Import-Assistent für Benutzerkonten

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Last updated: Mai 24, 2024 by Malte Stockmann
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Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie den Import-Assistenten für Benutzerkonten nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

Benutzerkonten importieren

Mit der Funktion “Benutzerkonten importieren” können Sie mehrere Benutzerkonten auf einmal in Ihrer PICTURE-Prozessplattform anlegen. Zunächst ist eine Excel-Datei mit dem im Abschnitt Import-Assistent für Benutzerkonten | Struktur der Excel Datei beschriebenem Inhalt vorzubereiten.

Um den Import-Assistenten zu starten, klicken Sie in der Werkzeugleiste des Nutzerverwaltungsbereichs auf den Drop-Down-Button “Benutzerkonten hinzufügen” und wählen Sie den Eintrag “Benutzerkonten importieren” aus.

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Im sich nun öffnendem Dialog werden Sie gebeten eine Excel-Datei hochzuladen. Wählen Sie hier die zuvor erstellte Datei mit den anzulegenden Benutzerkonten aus. Nachdem die Datei verarbeitet wurde, wird Ihnen eine Vorschau mit den Benutzerkonten, die importiert werden sollen, angezeigt.

  • Mit einem Klick auf “Import durchführen” bestätigen Sie den Import-Vorgang. Die zuvor angezeigten Benutzerkonten werden angelegt und im Anschluss wird die Standard-E-Mail-Benachrichtigung mit Zugangsdaten für den Erst-Login an alle neu angelegten Nutzer versendet.

  • Mit einem Klick auf “E-Mail-Benachrichtigung anpassen” werden Sie zum nächsten Dialog weitergeleitet, in welchem Sie die Standard-E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrem individuellen Hinweis erweitern können. Mit dem Klick auf “Text übernehmen und Import durchführen” werden die zuvor angezeigten Benutzerkonten angelegt und im Anschluss wird die von Ihnen erweiterte E-Mail-Benachrichtigung mit Zugangsdaten für den Erst-Login an alle neu angelegten Nutzer versendet.

Struktur der Excel-Datei

Die zu importierende Excel-Datei muss eine vorgegebene Struktur aufweisen, damit diese fehlerfrei in die PICTURE-Prozessplattform importiert werden kann. An dieser Stelle finden Sie Hinweise zum Aufbau der Excel-Datei.

Tipp: Der Excel-Export der Nutzerliste aus der Prozessplattform kann auch als Vorlage-Datei verwendet werden, ansonsten laden Sie hier eine Vorlage hier herunter:

Importiert werden die Angaben auf dem ersten in der Datei enthaltenen Tabellenblatt. Dieses ist dazu wie folgt auszufüllen:

  • Der Import-Assistent verarbeitet folgende Spaltenüberschriften: Lizenztyp (alternative Spaltenüberschrift: Nutzertyp), Nutzername, E-Mail, Anrede, Vorname, Nachname, Abteilung, Gruppen und Anmerkung.

  • Für die Anlage eines neuen Benutzerkontos müssen die Pflichtfelder ausgefüllt sein:

    • Lizenztyp (bzw. Nutzertyp)

    • Nutzername

    • E-Mail

    • Gruppen

  • Die Benutzernamen dürfen sich nicht wiederholen.

  • Es werden im Feld “Lizenztyp” (bzw. Nutzertyp) die folgenden drei Lizenztypen akzeptiert:

    • Admin (bzw. alternative Schreibweise: Administrator)

    • Modellierer

    • Betrachter

  • Es können nur die Lizenztypen eingetragen werden, die auch für Prozessplattform-Mandanten lizensiert sind, in den hinein die Liste importiert werden soll.

  • Es können nur die Gruppen eingetragen werden, die auch in der Prozessplattform existieren. Die Angabe mehrerer Gruppen pro Nutzerkonto ist möglich. In diesem Fall sind die Namen der Gruppen durch ein Semikolon (“;”) getrennt anzugeben.

  • Es werden nur syntaktisch korrekte E-Mail-Adressen akzeptiert.

  • Optional kann eine Anmerkung hinterlegt werden, die im Profil hinterlegt wird. Diese Anmerkung ist ausschließlich für Personen mit einer Administrator-Lizenz sichtbar.