Arbeiten mit der Benutzerkontenübersicht

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Inhaltsverzeichnis

Nutzer finden

Sie können die Nutzertabelle anhand der Spaltenköpfe sortieren. Wenn Sie im Suchfeld der Werkzeugleiste einen Begriff eingeben, werden nur noch diejenigen Nutzerzugänge aufgelistet, deren Nutzername, Vorname, Nachname oder Abteilung den Begriff enthalten.

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Um die Suche abzubrechen und wieder alle Nutzer anzuzeigen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem Suchfeld.

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Benutzerkonto anlegen

Rufen Sie über das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste den Dialog zum Anlegen eines Administrator- oder eines normalen Benutzerkontos auf.

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Füllen Sie die Dialogfelder aus und klicken Sie auf den "Weiter"-Button. 

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Im nun folgenden Dialog habe Sie die Möglichkeit die Gruppenmitgliedschaften zuzuordnen. Für ein Administratorkonto entfällt dabei die Auswahl des Nutzertyps und die Zuordnung von Gruppenmitgliedschaften.

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Sie sollten die Berechtigungen des Nutzers möglichst über Gruppenmitgliedschaften steuern. Andernfalls folgen Sie den Anweisungen im Kapitel Nutzer bearbeiten, um nachträglich die Berechtigungen des neuen Nutzers zu setzen. Zusätzlich können Sie ein Ablaufdatum bestimmen. Nach dem Tag des Ablaufdatums wird das Benutzerkonto automatisch gelöscht und die Lizenz entzogen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung entfernen

Um eine aktive Zwei-Faktor-Authentifizierung eines bestehenden Benutzerkontos zu entfernen, rufen Sie das Aktionmenü auf und klicken auf den Eintrag “Zwei-Faktor-Authentifizierung entfernen”.

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Im zweiten Schritt müssen Sie einen Hinweisdialog bestätigen. Erst nach dieser Bestätigung wird die Zwei-Faktor-Authentifizierung des ausgewählten Benutzerkontos entfernt. Das betroffene Benutzerkonto wird beim nächsten Login keinen Einmalcode mehr anfordern bzw. eingeben müssen.

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Benutzerkonto kopieren

Alternativ suchen Sie sich ein bestehendes Benutzerkonto als Vorlage heraus und rufen in dessen Aktionsmenü den Eintrag "Benutzerkonto kopieren" auf.

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Füllen Sie im darauffolgenden Dialog die Felder aus. Beim Anlegen des neuen Nutzers werden alle Gruppenmitgliedschaften und Einzelberechtigungen, sowie IP-Zugriffsbeschränkung, Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und die vereinfachte Startseite von der Vorlage übernommen.

Nutzertyp ändern

Suchen Sie den Nutzer heraus und rufen Sie in dessen Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Nutzertyp aus.

Bitte beachten Sie, dass für bestimmte Nutzerryp-Wechsel Bedingungen gelten:

• Der Nutzertyp des gerade eingeloggten Benutzers kann nicht durch diesen selbst geändert werden.

• Für Benutzerkonten des Typs “Anonymer Leser“ ist grundsätzlich kein Nutzertyp-Wechsel möglich. (Lizenzen dieses Typs bieten wir nicht mehr an; sie kommen ggf. in sehr alten Bestandsmandanten noch vereinzelt vor.)

• Für einige Nutzertyp-Wechsel gilt ggf. eine Sperrfrist und ein erneuter Wechsel ist erst nach Ablauf von sieben Tagen möglich.

Die zulässigen Nutzertyp-Änderungen sowie die dafür geltenden Bedingungen können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

Nutzertyp für mehrere Benutzerkonten ändern

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste. Nach Auswahl der entsprechenden Aktion öffnet sich ein Dialog, in dem Sie per Dropdown-Menü den gewünschten Nutzertypen auswählen können. Es gelten dieselben Einschränkungen wie für die Einzelaktion.

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Passwort ändern

Suchen Sie den Nutzer heraus und rufen Sie in dessen Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf. Vergeben Sie im Dialog ein neues temporäres Passwort und lassen Sie es dem Nutzer (fern-)mündlich zukommen. Der Nutzer muss beim Login mit dem mitgeteilten Passwort ein neues eigenes Passwort wählen.

Passwort eines einzelnen Nutzers zurücksetzen

Suchen Sie den Nutzer in heraus und rufen Sie in dessen Aktionsmenü den Eintrag "Zufälliges Passwort setzen" auf. Es wird ein automatisch generiertes Passwort an die für den Nutzerzugang hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der Nutzer muss bei seinem nächsten Login mit dem zugesendeten Passwort ein neues eigenes Passwort wählen.

Neue, zufällige Passwörter für mehrere Benutzerkonten setzen

Wählen Sie die Nutzer per Klick auf die Auswahlbox zunächst aus und klicken Sie dann auf das Schlüssel-Symbol in der Werkzeugleiste.

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Bestätigen Sie den nun angezeigten Dialog per Klick auf "Passwörter setzen", um ein automatisch generiertes Passwort an die für die jeweiligen Nutzerzugänge hinterlegten E-Mail-Adressen zu senden. Die Nutzer werden bei Ihrem ersten Login mit dem zugesendeten Passwort dazu aufgefordert, ein eigenes neues Passwort zu vergeben.

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Benutzerkonten sperren bzw. entsperren

Sie können Benutzerkonten temporär sperren. Wurde für ein Nutzerkonto zehn mal in Folge ein falsches Passwort eingegeben worden, wird das Konto automatisch gesperrt. Gesperrte Nutzer können sich nicht mehr in die Plattform einloggen. Um einen Nutzer zu (ent-)sperren rufen Sie in dessen Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf.

Sperren bzw. Entsperren von mehreren Benutzerkonten

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste. Nach Auswahl der Sperr- oder Entsperr-Aktion öffnet sich zunächst ein Bestätigungsdialog, in dem Sie dann die Durchführung der Aktion bestätigen können.

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Einem Nutzer alle Berechtigungen entziehen

Mit dem Aufruf des Eintrags "Alle Berechtigungen entziehen" im Aktionsmenü und Bestätigung der Rückfrage entziehen Sie einem Nutzer alle Gruppenmitgliedschaften und zugeteilten Einzelberechtigungen. Die Aktion ist für Administratorkonten nicht verfügbar.

Berechtigungen eines anderen Nutzerkontos übernehmen

Suchen Sie den Nutzer heraus, dessen Berechtigungen Sie überschreiben möchten. Rufen Sie im Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf und wählen Sie im erscheinenden Dialog das Nutzerkonto aus, dessen Berechtigungen übernommen werden sollen. Alle aktuellen Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen des Nutzers werden entfernt. Im Gegenzug erhält er dieselben Mitgliedschaften und Berechtigungen wie die im Dialog gewählte Vorlage.

Nutzer löschen

Nach Aufruf des entsprechenden Eintrags im Aktionsmenü und der Bestätigung der Rückfrage werden die Berechtigungen und Kontodaten des Nutzers gelöscht. Er taucht nicht mehr in der Nutzerübersicht auf. Verweise auf den Nutzer und von diesem erstellte Inhalte bleiben jedoch erhalten. Hierzu wird der bisherige Nutzername pseudonymisiert.

Voreinstellungen für nächsten Login anpassen

Um den Nutzern den Einstieg in die Prozessplattform zu erleichtern, können Sie verschiedene Einstellungen zur Anzeige der ersten Seite nach dem Login vornehmen.

Markieren Sie alle gewünschten Benutzerkonten, Klicken Sie das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Werkzeugleiste an und wählen Sie die Aktion “Voreinstellungen für den nächsten Login“ aus. Im Konfigurationsdialog legen Sie fest, welcher Arbeitsbereich und welche Attributsicht für die Nutzenden bei ihrem nächsten Login voreingestellt sind.

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Voreinstellung für neue Benutzerkonten anpassen

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Klicken Sie das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Werkzeugleiste an und wählen Sie die Aktion “Voreinstellung für neue Benutzerkonten anpassen“ aus. Im Konfigurationsdialog legen Sie fest, welche IP-Zugriffsbeschränkung und E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen für neue Benutzerkonten voreingestellt sind. Nach der Erstellung können die Einstellungen jederzeit in der Einzelbearbeitungsansicht des Benutzerkontos individuell angepasst werden.

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Benachrichtigungseinstellungen für mehrere Benutzerkonten anpassen

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Im darauffolgenden Dialog können Sie die Tageszusammenfassungs- und Ad-Hoc-Benachrichtigungseinstellungen für jedes ausgewählte Nutzerkonto anpassen. Hierbei können Sie zwischen den hier beschriebenen Optionen auswählen oder die jeweils im Nutzerkonto hinterlegte Option unverändert lassen. Klicken Sie im Anschluss auf “Anpassen” um die Benachrichtigungseinstellung zu setzen.

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Dashboard-Konfiguration für mehrere Benutzerkonten anpassen

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste.

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Nach Auswahl der Aktion zur Anpassung der Dashboard-Konfiguration öffnet sich folgendes Dialogfenster:

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Sie haben nun mehrere Konfigurationsoptionen:

1. Modus

Die können zwischen den Optionen überschreiben, auf Standard zurücksetzen und leeren auswählen.

• Für das Überschreiben können Sie eine neue Dashboard-Konfiguration hochladen. Eine ggf. vorhandene Dashboard-Konfiguration der Nutzenden wird dann mit der Konfiguration aus der hochgeladenen Datei überschrieben.

• Falls Sie die Option “Auf Standard zurücksetzen” auswählen, wird eine ggf. für die Nutzenden gespeicherte individuelle Konfiguration gelöscht. Beim nächsten Zugriff auf den Arbeitsbereich wird ihnen stattdessen jeweils die zu diesem Zeitpunkt für den Arbeitsbereich gültige Standard-Dashboard-Konfiguration angezeigt. Das Standard-Dashboard eines Arbeitsbereichs können Sie wie unter Schritt für Schritt zur eigenen Dashboard-Konfiguration beschrieben konfigurieren.

• Die Option “Konfiguration leeren” löscht alle Kacheln und Bereiche aus den Dashboards der ausgewählten Nutzenden. Beim nächsten Zugriff auf den Arbeitsbereich wird ihnen dann ein leeres Dashboard angezeigt, in dem lediglich die Suchfunktion zur Verfügung steht.

2. Arbeitsbereich

Hier wählen Sie den Arbeitsbereich aus, für den das Standard-Dashboard übernommen werden soll.

3. Dashboard-Konfiguration

Falls Sie die Option “Konfiguration überschreiben” ausgewählt haben, können Sie hier die PicJSON-Datei mit der gewünschten Dashboard-Konfiguration hochladen. Eine Dashboard-Konfiguration können Sie wie unter Schritt für Schritt zur eigenen Dashboard-Konfiguration beschrieben konfigurieren.

IP-Zugriffsbeschränkungen für mehrere Benutzerkonten setzen

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste. Nach Aufruf der entsprechenden Aktion öffnet sich ein Dialog in dem Sie die zu setzende IP-Zugriffsbeschränkung auswählen können. Dabei haben Sie auch die Option bei allen ausgewählten Benutzerkonten die IP-Zugriffsbeschränkung zu entfernen.

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E-Mail-Adressen exportieren

Sie möchten z.B. alle Nutzer über Änderungen in der Plattform informieren? Wählen Sie dazu die Benutzer aus und klicken Sie anschließend auf den Button "E-Mail-Adressen exportieren".

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Im folgenden Dialog werden die E-Mail-Adressen der ausgewählten Nutzer in einer durch Semikolon getrennten Liste angezeigt. Wählen Sie nun den Button "Adressen in die Zwischenablage kopieren" aus und fügen Sie anschließen die Adressen in das Adressfeld Ihres E-Mail-Programms ein.

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Vollständige Liste der Benutzerkonten exportieren

Um eine vollständige Nutzerliste im Excel-Format herunterzuladen, wählen Sie in der Toolbar den Button "Vollständige Liste der Benutzerkonten exportieren" aus.

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Einstellungen eines Benutzerkontos zurücksetzen

Mit dem Aufruf des Eintrags "Einstellungen zurücksetzen" im Aktionsmenü und Bestätigung der Rückfrage werden dem Benutzerkonto sämtliche Gruppenmitgliedschaften und zugeteilten Einzelberechtigungen entzogen. Außerdem wird die IP-Zugriffsbeschränkung, die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und die vereinfachte Startseite zurückgesetzt.

Einstellungen eines anderen Benutzerkontos übertragen

Suchen Sie ein Benutzerkonto heraus, dessen Gruppenmitgliedschaften, Berechtigungen, IP-Zugriffsbeschränkung sowie Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und vereinfachte Startseite Sie überschreiben möchten. Rufen Sie im Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf (Einstellungen von anderem Benutzerkonto übernehmen) und wählen Sie im darauffolgenden Dialog das Benutzerkonto aus, dessen zuvor genannten Einstellungen übertragen werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass letztlich anhand unterschiedlicher Nutzertypen Beschränkungen hinsichtlich der verfügbaren Berechtigungen greifen können.

Inaktive Benutzerkonten anzeigen

Erweiterungsmodul Dieses Feature erfordert die Lizensierung des Erweiterungsmodul “SSO mit SAML”.

Klicken Sie zunächst das Uhr-Symbol, um das Kontextmenü zu öffnen. Dort stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Liste aller Benutzerkonten zu filtern.

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Diese Funktion kann nützlich sein, um:

• inaktive Benutzerkonten zu finden, sodass die für diese Benutzerkonten gebundenen Lizenzen anderen Personen zugewiesen werden können

• verwaiste Benutzerkonten (z.B. von bereits ausgeschiedenen Mitarbeitern) zu finden und diese endgültig löschen zu können.

Besonderes Benutzerkonto “Support”