Auf dieser Informationsportalseite wird erläutert, wie Sie eine Portalfreigabe erstellen und nach Ihren Wünschen konfigurieren können. Außerdem wird auf die Unterschiede zwischen den einzelnen Freigabe-Typen eingegangen.

Inhaltsverzeichnis

Eine (feste) Menge von Prozessen bzw. Prozesslandkarten freigeben

ERFORDERT: MODELLE VERÖFFENTLICHEN

Markieren Sie im Prozessregister die zu veröffentlichenden Einträge und klicken Sie im Veröffentlichen-Menü der Werkzeugleiste auf den Eintrag "Freigabe erstellen".

Prozesse bzw. Prozesslandkarten auf Basis der jeweils aktuellen Treffer eines Filterbündels freigeben

ERFORDERT: ADMINISTRATORRECHTE

Wechseln Sie im Prozessregister in die Filter-Ansicht und suchen Sie das zu veröffentlichende Filterbündel heraus. Klicken Sie auf das Veröffentlichen-Symbol, um den Freigabe-Dialog zu öffnen.

Wählen Sie ein Filterbündel, passt sich die Menge der freigegebenen Prozessregistereinträge beim jeweiligen Öffnen des Freigabe-Links dynamisch an. Es sind jeweils diejenigen Prozesse und/oder Prozesslandkarten über die Freigabe abrufbar, die zum Abrufzeitpunkt den eingestellten Filterkriterien entsprechen.

Freigabetyp auswählen

Freigabetyp

Beschreibung

Portal-Browser

Der Portal-Browser zeigt einen Prozess bzw. eine Prozesslandkarte im Vollbild an. Optional kann der Aufrufer der Freigabe per Navigationsleiste zu anderen freigegebenen Prozessregistereinträgen wechseln.

Prozessliste

Listet alle freigegebenen Prozesse bzw. Prozesslandkarten auf. Per Klick kann ein Prozessregister-Eintrag in einem neuen Browser-Tab zur Betrachtung geöffnet werden.

Portal-Suche

ERFORDERT: ADMINISTRATORRECHTE

Bietet eine Suche nach Namensbestandteil und/oder Schlagworten innerhalb der freigegebenen Prozessregister-Einträge sowie ausgewählter Prozesskontexte an. Zu allen Treffern können Kurzinformationen (Steckbrief) abgerufen werden. Prozesse und Prozesslandkarten können in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden.

Freigabe konfigurieren

Folgende Einstellungen sind Pflichtfelder:

Feld

Erläuterung

Bezeichnung

Eindeutige Bezeichnung der Freigabe anhand derer eine bestimmte Freigabe in der Übersicht der vorhandenen Freigaben identifiziert werden kann.

>Sicht

Der Aufrufer einer Freigabe kann alle in der gewählten Sicht enthaltenen Attribute und die Kurzinformationen zu allen dort referenzierten Prozesskontextelementen einsehen.

Datengrundlage

Fall "Feste Modell-Menge":

Sie können hier auswählen, welche Prozesse und Prozesslandkarten Teil der Freigabe sein sollen. Alle bereits in der Freigabe enthaltenen Prozesse / Prozesslandkarten werden aufgelistet. Sie können bestehende Einträge aus der Liste entfernen und weitere Einträge mittels der Vorschlagsbox zur Liste hinzufügen.

In einer separaten Liste sind alle Prozessregistereinträge aufgelistet, die zwar von Prozessen bzw. Prozesslandkarten aus der bisherigen Datengrundlage referenziert werden, aber nicht bereits Teil der Freigabe sind. Diese Einträge können mit der Schaltfläche "Alle Registereinträge zur Freigabe hinzufügen" komplett oder durch Auswahl einzelner Einträge in die Box "Ausgewählte Registereinträge" übernommen werden.

Ein häufiges Einsatzszenario ist auf der verlinkten Unterseite beschrieben:

Freigaben zur Qualitätssicherung der Ergebnisse eines Screenings/Projektes erstellen

Fall "Filterbündel":

Sie können ein anderes Filterbündel auswählen, dessen Treffer in der Freigabe angezeigt werden sollen. Die Trefferliste wird dynamisch mit allen Modellen befüllt, die die Kriterien des Filterbündels erfüllen.

Filterbündel als dynamische Datengrundlage werden im folgenden Anwendungsfall häufig eingesetzt:

Freigaben zur Veröffentlichung qualitätsgesicherter Prozesse in Drittsystemen erstellen

Je nach Freigabetyp sind zusätzlich folgende Felder verfügbar:

Freigabetyp	Feld	Erläuterung
Portal-Browser	Einstiegs-Modell	Beim Aufruf des Freigabe-Links wird das ausgewählte Modell automatisch im Portal-Browser geladen.
Portal-Browser	Navigationsbereich anzeigen?	Soll die Navigationsleiste (Auflistung aller in der Freigabe enthaltenen Prozesse & Prozesslandkarten) angezeigt werden oder soll der Betrachter stattdessen nur mittels der in den freigegebenen Modellen hinterlegten Verknüpfungen navigieren können? Standardmäig ist diese Option aktiviert.
Portal-Browser	Navigationsbereich mit Ordnern gruppieren?	Sollen die Einträge in der Navigationsleiste des Portal-Browsers nach Ordnern gruppiert werden? Diese Darstellungsart kann hilfreich sein, wenn viele Einträge veröffentlicht werden und diese aus verschiedenen Ordnern stammen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
Portal-Suche	Durchsuchbare Prozesskontexte	Welche Prozesskontexte sollen zusätzlich zu den freigegebenen Modellen durchsucht werden? (Es wird nur der qualitätsgesicherte Bereich durchsucht, d.h. eventuell in den Ästen “Platzhalterelemente“, “Beim Import entfernte Elemente“ und “Papierkorb“ vorhandene Einträge werden nicht berücksichtigt.)

Ergänzend können Sie optional folgende Einstellungen vornehmen:

Feld	Erläuterung
Kommentare erlauben?	Dürfen die Adressaten der Freigabe die Modelle kommentieren?
Zugriff auf Steckbrief / Detailmodell pro Prozess steuern?	Bei der Bearbeitung eines Prozesses können Sie festlegen, ob in (entsprechend konfigurierten) Portalfreigaben ggf. nur der Steckbrief bzw. nur das Detailmodell enthalten sein sollen (vgl. Bearbeitung von Prozessen & Prozesslandkarten -> Umfang der Portalfreigabe festlegen). Mit dieser Einstellung an der Freigabe können Sie festlegen, ob die Prozessplattform die am Prozess ggf. hinterlegte Einstellung für die Freigabe berücksichtigen oder diese ggf. übersteuern soll (sodass immer Steckbrief und Detailmodell über den Freigabe-Link erreichbar sind).
Ablaufdatum	Die Freigabe wird nach Verstreichen des Datums deaktiviert.
Kurz-URL	Ermöglicht die Erzeugung eines kürzeren, besser lesbaren Links.
IP-Zugriffsbeschränkung	Beschränkt den Zugriff auf den Freigabe-Link auf IP-Adressen aus dem ausgewählten Adress-Pool (z.B. das Intranet Ihrer Organisation). Die verfügbaren Adress-Pools können Sie im Verwaltungsmodul in den Systemgrundeinstellungen einstellen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, sodass der Zugriff auf die Freigabe nicht beschränkt ist und somit jeder, der Kenntnis über den Freigabe-Link hat, auf die freigegebenen Inhalte zugreifen kann.

Nach dem Klick auf "Speichern" können Sie den erzeugten Freigabe-Link in die Zwischenablage kopieren, um ihn z.B. per E-Mail den Adressaten zukommen zu lassen.

Rufen Sie den Link vor der Weitergabe einmal persönlich auf, um zu überprüfen ob alle gewünschten Inhalte enthalten sind und die gewählte Sicht keine unerwünschten Attribute (z.B. Stelleninformationen) enthält.