Rechtliches und Datenschutz

Owned by Stefan Kleist
Last updated: Juli 17, 2023 by Michael Mischke
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Auf der Seite "Rechtliches und Datenschutz" im Verwaltungsmodul der PICTURE-Prozessplattform können Sie als Administrator Ihres Mandanten verschiedene (datenschutz-)rechtlich relevante Einstellungen den Bedürfnissen Ihres Hauses entsprechend anpassen. Im Folgenden ist dargestellt, welche Anpassungsmöglichkeiten bestehen und auf welchen Stellen die von Ihnen vorgenommenen Änderungen Auswirkungen haben.

 

Einstellung

Auswirkungen

Einstellung

Auswirkungen

Impressum und E-Mail-Signatur

Impressum

Text, der angezeigt wird, wenn in der Plattform oder einer Portal-App auf "Impressum" geklickt wird. Er sollte auch die Daten über die Anwendungsbetreuer enthalten.

E-Mail-Signatur

Signatur, die unter die automatisch von der Prozessplattform versandte E-Mails gesetzt wird. Sie sollte die Kontaktdaten der Anwendungsbetreuung enthalten.

In folgenden Fällen werden solche E-Mails versendet:

  • Benachrichtigungen über neue Kommentare zu Modellen / Prozesskontexten (unter Beachtung der Benachrichtigungspräferenzen, die jeder Nutzer im eigenen Nutzerprofil einstellen kann)

  • Sperrung eines Benutzerkontos wegen mehrmaliger Eingabe eines falschen Passworts

  • Zusendung eines zufällig generierten Passworts (ausgelöst durch einen Administrator)

  • Anforderung eines Rücksetzlinks bei vergessenen Zugangsdaten

  • Bestätigung, dass das Passwort eines Benutzerkontos geändert worden ist

Anwendungsbetreuung

E-Mail-Adresse des Betreuers

Adresse, die über Nutzerzugänge betreffende Ereignisse benachrichtigt werden soll:

  • Sperrung eines Zugang auf Grund von mehrfacher Eingabe eines falschen Passworts

  • Nutzer hat temporäres Passwort (vgl. folgende Zeilen) geändert

Automatische Passwort-Rücksetzung per E-Mail

Darf sich ein Nutzer seinen Nutzernamen und einen Link zur Vergabe eines neuen Passworts an seine hinterlegte E-Mail-Adresse senden lassen?

Stattdessen angezeigter Hinweis

Falls bei der vorigen Einstellung "nein" ausgewählt ist:

Der Hinweistext, der einem Nutzer stattdessen angezeigt wird, wenn er auf "Zugangsdaten vergessen" klickt. Geben Sie an, wen der Nutzer z.B. persönlich oder telefonisch kontaktieren soll, damit der Anwendungsbetreuer ein temporäres Passwort vergibt setzt und mitteilt.

E-Mail-Benachrichtigung über Änderung automatisch erzeugter bzw. vorgegebener Passwörter an Anwendungsbetreuer senden

Soll der Anwendungsbetreuer benachrichtigt werden, sobald ein Nutzer über den Rücksetzlink bzw. beim Login mit dem mitgeteilten temporären Passwort ein neues Passwort gesetzt hat?

Link zur Barrierefreiheitserklärung

Hier können Sie als Administrator einen Link zur Barrierefreiheitserklärung hinterlegen, welcher dann aus Ihrem Mandanten über die Fußzeile erreicht werden kann. Diese Erklärung kann für sie erforderlich sein, wenn sie die PICTURE-Prozessplattform für bestimmte Einsatzzwecke oder Zielgruppen bereitstellen. In diesem Fall ist es notwendig, auf eine externe Seite (z.B. Seite im Intranet oder Webauftritt) zu verlinken. Die Gestaltung und die Inhalte der verlinkten Seite sind jedoch organisationsspezifisch und können nicht durch die PICTURE GmbH als Muster zur Verfügung gestellt werden.

Wenn Sie keinen Bedarf für die Veröffentlichung einer solchen Erklärung haben, sollte dieses Feld nicht gefüllt werden. In diesem Fall wird dann kein Link in der Fußzeile angezeigt.

Passwortrichtlinien

Mindestanzahl von Zeichen

Legt die Mindestanzahl an Zeichen für neue Passwörter fest.

Mind. 1 Großbuchstabe erforderlich?

Legt fest, ob neue Passwörter mindestens 1 Großbuchstaben (A-Z) enthalten müssen.

Mind. 1 Kleinbuchstabe erforderlich?

Legt fest, ob neue Passwörter mindestens 1 Kleinbuchstaben (a-z) enthalten müssen.

Mind. 1 Ziffer erforderlich?

Legt fest, ob neue Passwörter mindestens 1 Ziffer enthalten (0-9) müssen.

Mind. 1 Sonderzeichen erforderlich?

Legt fest, ob neue Passwörter mindestens 1 Sonderzeichen (! # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~) enthalten müssen.

Sicherheitseinstellungen Portal-Modul

Diese Einstellungen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das kostenpflichtige Zusatzmodul “Portalmodul” lizensiert haben.

Vorgabewert IP-Zugriffsbeschränkung

Legt eine IP-Zugriffsbeschränkung für die erstellte Freigabe fest.

Bei dieser Einstellung handelt es sich um einen Vorgabe-Wert. Dieser kann beim Erstellen und Bearbeiten von Freigaben nur von Administratoren überschrieben werden.

Standard-Ablaufdatum (x Tage nach Erstellung)

Legt fest, wie viele Tage die Freigabe nach Erstellung standardmäßig gültig ist. Danach wird die Freigabe deaktiviert.

Bei dieser Einstellung handelt es sich um einen Vorgabe-Wert. Er kann beim Erstellen und Bearbeiten einer Portalfreigabe von allen Nutzern überschrieben werden, die zur Erstellung bzw. Bearbeitung der jeweiligen Freigabe berechtigt sind (d.h. Administratoren für alle Freigaben; Nutzer mit dem Recht “Modelle im Portal freigeben“ für von ihnen selbst erstellte Freigaben).

Datenschutz

Aktivitäten-Strom anzeigen

Sollen die Modellierungsaktivitäten auf der Startseite angezeigt werden?