Prozesskontext importieren (externe Datenquellen)

Überblick und Hintergründe

Das Modul “Prozesskontexte” verfügt über einen Import-Assistenten, mit dessen Hilfe Sie auf einfache Art und Weise verschiedene Produkt-, Leistungs- und Prozesskataloge von externern Herausgebern (z.B. FITKO, Bundesinnenministerium, KGSt) direkt in den Prozesskontext “Leistungen” Ihres Prozessplattform-Arbeitsbereichs übernehmen können.

In Abstimmung mit den Herausgebern überwacht die PICTURE GmbH die offiziellen digitalen Publikationskanäle der jeweiligen Kataloge. Die aktuelle Fassung jedes Katalogs überführen wir in einem automatisierten Verfahren in ein Datenformat, das für die Übernahme in die PICTURE-Prozessplattform optimiert ist. Entsprechende Import-Vorlagen stellen wir in geschützten Downloadbereichen, sogenannten “externen Datenquellen”, zentral für alle Anwenderinnen und Anwender der Prozessplattform bereit.

Ihre Prozessplattform lässt sich an diese Datenquellen anschließen. Wenn Sie einen Import-Lauf aus einer solchen Quelle durchführen, lädt der Import-Assistent der Prozessplattform die Katalogdaten “im Hintergrund” für Sie herunter und spielt sie in den aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform ein, ohne dass Sie dazu selbst mit Zugangsdaten, Importvorlage-Dateien o.ä. hantieren müssen.

Den Import-Assistenten können Sie nicht nur zum einmaligen Einspielen eines Katalogs nutzen. Ebenso sind “Update-Importe” möglich, um z.B. nach einer inhaltlichen Fortschreibung eines Katalogs die Änderungen in “Ihre” Kopie des Katalogs in Ihrer Prozessplattform zu übernehmen. Starten Sie dazu einfach einen neuen Import-Lauf und die Prozessplattform erkennt automatisch die Änderungen gegenüber dem derzeit bei Ihnen gespeicherten Stand und trägt diese nach.

Den Zeitpunkt und die Häufigkeit, mit der Sie ggf. Update-Importe durchführen möchten, bestimmen Sie hierbei selbst. Ein automatische (zeit- oder ereignisgesteuerte) Aktualisierung Ihrer Kopie des Katalogs erfolgt nicht.

(Einmalige) Vorbereitungen

Vor dem ersten Import eines Katalogs aus einer externen Datenquelle sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, damit Sie den Import-Assistenten vollumfänglich nutzen können:

• Alle Nutzer, die Import-Läufe durchführen sollen, verfügen über Schreibzugriff auf den Prozesskontext “Leistungen”.

• In Ihrem Arbeitsbereich sind im Steckbrief für Prozesskontext-Elemente vom Typ “Leistung” alle Attribute eingerichtet, die über die jeweilige Datenquelle bereitgestellt werden.

• Alle Nutzer, die Import-Läufe durchführen sollen, haben Zugriff auf eine Attribut-Sicht, in der Schreibzugriff auf die o.g. Steckbrief-Attribute freigeschaltet ist.

Import durchführen

Um einen Import-Lauf aus einer externen Datenquelle vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das Modul “Prozesskontexte” und wählen Sie den Prozesskontext “Leistungen” aus.

Öffnen Sie in der Werkzeugleiste das Aktionsmenü “Prozesskontexte importieren” und wählen Sie die Aktion “aktualisieren / importieren” für die gewünschte externe Datenquelle aus.

Die Prozessplattform lädt an dieser Stelle im Hintergrund die über die Datenquelle bereitgestellten Katalogdaten herunter, gleicht diese mit der Attribut-Konfiguration des aktuellen Arbeitsbereichs ab und informiert Sie über den weiteren Ablauf den Imports.

Sie sehen zunächst eine Auflistung aller Attribute, die über die Datenquelle verfügbar sind und die bei diesem Import-Lauf in Ihren Arbeitsbereich eingespielt werden könnten, da sie dort bereits angelegt und gleichzeitig für Sie schreibbar sind.

Falls über die Datenquelle Angaben in zusätzlichen Attributen des Leistungs-Steckbriefs zur Verfügung gestellt werden, die in Ihrem Arbeitsbereich jedoch bisher nicht eingerichtet oder zumindest nicht für Sie schreibbar sind, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:

Klicken Sie auf “Importvorschau anzeigen” um mit dem Import-Vorgang fortzufahren.

Die Prozessplattform ermittelt nun die Unterschiede zwischen dem zuvor automatisch heruntergeladenen aktuellen Datenstand aus der externen Datenquelle und dem ggf. bereits in Ihrem aktuellen Arbeitsbereich gespeicherten Datenbestand, der ggf. bereits bei einem vorangegangenen Import-Lauf eingespielt wurde. Änderungen am Datenbestand Ihrer Prozessplattform werden in dieser Phase noch nicht vorgenommen.

In der Vorschau-Ansicht sehen Sie dann die Anzahl der Prozesskontext-Elemente, die beim Import-Lauf hinzugefügt, verändert bzw. in den Bereich “Per Import entfernte Elemente” verschoben werden würden.

Per Klick auf die entsprechende Zeile des Dialogfensters können Sie eine Detail-Ansicht mit einer Auflistung aller betroffenen Elemente einblenden.

Wenn Sie mit den in der Vorschau angezeigten Änderungen einverstanden sind und diese nun in Ihren Datenbestand übernehmen wollen, klicken Sie auf “Änderungen durchführen”. Alternativ können Sie den Import-Lauf per Klick auf das Schließen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters abbrechen.

Während des Import-Vorgangs sehen Sie eine Fortschrittsanzeige mit einer Prognose der ungefähren Restdauer.

Nach Abschluss des Import-Vorgangs erhalten Sie eine Übersicht über die durchgeführten Änderungen. Diese ist analog zur Import-Vorschau aufgebaut. (Tipp: Über die Import-Historie, s. unten, können Sie die Ergebnis-Ansicht auch nach dem Schließen des Import-Assistenten 180 Tage lang einsehen.)

An dieser Stelle verfügen Sie nun über eine aktuelle Kopie des Katalogs aus der ausgewählten externen Datenquelle im aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform.

Import nachbereiten

Falls Sie die aus den externen Datenquellen bezogenen Kataloge systematisch mit Ihrer Prozessdokumentation verknüpfen möchten, sollten Sie im Nachgang zu einem erfolgreich durchgeführten Import-Lauf den Anpassungsbedarf Ihrer Prozessdokumentation prüfen:

• Katalogeinträge wurden hinzugefügt: Prüfen Sie, ob sich in Ihrer Prozessdokumentation ggf. bereits Prozesse befinden, die einem neuen Katalogeintrag zugeordnet werden sollten.

• Katalogeinträge wurden verändert: Prüfen Sie, ob es in den Detail-Angaben (Attributen), die zum jeweiligen Katalogeintrag “mitgeliefert” werden, ggf. inhaltliche Änderungen gab, die Anlass für eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem entsprechenden verknüpften Prozess geben (z.B. Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen).

• Katalogeinträge wurden entfernt: Prüfen Sie, ob entfernte (und daher in Ihrer Prozessplattform in den Bereich “Per Import entfernte Elemente” verschobene) Katalogeinträge in Ihrer Prozessdokumentation referenziert wurden. Wenn ja, sollten Sie diese Referenzen entfernen und ggf. alternative Katalogeinträge verknüpfen. (Tipp: Oft ist der Hintergrund für einen Entfernung, dass ein Prozess / eine Leistung im Katalog neu abgegrenzt wurde. Daher wird im gleichen Import-Lauf oft ein passender Ersatz-Eintrag ergänzt.)

Zur systematischen Nachbereitung eines Import-Laufs steht für Administratoren in der Prozessplattform die Import-Historie aller erfolgreichen Importe der vergangenen 180 Tage zur Verfügung.

Um diese zu öffnen, klicken Sie im Modul “Prozesskontexte” auf den entsprechenden Button in der Werkzeugleiste des jeweiligen Prozesskontextes.

Es wird Ihnen zunächst eine Tabelle mit einer Übersicht aller erfolgreichen Importe der vergangenen 180 Tage angezeigt:

Klicken Sie auf eine der Tabellenzeilen, um eine Detail-Ansicht der in diesem Lauf durchgeführten Änderungen zu sehen.

Die Bereiche mit den Detailangaben zu den jeweiligen Kategorien (hinzugefügte / geänderte / gelöschte Elemente) sind initial zugeklappt. Klicken Sie auf die eine der Zeilen, um die einzelnen konkret betroffenen Katalogeinträge anzeigen zu lassen.

Falls ein oder mehrere andere Informationsobjekte aus Ihrer Prozessplattform (z.B. Prozesse, Prozesslandkarten) mit diesem Katalogeintrag verknüpft ist, wird dies durch einen blauen Pfeil am Beginn der jeweiligen Zeile kenntlich gemacht.

Klicken Sie auf die entsprechende Zeile der Ansicht, um die referenzierenden Informationobjekte anzeigen zu lassen:

So können Sie gezielt diejenigen Informationsobjekte auffinden, die im Rahmen der Nachbereitung eines Import-Laufs auf inhaltliche Anpassungsbedarfe geprüft und ggf. bearbeitet werden sollten.