellen entfernt.
Elemente zusammenführen
In Situationen, in denen bisher diese Funktion eingesetzt wurde, steht künftig als Ersatz die Funktion “Suchen und Ersetzen von modellübergreifenden Verknüpfungen” (aka “Referenzen suchen und ersetzen”) zur Verfügung.
Spezialordner
Die Baumstruktur eines Prozesskontexts enthält verschiedene Spezialordner, die unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Im Spezialordner "Platzhalterelemente" werden Platzhalterelemente abgelegt, die in der Prozessmodellierung oder beim Import von Modellen erzeugt werden, falls noch kein Element mit der gewünschten Bezeichnung bzw. der ID vorlag.
Die Platzhalterelemente sollten regelmäßig von einem Verantwortlichen aufgeräumt werden, der die Einträge
- entweder in den Baum einsortiert und ihre Steckbriefe ausfüllt
- oder als nicht mehr relevant löscht bzw. Doppelungen auf Grund von Tippfehlern / abweichenden Schreibweisen auflöst und die doppelten Elemente mit dem korrekten Element zusammenführt.
- Im Spezialordner "Per Import entfernte Elemente" werden alle Elemente abgelegt, die durch einen Abgleich beim Import in die Plattform gelöscht worden sind.
Die per Import entfernten Elemente sollten regelmäßig von einem Verantwortlichen aufgeräumt werden, der die Einträge
- entweder mit dem zugehörigen "Ersatz"-Element zusammenführt bzw. als nicht mehr relevant löscht
- oder wieder in den Baum einsortiert
- Der Spezialordner "Papierkorb" dient als Sicherheitsnetz beim manuellen Entfernen von nicht mehr erwünschten Elementen. Anstatt Elemente sofort unwiderruflich zu löschen, werden diese zunächst in den Papierkorb verschoben.