Neuerungen in Version 3.25

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Änderungen seit dem 24.10.2023 zur Verfügung. Das erste Release aus der Versionslinie 3.25.x für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premise”) werden wir voraussichtlich am 16.01.2024 veröffentlichen.

Wichtigste Änderungen

Die wichtigsten Neuerungen betreffen folgende Funktionsbereiche der PICTURE-Prozessplattform:

• Excel-Export/Import für die Ordnerstruktur des Prozessregisters

• Verbesserte Excel-Exporte in allen Modulen der Prozessplattform

• Erweiterungsmodul “Rechtsnormenkatalog PICTURE / WALHALLA”: Verbesserte Auswirkungsanalyse bei Gesetzesänderungen

• Erweiterungsmodul “Portal-Modul”: verbesserte Ladezeiten im Umgang mit sehr umfangreichen Portal-Freigaben

Eine vollständige Auflistung aller Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerkorrekturen (inkl. detaillierter Informationen zu den o.g. Punkten) finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Neuerungen und Verbesserungen (vollständige Auflistung)

Im- und Export (Excel)

• Die Prozessregister-Ordnerstruktur ist nun auch im Excel-Format ex- und importierbar. Dies erleichtert den initialen Aufbau der Ordner-Struktur für einen neuen Arbeitsbereich (z.B. bei der Inbetriebnahme einer neuen Prozessplattform-Installation oder beim Einrichten eines Test- oder Schulungsarbeitsbereichs in Anlehnung an die Inhalte aus dem Produktiv-Arbeitsbereich).

• In sämtlichen Excel-Dateien, die aus den verschiedenen Modulen der Prozessplattform exportiert werden können (z.B. Prozesssteckbriefe und -Detailmodelle, Analyse-Ergebnisse, Verzeichnis der Benutzerkonten, (Attribut-)Konfiguration eines Arbeitsbereichs) sind die Excel-eigenen Tabellenfilterfunktionen in den jeweiligen Spalten-Überschriften nun direkt beim Export standardmäßig aktiviert. Dies erleichtert die individuelle Auswertung der exportierten Daten mittels “Excel-Bordmitteln”.

• Wir haben den Excel-Importassistenten für den Prozesskontext “Organisationseinheiten und Stellen” vereinfacht. Die Beschriftungen im mehrschrittigen Dialog zur Konfiguration der jeweiligen Import-Einstellungen für “Organisationseinheiten” (Schritt 1) bzw. Stellen (Schritt 2) sind nun präziser gewählt, um mögliche Missverständnisse bei der Bedienung zu vermeiden.

Im- und Export für Prozessmodelle (BPMN 2.0)

Beim Export von (PICTURE-)BPMN-Prozessmodellen in das Dateiformat “BPMN 2.0 XML” werden Beschreibungstexte, die an den verschiedenen Modellelementen (z.B. PICTURE-Bausteine, BPMN-Tasks, BPMN-Teilprozesse) in der PICTURE-Prozessplattform ggf. hinterlegt sind, nun unter Verwendung des im BPMN-Standard dafür vorgesehenen XML-Element “documentation” exportiert. Beim Import von BPMN-2.0-XML-Dateien werden Angaben in diesem XML-Element analog berücksichtigt. Somit ist die Nachnutzung der Beschreibungstexte beim hersteller- und werkzeugübergreifenden Austausch von BPMN-Prozessmodellen mit kompatiblen Drittanbieter-Werkzeugen möglich.

Usability-Verbesserungen für neue Anwender/-innen

• Beim Klick auf die Buttons “Neuen BPMN-Prozess erstellen” bzw. “Neuen Classic-Prozess erstellen” auf der Startseite sowie beim Aufruf der entsprechenden Aktionen in der Werkzeugleiste des Prozessregisters öffnet die Prozessplattform nun direkt die entsprechende Modellierungsumgebung. (Bisher öffnete sich stattdessen der Steckbrief-Editor des neuen Prozesses, aus dem der Nutzer zunächst selbständig in die Modellierungsumgebung wechseln musste um mit der Arbeit an der grafischen Modellierung zu beginnen.)

• Die Funktion zum Ändern des Passwortes des eigenen Benutzerkontos ist nun auch direkt über das Profil-Menü in der rechten oberen Ecke des Browser-Fensters (auf fast allen Seiten außer der Modellierungsumgebung) zu erreichen.

Verwaltung

• Im Audit-Log wird ab sofort auch das Ereignis “Login fehlgeschlagen” protokolliert.

• Die Präferenzen für den Erhalt von individuellen E-Mail-Benachrichtigungen über verschiedene Ereignisse in der Prozessplattform (z.B. Hinweise auf Änderungen an Prozessmodellen, Erstellung von Aufgaben, Terminerinnerungen), die zuvor nur direkt an einzelnen Benutzerkonten eingestellt werden konnten, können nun auch zentral durch Fachadministrator/-innen für mehrere Benutzerkonten auf einmal konfiguriert werden.

• Beim Kopieren von Benutzerkonten (bzw. beim Übernehmen der Berechtigungen eines Benutzerkontos auf ein anderes Benutzerkonto) werden nun auch die o.g. Benachrichtigungseinstellungen mitberücksichtigt.

Portal-Modul (optionales, aufpreispflichtiges Erweiterungsmodul)

• Wir haben verschiedene Optimierungen vorgenommen um die Ladezeiten beim ersten Öffnen einer Portalfreigabe sowie beim Navigieren innerhalb einer Freigabe (anderen Prozess öffnen, Steckbrief-Informationen zu verknüpften Informationsobjekten einblenden) zu verbessern. Die o.g. Aktionen lassen sich nun insbesondere bei umfangreichen Freigaben (mehrere hundert enthaltene Prozesse) und/oder bei Freigaben aus einem Arbeitsbereich mit umfangreichen Prozesskontext-Katalogen (z.B. Rechtsnormenkatalog PICTURE/WALHALLA) deutlich schneller als zuvor ausführen.

• Fachadministratoren können das Standard-Ablaufdatum für neu erstellte Portal-Freigaben auf Wunsch im Verwaltungsmodul (Bereich “Rechtliches & Datenschutz”) nun wieder auf “ohne Ablaufdatum” setzen.

“Rechtsnormenkatalog PICTURE / WALHALLA” (optionales, aufpreispflichtiges Erweiterungsmodul)

Die Import-Schnittstelle für den “Rechtsnormenkatalog PICTURE / WALHALLA” verfügt nun über eine verbesserte Änderungserkennung:

Kommt es bei der Novellierung einer Rechtsvorschrift zu inhaltlichen Änderungen an den bisherigen Gesetzestexten (z.B. Text eines Paragraphen), so wird dies nun in der Änderungserkennung der Import-Funktion angezeigt. (Zuvor wurden dort nun strukturelle Änderungen in der Gliederung der Vorschrift, d.h. neuer, umbenannter oder weggefallender Paragraph, berücksichtigt.)

Dies wertet die Funktion zur Analyse der Auswirkungen auf die modellierten Prozesse deutlich auf: Falls die geänderte Vorschrift in Ihrer Prozessplattform in einem oder mehreren Prozessmodellen referenziert wird (z.B. im Prozess-Steckbrief oder an einem bestimmten Prozess-Baustein), so weist die Prozessplattform im Import-Assistenten automatisch (bzw. nach Abschluss des Imports in der Import-Historienansicht) auf die betroffenen Prozesse hin.

Open

So können Sie künftig leichter prüfen, ob die Änderungen an der Rechtsnorm inhaltlich Auswirkungen auf die organisatorische Ausgestaltung ihrer Prozesse haben sollte. Per Mausklick auf eine solche Fundstelle können Sie sich auf Wunsch in der Vorher-Nachher-Ansicht die Gesetzesänderung im Rechtsnormenkatalog anzeigen lassen und die Auswirkung auf Ihre Prozesse beurteilen.

Open

SSO mit SAML 2.0 (optionales, kostenpflichtiges Erweiterungsmodul)

• Wenn die Option “Benutzergruppen aus Identitätsprovider in der Prozessplattform durchsetzen” (kurz: “Benutzergruppen erzwingen”) in der Konfiguration der Schnittstelle aktiviert ist, so wird bei jedem Login per Single-Sign-on nun auch der Nutzertyp des betroffenen Prozessplattform-Schattennutzerkontos (Admin, Modellierer, Betrachter) anhand der definierten Gruppen-Zuordnungen (IDP-Gruppen => PPP-Gruppen) aus der Einstellung der IDPs übernommen bzw. angepasst.

• Für Benutzerkonten, die sich per Single-Sign-On in die Prozessplattform einloggen, steht nun auf Wunsch die Möglichkeit zur Verfügung beim nächsten Login automatisch auf den zuletzt genutzten Arbeitsbereichs weitergeleitet zu werden.

Fehlerkorrekturen

• Modellierungsumgebung PICTURE-Classic:

  • Wir haben einen Darstellungsfehler behoben, der unter bestimmten Umständen dazu führte, dass das Eingabefeld zur Bearbeitung der Angaben zur ausführenden Stelle eines PICTURE-Bausteins von der Prozessplattform an einer unerwarteten Position eingeblendet wurde.

  • Wir haben einen Rechtschreibfehler bzgl. der Darstellung von PICTURE-Bausteinen ohne zugeordnete ausführende Stelle behoben (korrekte Schreibweise der Abkürzung “k. A.“ für “keine Angabe”).

• Personalkapazitätsanalyse: Wenn eine Personalkapazitätsanalyse wegen fehlerhafter / unzureichender zu analysierender Daten nicht ausgeführt werden konnte, so wird der Button zum Export der Ergebnis-Ansicht ins MS-Excel-Format nun nicht mehr angeboten. (Bisher war der Button auch in diesem Fall verfügbar; ein Klick darauf führte zu einem Fehlerzustand.)